電話を取ったときに上手にメモをする方法を教えて下さい。書類ではないので字が汚いのはべつにいいんですが、しゃべりながらだと、文字を書くのがおいつかなくて、文字を書いていると話しが上の空になってどうすればいいのかわかりません。

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  • 登録:2004/09/16 17:39:07
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回答(9件)

id:sexysaitama No.1

sexysaitama回答回数471ベストアンサー獲得回数02004/09/16 17:48:03

ポイント15pt

URLはダミーです。

ときどき相手に確認するのもかねて「かくかくしかじかということですよね?」と復唱しています。

そのときにサラサラっと殴り書きしてあとで整理

id:namako

殴り書きでもいいんですが、「復唱しながら書く」のがなかなかできません。

2004/09/16 17:53:54
id:tebas1970 No.2

tebas1970回答回数206ベストアンサー獲得回数12004/09/16 17:48:28

ポイント15pt

urlの下の方を見てください。

電話は右耳で聞いた方が、ストレートに左脳に入るので集中しやすいそうです。

id:namako

なるほど、でも右手で受話器を取るとメモを取るのは左手になりますよね。もしくは、肩で受話器をささえたりとか。結構むずかしいと思うんですが・・・。

2004/09/16 17:54:52
id:graniph No.3

ユウト回答回数72ベストアンサー獲得回数02004/09/16 17:52:11

ポイント15pt

例えば、

名前   様

用件  打ち合わせ 会議 電話連絡

時刻   午前・午後  時

備考

など、用事にあったテンプレートを事前に作成しておくのはどうでしょう。

もしくはICレコーダや電話の録音機能を使って音声メモを取っておくのも有効だと思います。

id:namako

電話に録音機能はついていません。それにとっさに録音する習慣がないの難しいです。それに、テンプレートはつくっていますし、聞くこともわかっているんですが、とにかくメモできないのです。

2004/09/16 17:57:01
id:marumi No.4

marumi回答回数2608ベストアンサー獲得回数32004/09/16 17:54:46

ポイント15pt

速記を見につけるといいですよ。

http://www.jbi.ne.jp/htm/

人材育成・能力開発 株式会社 日本脳力開発研究所

右脳を鍛える。

でも私はある講習で先生がある本を朗読してそれを速記していく訓練を受けたことがあります。訓練すると長い文章でも丸暗記出来てしまいます。

とりあえずお金をかけず上手にメモする方法をお探しでしたら、相手が話したこと重要な部分だけメモしておき、終わったらすくところどころ抜けていたところを書き足して文章にしたらどうでしょうか?

時間がたってしまうと忘れてしまうのですぐ書く事をお勧めいたします。

id:namako

だいたいの用件は覚えていられます。ただ「名前」と「数字」が正確に聞き取れない、覚えていられないので困っています。なんとかメモはとるんですが、どうもメモとってるあいだは上の空になってしまうのです。

2004/09/16 18:00:35
id:taknt No.5

きゃづみぃ回答回数13539ベストアンサー獲得回数11982004/09/16 17:57:38

ポイント15pt

ヘッドホンとマイクがセットになったようなものを電話機につけて 会話すればいいでしょう。

id:namako

なぜですか?

2004/09/16 18:03:35
id:kangaroo No.6

kangaroo回答回数51ベストアンサー獲得回数02004/09/16 18:01:56

ポイント15pt

URLはダミーです。

右耳で聴くというのは一理ありますよ。

右耳で聴くからと言って右手で受話器を持つ必要はなく、左手で右耳に受話器を当てるように持つことは可能です。実は映画やテレビドラマのシーンなどでも、それを意識して役者に動作をさせているケースも多いです。ex.刑事モノなどで上司から新しい情報の電話が入りメモを取り始める瞬間、という場面では、最初左手で左耳に当てていた受話器を慌てて右耳に当て直して手帖にメモを始める。など。

id:namako

あ、なるほど。今度試してみます。ありがとうございます。

2004/09/16 18:04:16
id:rightarm No.7

rightarm回答回数99ベストアンサー獲得回数02004/09/16 18:07:39

ポイント15pt

http://www.ikusei.jp/special/index.html

重要な電話応対マナー - アーテック・ジャパン

私見ですが、ご参考までに。

相手が話していることを真摯に聞くことも大切ですが、その中で重要なキーワードを素早く認識してメモすることが大切ですよね。

失礼ですが、とても真面目で、でも不器用な方のようにお見受けしますのでこんなやり方(考え方)はどうでしょう。

・相手の話を聞いてキーワードをメモ

・聞き漏らし、分からないことをすぐ聞き返し、再メモ

・再び相手の話を聞いて(最初に戻る)

質問、回答を繰り返していることが相手にも伝わり、相手にはメモを取っていることはわからなくても、真剣に聞いてもらっていることは伝わって、また自分も一つ一つ落ち着いて話せて、結果お互いしっかりと話が出来ると思います。

id:namako

それはそうですね。がんばります。

2004/09/16 18:20:53
id:efshiki No.8

efshiki回答回数49ベストアンサー獲得回数02004/09/16 18:07:56

ポイント15pt

http://itp.ne.jp/contents/business/kihon/denwa.html

社会人基本マナー:電話マナー

このURLの「電話を受けたら」というところを参照されてください。もうご存知のことばかりかと思いますが、なんだか分かりやすい文章です。

新入り社会人(?)のとき、電話でのメモ取りが苦手で苦労したのを思いだしました。

私の場合も、文字を書くと相手の声に集中できないことが多すぎるので、今自分が書いている文章を聞こえるように声にだしています。

「名前」と「数字」が正確に聞き取れないそうですが、私もそれで最近まで悩んでいましたが、上記のやりかたで「えっとは・ま・さ・き様ですか?……え、やまざき様――えっとやーまーざき(書いてる)様ですね、あ、はい。山崎様(さらっとつぶやく)、とこんな感じでやってると、何度でも相手の方が復唱してくださいます。数字の場合もしかりです。

初めてやる時は、変な人って思われたらどうしようとどきどきしてやってみましたが、意外に相手の反応はよかったです。

ゆっくりしゃべってくれたり、メモを取っている間は静かに待っていてくれたりします。

電話は相手が見えないので、こうして声を出してどの部分でメモを取っているかを伝えてみるのも手かもしれないです。

id:namako

ありがとうございます。とても参考になりました。真似してみたいと思います。わたしの職場には先輩がいないので、誰かの真似をしようと思ってもなかなかお手本がなくて困っていました。(かけてきてくださった会社の方を参考にしたりもしたのですが、余裕がなくて・・・)

2004/09/16 18:23:22
id:taknt No.9

きゃづみぃ回答回数13539ベストアンサー獲得回数11982004/09/16 18:16:19

ポイント15pt

>なぜですか?

文字を書くのが おいつかない理由の一つに、受話器を持ちながらの体勢に無理があるのでは?と推測したからです。

ま、理由のひとつに 話が 上の空になるとかあるので、体勢的な問題は、わずかかと思いましたが・・・。

書く量がちょっと増えたら、「ちょっとお待ちください」と 言って待ってもらうしかないでしょうね。

id:namako

ありがとうございます。書く量はそんなにないのですが、数字を正確にメモできないのと、せっかちに電話を切ってしまう方がほとんどなのであわててしまうことが多いです。

2004/09/16 18:27:34
  • id:garyo
    思い切って

    聞き取れなかったら、聞きなおしてみましょう。
    また数字(電話番号等)で相手が言ったことは最後に復唱しましょう。
    (○○○で宜しいですか?)
    それが仕事であれば、聞き返して復唱してくれるほうが信頼感がまします。
  • id:thursday
    長文すみません。

    仕事をはじめたころ、上司から
    「何度も聞き返すほうが、聞き取れないよりはまだマシだから
    聞き取れるまで聞き返させてもらいなさい。
    はじめて聞く名前は聞き取れなくて当然なんだから」
    と言われたことを思い出しました。

    書き取りながら、書いている文字を読み上げていく方法なら、
    間違っているときには「52じゃなくて32です」とか言ってもらえますし
    復唱は人によってはうっとうしがられることもあると思うんですが
    この方法だと比較的イライラさせずに済むのではないでしょうか。
    ちょっとひとりごとっぽく呟くようにすると
    「あ、書き取ってるんだな」と思ってもらえますし、
    正確に聞き取ろうとする心意気は買ってもらえるのでは。

    名前の場合は、聞き慣れないものだとやはり聞き取れないので
    いっそ音だけで聞き取るのは諦めて、表記を聞きます。
    「恐れ入りますがどのような漢字を書かれるのでしょうか?」とか。
    (そう聞いたら横文字だったこともありますけど・・・。)
    あと、最初は過去の電話連絡帳や住所録を暇なときに読んでいました。
    個人コンサルタントに勤めてたんですが、顧問先の名前が
    わからないようでは失礼だろうと思ったので。
    それなりに役立ちますよ。
    どこの会社からは大抵だれそれさんがかけてくる、とかもわかりますし。
  • id:efshiki
    Re:長文すみません。

    質問者ではないですが、すごく参考になりました! ありがとうございます・゜・(ノД`)・゜・
  • id:rightarm
    電話って

    相手の顔が見えませんし、こちらの態度も見えませんから「相手がどう思っているか」「相手にどう思われるか」を意識すると
    緊張してしまい、「話す」「聞く」「書く」を同時にやろうと頑張り過ぎてテンパってしまうんでしょうね。
    私もそうで、入社したての頃は電話応対が嫌いなくらい苦手でした。
    回答に書いたような考え方で一つ一つゆっくりと、真摯な様子を相手にわかってもらうようにしていったら嫌いではなくなり
    苦手意識も無くなっていきました。
    頑張って下さいね。

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