某企業の幹部クラス、社長付の秘書のスキルアップ面接での質問です。


Q.あなたにとって気配り、心配りとは何ですか?

秘書として気配り、心配りはいずれもどのお役職の方に仕える秘書の立場
でも、日常の実務に必要なこととと認識しておりますが、具体例を挙げて
それぞれの違いを応えられませんでした。
経営者の皆様ははどのようなことを期待しているのでしょう。
教えていただけますか?
サービス業に携わっている方も日常自然と身に付いた所作と思われます。
どのようなことを実践なさってますか。アドバイス頂けましたら幸いです。

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  • 登録:2004/10/17 11:08:30
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回答(6件)

id:sami624 No.1

sami624回答回数5245ベストアンサー獲得回数432004/10/17 11:23:41

ポイント20pt

適切なHPが見つかりませんが。

先ず、相手である上席(秘書の対象となる)の予定を把握したうえで、新たなアポイントのの受付をすることは当然のこと、当日の予定に出席するに当たり、事前準備が必要な事項か否か、本日決裁が必要な事項か否かの別を認識すること、アポイントを入れる相手が本日の予定と比較した場合に重要度はどちらが高いか、新しいアポイントを入れる相手に会う場合、前回までの面談から事前に準備が必要か否か、事前準備が必要な場合はどの程度の時間が必要か。資料を事前に揃えることが可能か否か。

当然のことですが、自分が問題を解決する最終ストーリーを描き、企業として実行段階に移せることが出来る状況を策定するのが、経営者の仕事です。

秘書に求められているのは、周囲のとりまきをいかに上手くあわせるかです。

御参考。

id:paphio No.2

paphio回答回数299ベストアンサー獲得回数02004/10/17 12:07:07

ポイント15pt

http://www.geocities.co.jp/

Yahoo!ジオシティーズ - 容量50MBのホームページスペース。日記やゲストブック、アバターなどの機能。

(URLはダミーです)

私の会社は秘書がいるほど大きくないですが、トップと同じフロアで仕事していますので体験談と言うことで。

一番気を使うところが、アポなしのお客様の扱いだと思います。

当然、基本的には会社のトップと会う場合はアポとってからですが、会社も日々生きていますので、すべてが決まりどおりには行きません。

アポなしのお客様も多いわけで、それをすべて断っていたら、重要なお客様に失礼なことをするような場合が多くあります。

時と場合によっては、会議中でもつながなくてはいけない場合、また、居留守を使わなくてはいけない場合も多々あります。

このお客様が、どのような用事で社長に会いにきているのか、会わせた方が良いのか断るべきかを、日ごろの社長との付き合いの中で見抜いていく必要があると思います。

会社の規模によって、このような業務を秘書が行うかどうかはわかりませんが、日本独特の「阿吽の呼吸」を身につけるよう努力することが、秘書としての気配りではないかと思います。

id:usakou No.3

usakou回答回数373ベストアンサー獲得回数02004/10/17 12:15:20

ポイント20pt

私は以前サービス業に携わっておりました。私の個人的な見解ですが、私は気配りと心配りを次のように認識していました。

気配りは広く状況を見渡せて、必要なことを見極められること。

心配りは今目の前にいるお客様個々人に対して必要なことを見極められること。

具体的には、気配りとしては、お客様でずっと待たれている方はいないかを絶えず気にかけていました。あと、店内の清掃や雨降りの日の入り口が滑らないかにも気を配っていました。

心配りの例としては、まず、きちんと挨拶をすることを心がけていました。その際、相手を見て挨拶していました。忙しいと、何かしながら挨拶しがちですが、相手を見てという心がけをしていました。そして、どんなに忙しくても、体調が悪くても笑顔で挨拶していました。

あと、相手の目線に合わせて話しておりました。相手がいすに座っていれば、自分がしゃがんで相手とお話する、相手が立っていれば相手の目を見てお話する、という具合です。話をするときは、相手の話すペースに合わせて話していました。急いでいる人にゆっくり落ち着いて話しても、イライラさせるだけなので、聞き取れる程度の早口で、要点のみ話、特に急いでない人には落ち着いて話していました。

そして、何か聞かれた時には、指をさして、ここ、とか、あそこ、と答えずに、必ずご案内していました。正直、忙しい時に限ってそういうことがあるのですが、笑顔を忘れずにしていました。

id:Misty

ありがとうございました。とても参考になりました。

>笑顔を忘れずにしていました。

仰せの通りこれは必須ですよね。

2004/10/17 12:51:09
id:orangenoel No.4

orangenoel回答回数177ベストアンサー獲得回数02004/10/17 12:31:16

ポイント20pt

自宅で飲食業、会社でNEやってます。

そこでのことでなら、と。

 

飲食業では、お客様の気分を良くする事を一番気にします。

笑顔で帰って頂くのが一番の報酬という心がけです。

具体的にはエアコンなどの空気の流れで喫煙される方と喫煙されない方の案内する席を考えるとか。

あと、灰皿にしても、重ねられるタイプの灰皿を使用し、取り替えの際に灰の落ちる心配をなくすとか。

些細な汚れでも気にされる方もいますので、机の上や椅子などは帰られたあとには当然ですが、お客様を案内する直前にもう一度清掃します。

お客様への対応は作り笑いしないこと。

顔だけの笑顔はバレバレですからね。心から嬉しいと思って笑顔になるように心がけます。

これらは全てお客様が気持ちよく帰って頂くこと、また行きたいと自宅などに帰られたあとに思い返して頂きたいという気持ちです。

NEとしては事務・技術職なのであまり周りとの接点はありませんが、

事務や技術職ということで普通に依頼したり頼まれたりしたことをまず笑顔で対応すると言うこと。

どんな相手でも、必ず気持ちの良い応対をするということ。

出来ることと出来ないことをはっきりし、出来ないことは出来る人を紹介するなどして、相手の問題解決に協力する。

 

こんなところでしょうか。

基本的には相手の立場と心をくみ取り、そこに立って考えると言うことでしょうね。

しかし、完全に相手の立場に立つのではなく、半分は客観視し、相手を思いやること。

思いやることで優しさが産まれ、当然、相手への対応も良いものになりますからね。

 

参考になりますでしょうか(^-^;)

id:Misty

>しかし、完全に相手の立場に立つのではなく、

>半分は客観視し、相手を思いやること。

>思いやることで優しさが産まれ、当然、相手へ

>の対応も良いものになりますからね。

ありがとうございました。

仰せの通りですね。何でも受けれるのではなく

出来ることと出来ないことの判断、その代替案の模索、協力を要請を伺う・・・NGではなくOR〜ANDを判断をする。回りの方との日ごろのコミュニケーションは大事ですね。

2004/10/17 13:01:36
id:idetky No.5

idetky回答回数426ベストアンサー獲得回数202004/10/17 13:24:53

ポイント15pt

自分はサービス業でもありませんが、普段の生活でも気配り、心配りは大切だと思っています。この二つの違いに関してはすでに皆さんがおっしゃってるので、その他の「実践」において自分が大切だと思ってる事を書かせてください。

それは「押し付け」ではないということです。よく「人の為に」と思ってやる人はいますが、その思いを相手に拒否されたとたん「せっかくやってあげてるのに!!!」と手のひらを返したように態度が悪くなる人が結構います。これでは全く「心配り」「気配り」の意味がありません。自分がやるときには「たとえ拒否されても、嫌な気持ちにならないように」といつも思っています。これは他人にアドバイスをしたりする時も同じです。

どうですか?お役に立てればよいのですが。

id:Misty

ありがとうございます。

気配り、心配りはどんな場面でもポジションでも必要と思います。

押し付けがましくなく、さりげなく、見返りを

期待せず・・・拒否されても、そこから新たな

ことを学びたいと思います。

2004/10/17 18:01:24
id:komasafarina No.6

1500曲を突破♪回答回数1662ベストアンサー獲得回数42004/10/17 14:05:59

ポイント20pt

(URLダミーくん)

・まず、スケジュールの実践に時間的に自然な流れを保てるよう、つねに予定の全体を把握していること。(どたばたさせない。これが第一原則です)

・必要書類の事前確認、直前確認

・連絡事項のフォロー(どこそこからの電話の要請には応えたかどうか等)

・常時、身だしなみをチェックしてさしあげる(必要に応じてそれとなく直す)

・短期の頼まれ事、調べごとは特急でないかぎり日に1,2回まとめて提出、報告する。

・気を遣いすぎない。

・生返事もうまく使う。

id:Misty

ありがとうございます。

具体例を入れていただきありがとうございます。

>気を遣いすぎない。

>生返事もうまく使う。

これはすごく良くわかります。

少年のような(?)上司につかえている同僚は

バカボンのママのように上手くかわしています。

長期、短期、即時のスケジュール管理は必須

ですね。

政策担当秘書の方は毎日大変でしょうね。地元からの突然のアポなし訪問にも適宜対応しなければなりませんし、なにかあれば全て『秘書が受け取ったから知りません』と押し付けられしまいますし・・・ご苦労が察せられます。

2004/10/17 18:29:40

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