会社の会計で質問です。社員や社外のプロジェクト協力者にたいして、実費を会社から支給したいと思います。月末締め翌15日払いにしたいと思いますが、その際会社の元帳にはどのように記載すればよいでしょうか？領収書の日付にてお金が出たことにするのでしょうか？それともまとめて支払ったことにするのでしょうか？

借方は該当する費用科目となり、全ての貸方は未払金として仕訳します。

たとえば、文具代で５２５円掛かったとしますと、月末日付で摘要欄には

領収書の日付と内容（ノートとか消しゴム）を明記します。

事務用品費５００/未払金５２５　となります。

仮払消費税　２５/

１５日には、現金を支出しますので

未払金５２５/現金５２５　の仕訳となります。

発生主義であれば、経費発生時点(領収書の日付)で 借方が費用、貸方が未払金の仕訳を切り、会社が社員/協力会社に実費を支払ったタイミング(翌15日)で借方が現金等で貸方に未払金の仕訳を切ると思います。ということで、お金が出たことにする(未払金が消しこまれる)のは、会社が社員/協力会社に支払いを行ったタイミングだと思います。

【例】

交通費の場合は、

領収書の日付で

交通費　　○○円　　　立替払　　○○円

翌月15日

立替払　　○○円　　　現金　　　○○円

ですね。