請求/売掛金管理を、ひとりの人員でバッチリやる方法を知りたいです。

【現状】
○経理人員1人
○弥生販売/excel利用
○年商5000万円程度
○一日に処理する伝票は10枚程度
【問題】
○締め日のないような売先(一応は法人)が多い。
○集金の客先では、営業員の着服(領収書悪用)が多発。
○出荷の際に出荷担当者が、手書きの納品書/受領書/請求書を発行するが、売掛金管理はしない。経理は手書き伝票から、起伝して20締めで請求書を発行する。その後の売掛金管理は営業任せ。



新しい会社にきて四ヶ月目です。
管理する立場にあるのですが、
このように経理がむちゃくちゃで、早急に改善したいと思っています。

どうかおたすけください。

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  • 登録:2006/07/02 12:23:34
  • 終了:2006/07/09 12:25:06

回答(3件)

id:kurukuru-neko No.1

kurukuru-neko回答回数1844ベストアンサー獲得回数1552006/07/02 14:57:17

ポイント27pt

書類の有効性に問題がある。

領収書の発行は、経理が行う。

領収書は担当者の発行の禁止、相手先に書面にて連絡をする。 

領収書の社印押印は、経理または、管理者のみが行う。

請求書など全ての書類は、スキャナー等で電子的に保存。

改変出来なくする。

領収書は、カーボーンコピーで営業に控えを

持ち替えらせる。

http://store.yahoo.co.jp/telaffy/fi-s500.html

id:billywebcom

早速回答いただきありがとうございました。

>書類の有効性に問題がある。

!私もそう思っていました。有効性というのですね。

>領収書は担当者の発行の禁止、相手先に書面にて連絡>をする。 

>領収書の社印押印は、経理または、管理者のみが行>>う。

この場合、お金を受け取った営業は、お客様に何を渡せばいいのでしょうか?

現状、100枚綴りの領収書(店判の押してあるもの)を

経理担当が営業に渡しています。

私の感覚では、領収書は数枚、抜き打ちで受領点検、

なのですが、経理担当がそれを理解しません。

2006/07/03 22:30:27
id:soulding No.2

soulding回答回数4ベストアンサー獲得回数02006/07/02 15:27:14

ポイント27pt

提案

出荷担当者:納品書、出荷伝票のみ発行

出荷伝票は経理へ回し、請求書、領収書、領収書受領書を発行

出荷時に売り掛けをたててしまい、営業からお金と領収書受領書を受け取り、売り掛けを消すようにする。

出来れば営業はクビにしたほうがいいですね

http://www.yayoi-kk.co.jp/

id:billywebcom

営業はクビにしました。今、横領金の弁済をさせているところです。経理担当もクビにしたい!(1人の営業担当が約半年間に二重に領収書を発行する方法で十数件も横領しているのに、気がつかない。つまり売掛金管理も、領収書管理もしていなかった)。追求しても、平気なのは経理の誇りがないというか、知識がないというか。これで約30年経理畑というのですから、私は悩みます。

>出荷時に売り掛けをたててしまい、営業からお金と領収>書受領書を受け取り、売り掛けを消すようにする。

なるほど、出荷担当者は請求書を発行しない、ということですね。出荷済を経理担当にまわし、経理が売り掛けをたてる。今この方法に、移行しつつあります。

>営業からお金と領収書受領書を受け取り、売り掛けを消すようにする。

ここがミソでしょうか。集金に行ったときに、受領書も回収してくるのですね。

2006/07/03 22:39:45
id:taisho No.3

taisho回答回数71ベストアンサー獲得回数12006/07/03 00:19:53

ポイント26pt

 ・・それでどうやってその会社成り立ってるんでしょうか・・。

 本当にお疲れ様です。自分の体験から申し上げます。

 基本的には営業員の領収書をきちんと管理することから始めないといけないと思います。年商5000万円とのことですから、多くて3人ぐらいのものですよね?<営業員

 週1ペースで領収書の内容を確認して(できれば毎日が望ましいですが)、現金をきちんと回収すると。本当は振込みに移行するのがベストですが、取引状況などを考慮すると、ちょっとそういう対応が難しい業種なのだろうと拝察します。

 んで、現時点での売掛金残高を営業員から申告させて、一度全取引先に確認書をお送りして、ご返送いただくと。そこで、残高を確定して、そこからは20日の段階で、出荷伝票を元に売掛金を計上し、取引先別管理できちんと管理すると。その場で値引したことにして、ふところ入れる手口なんかも使ってるんでしょうから・・。

 自分が担当している事例では、営業員が持つ領収書はすべて仮受取書に切り替えまして、本当の領収書は翌月の請求書と共にお送りする形に切り替えた会社もありました。

 何にせよ、相当精神力のいる事例だと思われますが、ご健勝をお祈り申し上げます。URLについても一部大きな会社にしか当てはまらない話がありますが、ご参考になさってください。

http://www.tabisland.ne.jp/explain/kaisha/kais_002.htm

id:billywebcom

>・・それでどうやってその会社成り立ってるんでしょうか・・。

どうも、経理担当が相当に馬鹿でないかと疑っています。

(損益分岐点なんていままで30年きいたことない!と食って掛かる人なんです。売掛金管理も知らない、資金繰り表を作ってというと知らないという。締め日が顧客ごとに違う/わからないところもあるののだから入金予定=回収予定表は作れないと大いばりです)。

>週1ペースで領収書の内容を確認して(できれば毎日>が望ましいですが)

以前私がいた会社では、抜き打ちで点検がありました。

書損はその日のうちに差し替えでした。切り離しがある場合は上司もしぼられました。

>度全取引先に確認書をお送りして、ご返送いただくと。そこで、残高を確定して、そこからは20日の段階で、出荷伝票を元に売掛金を計上し、取引先別管理できちんと管理すると。

はい。このようにやってみることにします。出荷伝票で売掛金計上、取引先別管理ですね。先月全顧客あてに送付した残高確認書は、半分ほど戻ってきています。戻ってきていないところは再度電話などで、相違がないか確認していきます。

>営業員が持つ領収書はすべて仮受取書に切り替えまして、本当の領収書は翌月の請求書と共にお送りする形に切り替えた会社もありました。

!!!仮受取書ですか!これはいいアイディアですね!

集金でないとダメという顧客がいる以上、横領もなくならないし、経理担当者は締め日がないお客については責任をもてないと豪語するし、どうしようかと思ってました。仮受取書には、〝本当の領収書は翌月の請求書と共にお送りする〟と書いた体裁だけが領収書のようなものでしょうか?

余談:領収書に、切手代の点線の四角がありますが、

経理担当者は、この四角はお客(支払者)が払いましたという意味で押印する四角だからここに先方担当者の印鑑をもらってきてくれと営業に説明していました。

この点々四角は印紙貼付けのわくだと思うのですが、

私は間違っていますか?また、支払いをする人が自分が受け取る領収書に押印するようなことってあるんでしょうか?

すみません、質問が多くて。

2006/07/03 22:54:57
  • id:kurukuru-neko

    >この点々四角は印紙貼付けのわくだと思うのですが、
    >私は間違っていますか?また、支払いをする人が自分が
    >受け取る領収書に押印するようなことってあるんでしょうか?

    印紙です。
    印紙が貼ってないか別納でないと受領した会社も
    税務署でこまると思いますが。

    >仮受取書も使う

    小規模の会社だと領収書でないと嫌がる人も
    いるので結構難しいです。

    >現状、100枚綴りの領収書(店判の押してあるもの)を
    >経理担当が営業に渡しています

    即時やめるべきです。
    不正の温床です。

    >領収書は、カーボーンコピーで営業に控えを
    >持ち替えらせる。

    説明足らずで申し訳ありませんが
    基本的に、売掛金の回収予定日があるはずなので
    経理が事前に領収書を作成するのが普通です。
    可能であれば、明細書付

    領収書は、普通日付を受領日を入れる
    場所がありますよね。

    よく店舗などで領収書を発行する場合、
    カーボーンコピーとで営業に控えがる
    3枚複写のものがありますよね。
    このタイプの領収書に最低でも変更する
    べきですね。 

    領収書を渡すとき、受領日付、営業担当者名
    を記入させる。 可能なら相手の判子・サイン
    をもらう。

     1. 1枚目は、顧客へ渡す
     2. 2枚目は、営業が経理へ返す
    3. 3枚目は、経理が営業へ渡すとき、取り除く


    作業フロー:

      経理は、営業所に領収書の発行するとき3枚目のコピー
      を保管する。 領収書には、金額、発効日は絶対
      入れる。

      営業は、顧客で金銭の授受時に、日付、営業の名前を
      記入(1,2枚目にコピー)、2枚目は、相手の
      顧客のサインまたは、受領確認印をもらい。 1枚目を
      顧客に渡す。
     
      ※:一括で支払いがない場合にそなえて
        金額の変更があるかも。

    営業は2枚目を経理に渡す。

      経理は、営業から返されものと発行した控えの3枚目
      を見て経理処理を行う。
     
     

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