【ファイル・フォルダの名前つけのコツ】


会社内のファイルサーバで各社員のファイルを管理しているのですが、
ファイル名の付け方やフォルダの置き方に統一されたルールが無く
それぞれの社員が独自にフォルダやファイルを置いているため、
いざファイルを探すときに迷ってしまいます。

なにか複数人でファイルやフォルダを管理するときのコツがあれば教えてください。

回答の条件
  • 1人2回まで
  • 登録:2006/09/05 15:34:26
  • 終了:2006/09/12 15:35:27

回答(6件)

id:KairuaAruika No.1

KairuaAruika回答回数6920ベストアンサー獲得回数972006/09/05 15:55:18

ポイント19pt

日付,プロジェクト名,ファイル作成者。

この三つは最低限命名する必要があります。

三つなら,どんなに忘れやすい作業者でも覚えられますよね。

まずはこれらをアナウンスすべきです。

それでも迷子になってしまったデータがあった場合は,”ファイル作成者”に問い詰められます。

責任を持って管理させましょう。

id:kaiton No.2

kaiton回答回数257ベストアンサー獲得回数332006/09/05 16:09:01

ポイント19pt

同様の悩みを抱えていますが、私なりにこういった方法で管理して欲しいと思っていることです。

永遠の命題かもしれませんが..

命名規則)

  • 担当業務や担当先ごとに、記号、番号、カナを振り、頭につける(紙文書の管理する番号か何かとリンクできればベスト)
  • 年ごと更新されるようなデータは、記号番号の次に年を名前につける

 フォルダ:AAA_2006_○○○○会社

 フォルダ:100_2006_○○○○担当

 フォルダ:ハテナ_2006_はてな担当

  • バージョン管理が必要なものは、日付・時間を_YYMMDD_HHMMをファイル名の最後につける

 ファイル:○○○○_060905_1600.doc

管理方法)

  • 上位階層での新規フォルダ作成は、特定の管理者だけに権限を与える。(ファイルサーバによっては無理かも?)
  • 作業途中と確定データは明確に分ける
  • 廃棄期限ごとに分けられれば

RMSが使えれば、もっと管理できるのかもしれしれませんが、そこまでできていません。

http://www.microsoft.com/japan/windowsserver2003/technologie...

id:Twill No.3

Twill回答回数112ベストアンサー獲得回数72006/09/05 16:45:34

ポイント18pt

【フォルダの分類】

フォルダをわける方法はその業務にも更新頻度にもよってくるので申し訳ないですが一概にどれがいいとは言えないかもしれません。

フォルダ構成はなかなか難しいですが、誰が見ても決まっているもので分けるほうがいいでしょう。

計画・作業・結果でもいいですが、自分の仕事がどの分類なのかを悩むようでは意味がありません。

それよりかは人の名前・部署のように、誰が見ても決まっているもの!を最初に分類したほうがいいでしょう。

上記フォルダ管理をその人や部署にやらせればそのフォルダが汚いのはその部署の責任!ということも可能です(笑

【フォルダ名・ファイル名のルール】

いま実験的にうちの業務でも使っている方法で結構良かったものを紹介します。

(この方法だと不要にフォルダが増えず、探しやすかったです)

フォルダを分ける際、必ず頭に識別番号を付けます。その際、最終的にできるであろう階層分の桁を設けます。

そのあと必要な日本語名を付与します。(例:100_ほにゃらら、200_ふにゃらら・・・など、例だと3階層まで可能)

次に階層の下のフォルダには上1桁目を引き継いで次の桁を採番し、その後ろに必要な日本語を付与します。

(例:「100_ほにゃらら」のフォルダの下に「110_ほにゃその1」「120_ほにゃその2」)

これを繰り返して子フォルダを作成していきます。

そして、そのフォルダに入れるファイル名の頭には必ずフォルダの番号を付与します。

(例:111_ほにゃについて.doc 111_ほにゃほにゃ.xls)

図で言うとこんな感じ。

| 100_ほにゃらら

|  +110_ほにゃその1

|     111_ほにゃについて.doc

|     111_ほにゃほにゃ.xls

|  +120_ほにゃその2

|   +121_ほにゃその2の1

そして印刷するときにファイル名を印刷すればそれでOK!

この印刷物がどこにあるかもファイル名だけでわかります。

(パスを印刷すると長くなるので印刷はあまりよろしくありません)

また予想より階層が深くなってしまったときは無理に直さずその下を作っていっても

ある程度は限定されているので探しやすいと思います。

ちなみにいま仲間うちでは、「512番のスケジュール印刷しといて!」で通じるので、便利です(笑

なかなか難しい難問とは思いますが、がんばってください!

ささやかですが、のっかりさせていただきます!

みなさんもいい情報よろしくお願いいたします。

id:aiaina No.4

aiaina回答回数8179ベストアンサー獲得回数1312006/09/05 17:06:48

ポイント18pt

http://www.vector.co.jp/vpack/browse/pickup/pw6/pw006207.htm...

ファイルやフォルダ内容の情報をリスト化し、テキスト出力するソフトです

id:adlib No.5

adlib回答回数1598ベストアンサー獲得回数732006/09/05 17:22:38

ポイント18pt

 命名の基本は、5W1Hです。外見の共通点が多い順序を定めます。

 when, where, who, what, (which), why, how

 作成年月日、部署、社員コード、タイトル(番号)、処理、備考

 

 日付表記は“20060905”に統一、区切り記号を“全角スペース”に。

(エクセルで分割して、ソートできるようにしておく)

 メールアドレス専用の記号、メールアドレスに使えない記号を避ける。

 

 順次ファイル名を変更する手順は、“ZZZ 19020101”で始まる新しい

ファイル名で空ファイルを(容量20KB以下で)先に作ってしまいます。

 古いファイルから移動すれば、MyDocument 上で一目瞭然となります。

 

 古いファイルが、ほとんど20KB以下になった段階で、フォルダに移し

てからゴミ箱に捨てます。そのあとで先頭記号“ZZZ ”を削除します。

 エクセルが多い場合は、面倒でも「シート名索引」を作っておきます。

 

(↓=参考質問)

http://q.hatena.ne.jp/1149224118#a542518

 マイドキュメントのファイル名前をテキストとして抽出する方法

id:Baku7770 No.6

Baku7770回答回数2819ベストアンサー獲得回数1802006/09/05 19:09:33

ポイント18pt

小林史彦の知的マネジメント

 URLは文書管理における師匠のHPです。ご参考までに。

 

 結論を先に申し上げますが、ご質問において『これだ』と言い切れる一般論はありません。

 業種や業務によっても違いますし、運用面(全社共通とするのか、部門だけでいいのか)によっても左右されますし、企業の文化によっても違います。

 私が文化でよく引き合いに出すのが、押印記録です。簡単に押印の記録を、事業部長印であろうが社長印であろうがまとめてしまう方法もありますが、銀行印はだけ経理の分類に分けるという考えがあります。私は後者にするべきだと考えていますが納得する方は結構少ないです。経理部門相手だと逆にそう考えますが、支店の経理担当だと解ってもらえません。

 私の考えはフォルダの階層を大中小の業務で三階層とし各階層は大体10前後に分類します。その後、その下を各部門に任せるといった考えですが、そこにルールが必要です。

 ルールを作成するのは規模にも依りますが通常3~6ヶ月必要です。一般の企業で文書分類を公開している例は稀なので、大阪市の分類表を添付しておきます。

 一番難しいのは過去の電子文書を全て調べて分類を作る方法で、これは師匠に聞いても、お前らしか知らないとのことです。因みに師匠が知らないと言うことはアメリカでも例がないようです。

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