【コンサル、プロマネの方への質問】仕事で使う電子ファイルを個人用のPC内でどのように管理していますか?

あまり人に聞けず試行錯誤していてあまりまとめられません…
参考になるサイトや、実際に行われている具体的な方法(ファイル、フォルダの命名規則など)などをおしえていただけないでしょうか。
ちなみに以前に似たような質問をしています。
http://q.hatena.ne.jp/1108033590


※GoogleDesktopな話はナシで

回答の条件
  • 1人1回まで
  • 登録:2007/09/01 12:17:09
  • 終了:2007/09/08 04:36:41

ベストアンサー

id:oooooooo No.2

oooooooo回答回数6ベストアンサー獲得回数12007/09/01 14:08:59

ポイント40pt

私のルールは 2 つです。

  • 分類しない
  • 見たり編集したら日付を頭に付ける

ファイル名のルール

ファイル名が「ファイル名.doc」だとしたら

「(日付)ファル名(キーワード).doc」とします。

(日付) はファイルを開いて覗いたり、

編集した場合に 20070901 のように更新します。

こうすることでファイル名順に並べることで日付順に並ぶため

今、稼動しているプロジェクトがすぐに分かります。

(キーワード) は中身が分かる単語を列挙しています。

これはファイル名の検索でマッチさせるためです。


フォルダのルール

フォルダ構成は下記の通りです。

work

+-old

クライアントや日付、カテゴリなどの分類は一切しません。

work は頻繁に使う 50 ファイル程度を置きます。

日付順で並べているため、いつも下にあるファイルは

何も考えず old フォルダに移動させます。

old フォルダには大量にファイルがありますが開くことはありません。

探すときは work からファイル名検索をすれば辿れます。


これからこのルールではじめるには

まずはすべてのファイルを old フォルダに移動させます。

見た、もしくは使ったファイルを上記「ファイル名のルール」に変えて

work フォルダに置きます。

この「見た」というのが私の中では重要です。

数日前に読んだあの資料、ということがよくありますし、

先日の件、と言われてすぐに取り出せるので。

面倒なのはファイル名の冒頭に付ける日付の更新ですが、

Windows ならば HOME キーを押すことで

ファイル名の先頭に移動するため少し楽になります。

それに、もう無意識で変更するようになりました。




または私は如何にして分類するのを止めてファイルを管理するようになったか

http://ja.wikipedia.org/wiki/%E5%8D%9A%E5%A3%AB%E3%81%AE%E7%95%B...

id:Junco_junko

わーい、具体的な回答ありがとうございます♪

なるほど…、分類しないでファイル名に日付とタグ情報をつけていく方法ですね♪しかも、これからはじめる方法も書いてくださってありがたいデス。

うーん、でもキーワードをつけるのに悩みそう…途中で追加したり、変更したりするのも大変かも。でもリネームソフトとか使って工夫すれば対応できそう!

http://ringonoki.net/tool/rename/flexiblerenamer.html

キューブリックの映画みてみます!!!

2007/09/01 16:58:20

その他の回答(3件)

id:KUROX No.1

KUROX回答回数3542ベストアンサー獲得回数1402007/09/01 13:12:37

ポイント20pt

たぶん1つの階層の方法論ではうまくまとまらないで

悩んでいると推測しました。

シュートカットを使えば良いと思うのですが・・。

#フォルダーへのショートカットです。

会社別、プロジェクト別、月別とかで自分自身の使いやすい

階層構造をつくって、「プロジェクト別」をマスタにして

あとはショートカットを作成します。

この方法でも大量の文書の管理は無理そうな気もしますが・・。

2年以上使わないファイルは、アーカイブして違う場所に

移してます。

http://q.hatena.ne.jp/answer

id:Junco_junko

回答ありがとうございます♪

1つの階層の方法論ではうまくまとまらないとは…ツリー構造では、分類しきれないということでしょうか。(たとえば、「クジラ」ファイルを「哺乳類」フォルダにいれるか「海」フォルダに入れるか)

確かにその場合は、ショートカットはよさそうですね

タグで管理できたりしたらいいのですが…

できれば、「その自分自身の使いやすい階層構造」というところを熱く語ってもらいたかったデス。

  • フォルダの作り方(ツリーの作り方)や、フォルダやファイルの命名規則で工夫してる点など
2007/09/01 13:33:31
id:oooooooo No.2

oooooooo回答回数6ベストアンサー獲得回数12007/09/01 14:08:59ここでベストアンサー

ポイント40pt

私のルールは 2 つです。

  • 分類しない
  • 見たり編集したら日付を頭に付ける

ファイル名のルール

ファイル名が「ファイル名.doc」だとしたら

「(日付)ファル名(キーワード).doc」とします。

(日付) はファイルを開いて覗いたり、

編集した場合に 20070901 のように更新します。

こうすることでファイル名順に並べることで日付順に並ぶため

今、稼動しているプロジェクトがすぐに分かります。

(キーワード) は中身が分かる単語を列挙しています。

これはファイル名の検索でマッチさせるためです。


フォルダのルール

フォルダ構成は下記の通りです。

work

+-old

クライアントや日付、カテゴリなどの分類は一切しません。

work は頻繁に使う 50 ファイル程度を置きます。

日付順で並べているため、いつも下にあるファイルは

何も考えず old フォルダに移動させます。

old フォルダには大量にファイルがありますが開くことはありません。

探すときは work からファイル名検索をすれば辿れます。


これからこのルールではじめるには

まずはすべてのファイルを old フォルダに移動させます。

見た、もしくは使ったファイルを上記「ファイル名のルール」に変えて

work フォルダに置きます。

この「見た」というのが私の中では重要です。

数日前に読んだあの資料、ということがよくありますし、

先日の件、と言われてすぐに取り出せるので。

面倒なのはファイル名の冒頭に付ける日付の更新ですが、

Windows ならば HOME キーを押すことで

ファイル名の先頭に移動するため少し楽になります。

それに、もう無意識で変更するようになりました。




または私は如何にして分類するのを止めてファイルを管理するようになったか

http://ja.wikipedia.org/wiki/%E5%8D%9A%E5%A3%AB%E3%81%AE%E7%95%B...

id:Junco_junko

わーい、具体的な回答ありがとうございます♪

なるほど…、分類しないでファイル名に日付とタグ情報をつけていく方法ですね♪しかも、これからはじめる方法も書いてくださってありがたいデス。

うーん、でもキーワードをつけるのに悩みそう…途中で追加したり、変更したりするのも大変かも。でもリネームソフトとか使って工夫すれば対応できそう!

http://ringonoki.net/tool/rename/flexiblerenamer.html

キューブリックの映画みてみます!!!

2007/09/01 16:58:20
id:garyo No.3

garyo回答回数1782ベストアンサー獲得回数962007/09/01 14:26:15

ポイント20pt

何かの本で読んだのですが、

マイ ドキュメントの下に

頭に数字をつけてフォルダを入れています

00_○○

01_○○

頭に数字を入れることでソートされるので。

その中は日付+件名のフォルダを作って入れています。

プログラマなので「マイ ドキュメント」は嫌い

(全角文字は使ってあるはスペースはフォルダ名に入っているは)

でc:\projectなどのフォルダを作っていたのですが、

「マイ ドキュメント」はアクセスしやすいのでその中に入れると便利ですね。



ツリー構造での分類が難しい場合は、ファイルは任意に保存しておいてそこへのリンクを

http://positlog.storybook.jp/

positlogから貼ってはどうでしょうか。

id:Junco_junko

回答ありがとうございます♪

フォルダ名の頭に数字をつけるのは、ドキュメント管理でよく行われる手法ですね。

0010_○

0020_○

としておくと10と20の間に入れたいフォルダができた場合、0015_○とすれば、20以降のフォルダ名を変えなくてもソートされますよね。

ファイル名については、日付_ファイル名が2票目ですね。

2007/09/01 16:57:59
id:Baku7770 No.4

Baku7770回答回数2832ベストアンサー獲得回数1812007/09/01 14:48:23

ポイント10pt

 まず頭に数字0~9を付けています。

 

 顧客プロジェクトなら、

0:現在進行中のもの

3:既に自分自身の担当は完了しているが他が進行しているもの

7:完全に完了しているものの参考資料として残しておきたいもの

5:商談にたずさわったが、停止中のもの

9:商談で負けたが、もしかしたら復活する或いは何年か後にリプレイス商談で必要になるもの

といった感じで、エクスプローラで名前でソートした時に重要なのが上に来るようにしています。

 ルートディレクトリを見ると0は仕事とダウンロードだけですね。

 仕事には仕事上作成したか受け取ったファイル、ダウンロードにはフリーウェアとか壁紙などを格納しています。

 個人PC内の整理って結構コンサルが難しいんですよね。個人的な思惑がありますので。

 共用フォルダなら仕事上の先輩ですが、私の転職前に転職してしまったので一緒に仕事はしていませんが村岡さんのHPが参考になるでしょう。

id:Junco_junko

回答ありがとうございます。

村岡さんのHPですが、MIDIがながれ、センスのない正直かなりキライなタイプなHPですね。

ざっくりみてみましたが、参考になる情報が見つけられませんでした。こんな気持ち悪いHP作る人に文書管理ができんのかなぁという先入観でみてしまったからかもしれません。

2007/09/01 17:06:18
  • id:Baku7770
     #a4です。
     
     (^u^)村岡さんは確かにHPの趣味は悪い上に性格も変人の域も越えていますが、知識の量が半端じゃないですよ。
     実際文書管理のコンサルタントとしても優秀すぎることが、彼を変人と見させてしまうことがあって、上級のコンサルタントからは高く評価されますが、並みのコンサルタントからは敬遠されることもあるようです。ここは伝聞ですが。そういったところが共通の師匠でもある小林史彦さんとは違うところです。
     村岡さんのHPはリンク集としてお使いください。
     具体的に参考になるのは文書管理 文書管理システム関連情報がいいでしょう。

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