ファイル管理について教えて下さいませんか?


販促専用のスタッフが入社しました。販促・営業・事務など全ての部署の者で、販促のツールや文書を共有したいと思います。
・誰が見ても、わかりやすく分類するにはどうしたら良いでしょうか?
・皆さんの会社では、どういうファイル管理をしておられますか?良い方法はないでしょうか? ソフトなどでも構いません。
・皆さんの会社では、フォルダなどは、どういう構成で管理していますか? どんな項目別で(どういう切り口で)【具体的に教えて頂けませんか?】

●当社の状態
食品製造販売業 営業3名・事務2名・販促担当者1名 

販売促進で作った 広告・リーフレト・資料・写真画像・グッヅ・お客様別広告・グッヅなど のファイルがあります。

月別・商品別・イベント別・プロジェクト別・顧客別などの項目や切り口があります。
【ひとつの広告が、商品別とイベント別に重なる場合があります】
そのあたりに明確なルールがなく、ファイルが重複したり、探しにくい状態になってしまいます。


以上、ファイル管理について教えて下さい。 どうか宜しくお願い致します。

回答の条件
  • 1人2回まで
  • 登録:2007/12/13 20:37:27
  • 終了:2007/12/21 09:41:00

回答(5件)

id:Gay_Yahng No.1

Gay_Yahng回答回数724ベストアンサー獲得回数262007/12/13 20:51:10

ポイント20pt

探すときには何を検索することが多いでしょうか?検索の多い綱目でそろえたほうがいいと思います。

例えば

1.広告のデータがまとめてみたいな。→広告などの項目別

2.この商品に関係する資料がまとめて欲しいな。→商品別

 

または時間順はどうでしょう?イベント順に入れていきます。

フォルダ名を

2007.07.01ボーナス

2007.12.05クリスマス

とかにします。

その下に関連している広告等の項目を入れます。

前に入れた資料を再度使ったり、同じファイルがあるなら、ショートカットにしておきます。

id:suikatane

本当に参考になりました。ありがとうございました。

一番多いのは、商品別ですが、イベント別、顧客別も良く使います。切り口はひとつでないと駄目でしょうね?

そのあたりが、いつも悩んでしまうのです。結局色んな切り口で、フォルダをつくってしまうのですが・・

イベント順なら、イベント順で通した方が良いのでしょうか・・商品別や顧客別は作らない方が良いのでしょうか?

出来れば教えて下さい。お願いします。

2007/12/13 21:07:33
id:Gay_Yahng No.2

Gay_Yahng回答回数724ベストアンサー獲得回数262007/12/13 21:22:38

ポイント20pt

切り口は1つで統一した方がいいでしょうね。

 

ファイル名やフォルダ名でどんな資料かわかれば、ツリーでなくてもいいのかもしれません名前の付け方を決めてみんなで徹底する。

・いつの資料かがわかる。

・何の資料かわかる。

ということで

 2007.12商品 (←フォルダ)

 2007.12みかん.doc

 2007.12クリスマス  (←フォルダ)

とかね。

商品別でみることが多いなら

 みかん2007.12.doc

 子供服2007.11 (←フォルダ)

の方がいいのかな?

ソートですぐ区別がつくのが良いですね。

suikataneさんが実際に扱っているデータがどんな物かよくわからないので、いちばんいいのはこれって言えませんけど、自分ひとりで考えないで、みんなで考えて、わかりやすい方法にしたらいかがでしょう?

id:suikatane

ツリーは必要ないという事でしょうか?パソコンのソート機能で管理するという事でしょうか?

現在の当社の販促フォルダツリーは?

商品別フォルダ→りんごフォルダ(同階層にみかんフォルダなど)→パンフレット(同階層に店頭POP

フォルダなど)→日付フォルダとなっています

そして大元の商品別フォルダと同階層に、イベント別 顧客別も 店頭POPなんか混在しています。

商品別で区分出来ない広告をイベント別や顧客別に分けてしまいます。

そんなこんなでぐちゃぐちゃです。根本的におかしいんでしょうね?

助けてくださーい(笑) お願いします。

2007/12/13 22:55:12
id:KUROX No.3

KUROX回答回数3542ベストアンサー獲得回数1402007/12/13 23:01:32

ポイント20pt

>イベント順なら、イベント順で通した方が良いのでしょうか・・

>商品別や顧客別は作らない方が良いのでしょうか?

実ファイルの置き方は、1つの方式で統一する

他の方式のフォルダも作成するが、ショットカットを作成して、

実ファイルにジャンプするようにする。

id:suikatane

他のフォルダというのは、

イベント別を主に、商品別も作ってよいのでしょうか?

ありがとうございました。

2007/12/16 14:04:03
id:rikuzai No.4

りくっち回答回数1366ベストアンサー獲得回数1412007/12/14 12:12:07

ポイント20pt

営業事務で販促物(ほとんどはファイルだけでなく現物でしたが)管理をしていたことがありました。


基本的にフォルダでツリー管理をする場合は、

どこにいれたらいいかわからないファイルが出てくるようなカテゴリでは決して分けないことが第一だと思います。

そういう意味では顧客に対して複数の商品用の販促物ファイルを作ったり、

全国客に対して配布する販促物ファイルといった内容のものが作られるのであれば、

商品別、顧客別、企画別などの管理はしないようにした方がいいと思います。

メインツリーは作成月にして、200712、200801といった風に分け、

下位には作成者や作成部署、明確な判断が可能ならファイルの用途別などで分けるといいかもしれません。

とにもかくにも「誰でも同じ場所に格納するルール」が一番肝要だと思います。


私はファイルのツリー管理の他に、販促物の情報をデータベース化して、

簡単な在庫管理ツールを作り、検索や実数管理をしていました。

現在ある販促ファイルの項目と内容を一覧整理して、

accessやexcelなどに一覧化してメインにおいておき、

販促ファイルを作成した場合は必ずそのデータベースに情報を追記するようにし、

保管したファイルのアドレスをハイパーリンクで貼り付けておけば、

すぐに見つからない場合や、商品別の販促物検索や、顧客別の検索などが容易にできるようになります。


以上ご参考まで。

id:suikatane

店舗の陳列品などは、本当に苦労します。

用途別に分けて、マニュアルからリンクさせるという事で、やってみます。

2007/12/16 14:15:39
id:ffmpeg No.5

ffmpeg回答回数1202ベストアンサー獲得回数92007/12/16 01:44:07

ポイント20pt

分類は営業品目によってちがうから、なんともいえないですね。

分類法のひとつとして、まちがいのないのは、分類しないという方法です。

つまり、全部時系列にそって並べる。これもけっこう効率的です。

分類しなくても検索しやすいようにした方がよい。

たとえば、ファイルの名前の付け方です。これにルールがないと、

分類しても、しなくても探しにくいと思います。

id:suikatane

分類しないという事ですか・・

ファイル検索、、、? それがベストと言われると確かに??

なんだか非常に混乱しております。こんなパターンなんですね?

根本的に問題がありますね(笑)

ありがとうございました。

2007/12/16 14:19:56

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