エクセルデータを納入するときや

他人に添付で送る場合の作法を挙げて頂きたいです。(エクセル以外も可)
(アクティブセルはA1においておく…etc)

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  • 登録:2008/02/26 11:03:04
  • 終了:2008/02/27 01:07:21

回答(5件)

id:KairuaAruika No.1

KairuaAruika回答回数6926ベストアンサー獲得回数972008/02/26 11:12:32

ポイント20pt

http://www.hatena.ne.jp/hatenatypered?yaq=%25a5%25a2%25a5%25af%2...

アドレスはダミーです。

xlsのように,最後にいじったセルの部分が最初に表示されるのは,あまりスマートではありませんね。

全体表示や最初段のセルが表示されるようにしてからがいいのではないでしょうか。

PDFも,全体表示がされるような倍率指定にしておいたほうが,いいイメージに受け取られると思います。

添付のデータ容量は,まだまだ1M以内。

それを超えるようであればFTP,でしょうか。

id:tai2006

>全体表示がされるような倍率指定

有難うございます!

2008/02/26 15:58:36
id:Gay_Yahng No.2

Gay_Yahng回答回数724ベストアンサー獲得回数262008/02/26 11:22:57

ポイント10pt

作法というほどではないですが。

 

印刷設定をみやすい書式に設定しておく

データの入っていないシートは削除しておく。

 

http://q.hatena.ne.jp/1203991383

id:tai2006

>データの入っていないシートは削除しておく。

何も入ってないシートをたまに見かけます。

2008/02/26 15:59:09
id:heppocom No.3

heppocom回答回数94ベストアンサー獲得回数42008/02/26 12:00:17

ポイント20pt

Excelデータはセキュリティが必要なものも多いですので、パスワードをかけて保存しましょう。

特にメール添付で送る場合などは誤送信やサーバにデータが残る事などを考えて必ず実行しましょう。

「名前を付けて保存」→ダイアログ右上の「ツール」→「全般オプション」に

「読み取りパスワード」がありますのでここで設定します。

設定したパスワードは別途周知を行います。

http://q.hatena.ne.jp/

URLはダミーです

id:tai2006

パスワードですね!

有難うございます!

2008/02/26 15:59:46
id:kaiton No.4

kaiton回答回数260ベストアンサー獲得回数342008/02/27 00:22:09

ポイント25pt

1 エクセル内の非表示内容や個人(会社)情報は削除することを推奨

個人情報や非表示情報を削除する

Office ドキュメントから非表示のデータおよび個人情報を削除する

Office 2003/XP アドイン: 隠しデータの削除

非表示の列や行が残っていないか確認する。

ワードの事例ですが、変更履歴で送信元の上司が直した履歴を見たことがあります。

ワードやPDFの事例ですが公務員研修で体験させておくべき演習 「蛍光ペンで墨塗り」の巻


2 極力マクロ(VBA)は無いほうが良い、もしつけるなら一言説明を


3 印刷の余白はプリンターによって変わるので余裕をもって、ずれが許されないならPDFなども添付

異なる環境で印刷範囲やセルの幅や高さが変わる場合の対策

Excel 2007 で Excel 97-2003 形式のファイルを[拡大/縮小印刷]するとオブジェクトがずれて印刷される、または印刷されない


4 2007を利用しているなら、まだ2007形式を読めない環境は多いので97-2003形式にするか、↓の情報と一緒に

Word/Excel/PowerPoint 2007 ファイル形式用 Microsoft Office 互換機能パック


5 アンケートなどの回答様式は、入力領域の色分けなど明確化

数式の保護

シートの一部だけ操作できるように-シートの保護

入力規則もすればベター(回答のぶれや入力ミスが少なくなる)

Excel(エクセル)基本講座:入力規則の使い方


6 数式を含めて納品物とするなら、数式の意味をコメントなどで説明をつける


エクセルのパスワードは解析ツールがいくつか出回っていますので、暗号化など別手段

を考慮したほうがいいと思います。

id:tai2006

有難うございます!

2008/02/27 01:06:18
id:airplant No.5

airplant回答回数220ベストアンサー獲得回数492008/02/27 00:37:15

ポイント25pt

何件かあると思います。前の方といくつかは重複しています。

  • プロパティにごみが入っていないか確認(特に様式を流用したときには、前のものがそのまま入っているのを見かけます)
  • 名前をつけて保存を使ってサイズを小さくする(変更履歴などが勝手に取られてファイルが大きいことあります)
  • 余計な変更行や列はは削除しておく(たまに、方眼紙にしてあって、鬼のように大きいファイルがあります。空白行と空白列を削除したら1/10以下になりました)
  • シートは必要な1つ。複数あるときは、シート名を変更しておく(初期設定でシートが1つしかできないようにしておけば便利)
  • 複雑な式を数千行など使っているときは、再計算に時間かかるので、値に直すか、再計算オフにしておく
  • 印刷できるフォーマットにしておく(たまに、印刷すると少しのはみ出しでほとんど空白のページが山のように出るの見ます)
  • 印刷時のヘッダに資料内容と日付・著者(部門)を記載しておく
  • データとして送るときは、Window枠の固定をしておく。この場合はフィルターもしておく
  • モノクロプリンタ用であれば、グラフを白黒印刷設定にしておく
  • 先頭セルにカーソルを合わせておく

↓シートを1枚に。

http://d.hatena.ne.jp/airplant/20070531

id:tai2006

有難うございます!

2008/02/27 01:06:43
  • id:HISI
    ・質問者さんのように、アクティブセルをA1などに移動しておく。
    ・行が多い資料は、1行ごとに異なる背景色(薄い緑と青色など交互に)をつけて、行の横方向を照らし合わせやすくする。見出しセルなどは灰色地にする(Accessライク)
    ・印刷設定で、ページが収まるようにしておく。一度必ず印刷プレビューをしておいて、EXCELでよくある印刷したらセルに入りきらなかったりすることを避ける。
    ・シートを複数選択したままにせず、先頭シートだけアクティブにする。
    ・できれば、シート名をしっかりつける。空のシートは消す場合もある。
    ・何の資料なのか、資料内に明示する。
    ・行や列に見出しセルを付けている場合は、固定枠を設定してスクロールしても見出しセルが見えたままになるようにする。
    ・ヘッダに資料名と印刷日時、フッタにn / m ページと表示させる。
    ・ファイル名も何の資料なのか(何版、いつ作成したか、作成者は誰かなど)明示する。
    ・マクロは極力使わない。使っている場合はメールでことわる。
    ・特別な事情がない限り、非表示シートは作らない。
    ・隠したくて白い地に白い文字にするなど、作った本人ですら忘れたら判らなくなりそうな、変な書式で作らない。
    ・数値項目は右寄せ、小数点位置などをそろえる。3桁ごとのカンマを入れる。
    ・ブックをまたぐリンクは極力作らない。
    ・なるべく英数字はノンプロポーショナルフォントで書く。
    ・編集されたくない場合は、PDFなどに変換しておく。
    ・メール添付する場合は、次の場合zip形式に圧縮する。
    *サイズが大きかったりする場合(2M超)
    *おおむね3つ以上の複数のファイルを送る場合
    *海外へ送る場合など送信途中に壊れやすそうと考えられる場合

    といったあたりです。いつも全部忘れずにそうしていると限らないのですが...

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