企業でMS Officeを使う場合に、利用者毎にユーザ情報を登録することのメリットデメリットについて質問です。


もし、PC毎に、利用社員のフルネームなどを登録するとした場合、
サーバにあるファイルを誰かが開きっぱなしにしている時に、開いている人を特定できるメリットがあります。
ですが、他社にデータを送付する時には、余計な情報を与えてしまうデメリットがあります。

いろいろ考えてみたのですが、

全PCに適当な共通文字を登録すると、誰がファイルを開きっぱにしてるかわからない。
PCの管理番号を入れるだけでは人物特定にならないので、さらに工夫が必要。
内線番号を入れると、内線や席が変わる度に変更が必要になるのが面倒。

Office2003にある、プライバシー情報を削除のオプション設定は、
http://www.necdirect.jp/qasearch/1007/app/answerqa_main.jsp?007516
開きっぱなしにしている人も特定できなくなってしまう。(Office2003+Samba環境で確認しました)

何かいい方法はありませんか?
実際に運用されている体験談をお待ちしています。

回答の条件
  • 1人3回まで
  • 登録:2008/06/03 01:39:21
  • 終了:2008/06/10 01:40:02

回答(4件)

id:hakob No.1

hakob回答回数43ベストアンサー獲得回数12008/06/03 01:59:24

ポイント23pt

私のところでは、社員名をWindowsにユーザー名として登録して使用しています。

全社員は3000名ほどですが、ファイル共有サーバは部門ごとなどで分けているため、同時に1ファイルを見るのであれば、多くて20人程度、通常は5名程度です。

また、Excelを使うのであれば共有モードが便利です。共有モードであれば同時更新も可能です。

http://office.microsoft.com/ja-jp/excel/CH010003631041.aspx

また、他社などにファイルを提供する場合は、責任の所在を明確にする意味でも、担当者名や社名は入るべきであると考えています。

社内ポータルなど、内側向きのファイルは、作成部署や作成者名がはいっていても、入っていなくても、特に規定はありません。

外向きのもの(株主向け、顧客向けなどでWebに公開するもの)は広報担当部門が、ファイル名や作成者名のチェックを行っています。(自動でチェックを行うツールと、目視のチェック。さらにファイルアップロードの仕組みの中でもチェックの仕掛けがあります)

もちろん、社員の情報とはいえ個人情報なので外部に流出させたくない、というのであれば、外部公開時にツールなどで上書きしてしまうのも手ですね。(この方法を採ったことはありませんが)

http://www.vector.co.jp/soft/dl/win95/util/se233359.html

こういったツールで、作成者名等を空白や、社名にしてしまえばよいのではないでしょうか。

id:yanmaani

外向きのものへの手厚いチェック体制は素晴らしいですね。

慢性人手不足の中小だと、大事なものはチェックしないといけないとわかっていても、

忙しいとおろそかになってしまうので、さすが大企業だと感じました。

2008/06/03 02:34:44
id:hommy No.2

hommy回答回数55ベストアンサー獲得回数12008/06/03 02:15:07

ポイント23pt

同じ問題を経験し、試行錯誤をしたことがあります。

結論としては、ユーザ情報を入力した上で、他社送付の際に、必要に応じて消去するのがよいという結論になりました。

何の面白みも無い、普通の回答ですみません。

でも、これが、一番だと思います。

id:yanmaani

普通の回答でも、それが限界だとわかればあきらめがつきますので、とても参考になります!

2008/06/03 02:23:37
id:pahoo No.3

pahoo回答回数5960ベストアンサー獲得回数6332008/06/03 15:53:50

ポイント22pt

PC毎に、利用社員のフルネームなどを登録する

ライセンス管理する上でも、会社としてライセンス付与していないOfficeからファイル・アクセスを防ぐためにも、ユニークキーを設定すべきです。

社員番号だとひと目で分からないということであれば、氏名をフルネームを入れるのが妥当な選択だと思います。


他社にデータを送付する時には、余計な情報を与えてしまうデメリット

“余計な情報”を削除してから送る必要がありますね。

Office2007ですと、標準で“余計な情報”を削除する機能を備えています。

OfficeXP/2003 では公式サイトから、削除ツール「Office 2003/XP アドイン: 隠しデータの削除」をダウンロードしてご利用ください。

id:star-platinum_001 No.4

star-platinum_001回答回数169ベストアンサー獲得回数22008/06/09 18:23:24

ポイント22pt

すごく単純な回答で申し訳ないのですが

「社外には特定されないレベルで、でも社内の人がみたら連想できるユーザ名を登録する」

これが一番よいかなと思います。

(実際そうして運用しておりましたが特に問題はありませんでした)

id:yanmaani

それが一番いいような気がしてきました。

2008/06/10 01:35:20

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