仕事で、メールのやり取りが多いです。

1日、10通~30通くらいは、メールを書いて、送信すると思いますし、
1日、150通~200通くらいは、メールを受信すると思います。

メールを受信することはフィスタに掛けてフォルダを分けたり等、情報の整理は出来ていると思うのですが、
メールを書いて送信する時の事務処理の速度を改善がしたいです。

1日の中で、メールを書いている時間が結構な時間を占める気がするので、この時間が効果的かつ効率的に短縮できれば、より他の仕事に集中できると思うからです。

メールをよく送る仕事の方で、仕事を効果的かつ効率的に行うために、特に気を付けていることはありますでしょうか?

なお、メールを書かないで電話する等の回答はダメです。あくまで、メールの処理についての知恵をお伺いしたいです。

もしあれば、ぜひ教えていただけませんでしょうか?よろしくお願い致します。

回答の条件
  • 1人5回まで
  • 登録:2008/08/11 13:00:05
  • 終了:2008/08/18 13:05:02

回答(24件)

id:KairuaAruika No.1

KairuaAruika回答回数6926ベストアンサー獲得回数972008/08/11 13:07:49

ポイント13pt

PDAを購入し,移動時間中でも処理する。

最低でも閲覧,更に余裕があれば返信してしまう。

ですね。

id:comcom9

回答を開くのが遅くなり、申し訳ありませんでした。

時間の合間を利用するということですか。ありがとうございます。

2008/08/14 12:10:55
id:pahoo No.2

pahoo回答回数5960ベストアンサー獲得回数6332008/08/11 13:38:04

ポイント13pt

メールを返信する時間を決めて、毎日必ず確保する。

私は、始業時間前と昼休みの後半を、この時間に充てています。


あと、これは個人的な理由によるものですが、メールを手動受信にしています。

自動受信で受信ボックスにメールがたまっているのを見ると、どうしても仕事を中断してメールを見てしまうので、あえて手動受信にしています。メールを見忘れるというリスクはあるのですが(苦笑)。

id:comcom9

回答ありがとうございます。

時間を決める、ということですか。ありがとうございます。

回答嬉しいのですが、

なかなか、メールの処理自体の効果的かつ効率的な処理は無いものなのでしょうかねぇ。

2008/08/14 12:12:08
id:toptyan No.3

toptyan回答回数87ベストアンサー獲得回数02008/08/11 13:53:37

ポイント13pt

私はサーバ管理業務を主としているのでビジネス自体がNET中心です。

当然お客様とのコミュニケーションの90%近くはメールになります。

やはり管理というところは苦心しましたが、サーバを改造して、届いたメール内容をデータベースに格納し、掲示板形式のスレッドのようなものを製作しました。

そして、過去のメール履歴やよく似た内容のメールの検索を可能にするようなシステムを作り、同じようなメールの返答に時間がかからないようにしました。

メールのやり取りも大事な資産という考え方で立つと、結構データがいつなくなるかわからないなどの不安もありますので、データのバックアップのつもりで作ったものが案外と使いやすかった。という感じですね。

id:comcom9

自分でシステムを作るということですか。

参考にはなりますが、それだと出来る人が限られると思いますので、

OutlookやOutlook Expressなどのメーラーでも出来る、メールの処理自体の効果的かつ効率的な処理方法はありませんでしょうか?

2008/08/14 12:14:04
id:masanobuyo No.4

masanobuyo回答回数4616ベストアンサー獲得回数782008/08/11 17:21:06

ポイント13pt

先延ばししない! メール処理術はいかがでしょうか。

分かりやすいので,おすすめいたします。



http://allabout.co.jp/career/corporateit/closeup/CU20071203A/

id:comcom9

URL先、参考にします。

2008/08/14 12:14:43
id:gday No.5

gday回答回数383ベストアンサー獲得回数712008/08/11 17:50:55

ポイント13pt

一日のうちでメールを読んで返事を書く時間を決めてそれ以外の時間は絶対にメールを見ないし書かないというルールが結構効果的ですね。

最初のうちはメールを送ったのに何ですぐにメールに返事してこないの?というような反応が返ってきますが、その都度趣旨を説明しているうちにこの人はそういうスタイルで仕事をしているということが浸透してきてそのうち皆が慣れてくれます。

そしてどうしてもすぐに返事を欲しい案件には直接電話がかかってくるようになります。

メールを読んでもらえる時間が周知されるとその時間までは催促しても無駄なのでその時間までは誰も何も言ってこなくなります。

その代わり、メールを処理する時間は死ぬ気でがんばってメールを処理しましょう。



http://allabout.co.jp/career/corporateit/closeup/CU20071203A/

id:comcom9

時間を確保するということですか。その意味では、2の回答者様と同じですね。

ありがとうございます。

でも、なかなか、メールの処理自体の効果的かつ効率的な処理方法はありませんでしょうか?

2008/08/14 12:17:00
id:shide No.6

shide回答回数5ベストアンサー獲得回数02008/08/11 20:55:42

ポイント13pt

職種にもよりますが、朝と夕方のみ、受信するようにしている時もあります。

id:comcom9

時間を確保するということですね。2や5の回答者様と同じですね。

ありがとうございます。

でも、なかなか、メールの処理自体の効果的かつ効率的な処理方法はありませんでしょうか?

2008/08/14 12:17:24
id:minubow No.7

minubow回答回数216ベストアンサー獲得回数52008/08/13 02:10:12

ポイント12pt

月並みで申し訳ありませんが、

辞書登録で、「よ」⇒「よろしくお願いします。」

「い」⇒「いつもお世話になっております。」

など事前に登録しておくのが良いかと思います。

id:comcom9

辞書登録ですか。なるほど。これはキーボードを打つ効率化に繋がりそうですね!ありがとうございます。

2008/08/14 12:17:53
id:Bambina No.8

Bambina回答回数9ベストアンサー獲得回数02008/08/14 13:58:32

ポイント12pt

辞書登録も有効ですし、さらにテンプレート登録をしておくと様式が決まっている時は楽です。

僕も日に20通はメールを書くのですが、

1)移動先で携帯からメール閲覧、下書き打って自分PCに送る

2)辞書登録がハンパない

3)テンプレートを活用

最初のうちはこの形式に移行するのに手間取りました。辞書登録の略語を忘れたりとか・・・。

慣れると元には戻れません。

id:comcom9

回答ありがとうございます。

テンプレートを活用ですか。それは少しやっています。辞書登録はやっていなかったので、実行してみたいと思います。参考になりました。

2008/08/14 18:25:14
id:ManaKoi No.9

ManaKoi回答回数4ベストアンサー獲得回数02008/08/14 16:26:34

ポイント12pt

自分は「署名」を利用しています。

 ※Outlookだと、ツール(T)→オプション(O)から「メール形式」タブにあります。

ここに定例文などを登録しておき、メールの新規作成時に挿入しています。

辞書登録との合わせ技でかなり効率化できると思いますよ。

id:comcom9

署名機能を定例文として使う方法ですか。少し自分でも調べてみます。

辞書登録機能は、皆さんの回答を見ていると、役に立ちそうですね。

2008/08/14 18:26:13
id:commonp No.10

commonp回答回数2ベストアンサー獲得回数02008/08/14 21:44:15

ポイント12pt

(1)

まず何をさておき

「ATOK を使う」

ことだと思います。

もともと、かな漢字変換の賢さ、変換辞書の優秀さには定評がありますが、その他の便利な点は

に分かりやすく書いてあります。(特に、理由その1,その2が重要です)

一日のキーストークの数が激減します。定型文機能もありますし、たいがいの問題はATOKで解決します。

ちなみに、私が使っているのは少し古い ATOK 2005 ですが、これでも十分すぎるくらい便利です。


(2)

あとは、もし可能ならですが、Gmailをメーラーとして使うとメールの処理が効率的に出来ます。

もう10年以上パソコンを使って、メーラーも数多く渡り歩いてきていますが、今は完全にGmailです。仕事のメールアドレスも、プライベートのアカウントも、すべてGmailで管理しています。

私の場合、最初は単にメールのコピーをGmailに転送して、バックアップとしてGMailを使い始めましたが、去年くらいからパソコンのメーラは使わなくなりました。(バックアップ用に月に一回くらいメールを取り込むだけです)

ただ、メーラの移行はそれなりに手間がかかるので、とりあえずATOKを使うことだけでも始めると良いと思います。

id:comcom9

具体的な方法論をありがとうございます!

URL先も参考にさせていただきます。

2008/08/15 12:00:07
id:gdav No.11

gdav回答回数11ベストアンサー獲得回数02008/08/15 00:50:58

ポイント12pt

一日のうちでメールを読んで返事を書く時間を決めてそれ以外の時間は絶対にメールを見ないし書かないというルールが結構効果的ですね。

最初のうちはメールを送ったのに何ですぐにメールに返事してこないの?というような反応が返ってきますが、その都度趣旨を説明しているうちにこの人はそういうスタイルで仕事をしているということが浸透してきてそのうち皆が慣れてくれます。

そしてどうしてもすぐに返事を欲しい案件には直接電話がかかってくるようになります。

メールを読んでもらえる時間が周知されるとその時間までは催促しても無駄なのでその時間までは誰も何も言ってこなくなります。

その代わり、メールを処理する時間は死ぬ気でがんばってメールを処理しましょう。




http://allabout.co.jp/career/corporateit/closeup/CU20071203A/

id:comcom9

なるほど。gdayさんのコメントの通りですね。。。

こういうことして、どういう意味があるのでしょうか?

2008/08/15 11:59:14
id:dellca No.12

dellca回答回数24ベストアンサー獲得回数02008/08/15 01:34:07

ポイント12pt

シンプルな方法は『読んですぐ返信を書く』

以外とあとで書こうて思ってませんか?

あとで書こうと思うと2度読むことになり時間が余計にかかります。

かつ他の仕事をしている時にそのことが気になって集中力の妨げになる可能性があります。

そうすれば相手も返信が早いので好印象だと思いますよー

id:comcom9

ありがとうございます。

まあ、そうなのですが、すぐ返せない時もありますよね。

メールを効果的に、かつ、時間的にも効率的に処理できる方法があれば、教えて欲しいです。

よろしくお願い致します。

2008/08/15 12:01:26
id:fkei5 No.13

fkei5回答回数2ベストアンサー獲得回数02008/08/15 02:26:35

ポイント12pt

メールの検索にはGoogleデスクトップを使っています。

あのメールの~ と思っているメール内容から、キーワードと送信者名の組み合わせで大体見つかります。

いちいちoutlookで探すよりも早いです。

あとは新規メールでCC含め大量の人に送ることが定例になっているならば、

http://www.kotaete-net.net/Default.aspx?pgid=14&qid=40152267827 の回答1のやり方をしています。

id:comcom9

回答ありがとうございます。

CCなどは、大丈夫です。ちゃんと処理が出来ていると思います。

できればメール本文についての効果的かつ効率的な処理方法があれば、お知恵を借りたいです。

よろしくお願い致します。

2008/08/15 12:03:27
id:yusuke69 No.14

yusuke69回答回数4ベストアンサー獲得回数02008/08/15 17:18:29

ポイント12pt

メールの送信について。私は相手の名前、本文以外はすべて定型文として自動的に入力されるようにしています。

例えば以下のようになります。

○○様

お世話になっております。××の×××です。

~本文~

~署名~

×には会社名と名前が入ります。私が書くのは○○の部分と本文の部分だけです。新規メールと返信メールに自動的に入力されます。

また他には、実用的かどうかは分かりませんが、件名だけでのメールの返信などもあります。

もし続けられれば相当の時間の節約ができると思います。以下紹介記事。

http://www.lifehacker.jp/2008/07/eom.html

id:comcom9

回答ありがとうございます。

URL先も参考にさせていただきます。

2008/08/15 23:14:36
id:huchiyama1976 No.15

huchiyama1976回答回数1ベストアンサー獲得回数02008/08/15 20:24:39

ポイント12pt

メールは自由度の高さが裏目に出ることがあると思います.

なので,可能な範囲内で,完全にフォーマットを決めるのはいかがでしょうか?

他人も出てくるので,好き勝手には出来ないかもしれませんが..

#メールの処理が遅くなる原因のひとつに,書いてあることが分かりにくい.

#すっと,理解できないなどがあると思います.

例えば,Todo:2008/08/12,12:00と書いてあったら,まあ,少なくとも先延ばしにするにしても

気をつけますよね.検索のときも便利かもしれないし.

また,目的,要求,課題,詳細などの項目を挙げた上で文章を書いてもらうとか...

そもそもメールで書きたいことは何なのかをはっきりさせるのも重要だと思います.

#読むほうにも心構えができますしね.

id:comcom9

回答ありがとうございます。

やはり、定型文、又は、入力フォーマットを、何パターンか作っておくと良いのかもしれませんね。

2008/08/15 23:15:40
id:blushmaple No.16

こんが回答回数4ベストアンサー獲得回数02008/08/16 00:38:57

ポイント12pt

私も辞書登録がイチオシですね。

あとは質問には「以下、インラインでお答えします」として、

相手のメールの引用を利用して、自分が改めて記述しなければならない

文章量を減らしています。

id:comcom9

ありがとうございます。

2008/08/16 01:28:31
id:blushmaple No.17

こんが回答回数4ベストアンサー獲得回数02008/08/16 00:40:15

ポイント12pt

私も辞書登録がイチオシですね。

あとは質問には「以下、インラインでお答えします」として、

相手のメールの引用を利用して、自分が改めて記述しなければならない

文章量を減らしています。

id:comcom9

ありがとうございます。

2008/08/16 01:28:35
id:garyo No.18

garyo回答回数1782ベストアンサー獲得回数962008/08/16 14:15:16

ポイント12pt

毎日定型でその日の残業時間を申請するメールを出さないといけなかったので

Excelに残業時間と日付を書いてボタンを押すとメールを自動生成して送信するマクロを書いて愛用しています。

BASP21

http://www.site-cooler.com/kwl/asp/19.htm

を使うと簡単にできます。


定型で一部だけ変更して送信するメールがある場合に便利です。

メール受信・メール送信が自動でできるので、使いようによってはメールロボやMLのコマンドみたいなのも出来るかも知れませんね。

例 件名に特定のキーワードを入れ、本文に○○:×× の定型文を入れてもらうと、自動処理してデータベースに保存したり、何か処理を行うとか。

id:comcom9

マクロを使って、自動生成ですか。すごいですね!

URL先も見てみます。ありがとうございます!

2008/08/16 18:16:23
id:niwatoriblog No.19

niwatoriblog回答回数22ベストアンサー獲得回数02008/08/16 20:33:36

ポイント12pt

質問の趣旨を自分なりにまとめてみました。間違っていたらすいません。


1日、10通~30通くらいは、メールを書いて、送信し、1日、150通~200通くらいは、メールを受信する。メールを受信する際はフィスタに掛けてフォルダを分けたり等、情報の整理は出来ている。しかし、メールを書いて送信する時の事務処理の速度を改善がしたい。その改善により、時間が効果的かつ効率的に短縮できれば、他の仕事に集中できると思うからです。メールをよく送る仕事の方で、仕事を効果的かつ効率的に行うために、特に気を付けていることを教えてほしい。


1.メールを見る時間

 朝と夕方のみ、受信、返信を行う。


2.効率的にメールを処理するための工夫

 一日のうちでメールを読んで返事を書く時間を、朝と夕に決める。また、それ以外の時間はメールを見ないし書かないというルールを仕事関係に周知する。最初のうちはメールを送ったのに何ですぐにメールに返事してこないの?というような反応が返ってくるが、その都度趣旨を説明している。メールを読んでもらえる時間が周知されるとその時間までは催促しても無駄なのでその時間までは誰も何も言ってこなくなる。


3.テンプレートを活用

 メールの送信について。相手の名前、本文以外はすべて定型文として自動的に入力されるようにする。可能な範囲内で,完全にフォーマットを決める。


○○ 様


お世話になっております。××の×××です。


~本文~


~署名~


○○:相手先会社の担当者名

××:自分の会社名

×××:自分の氏名


4.辞書登録を活用

例文

「よ」⇒「よろしくお願いします。」

「い」⇒「いつもお世話になっております。」


5.署名を活用

Outlookの例

ツール(T)→オプション(O)から「メール形式」のタブで作成可能。ここに定例文を登録しておき、メール作成時に挿入。


6.メール設定で相手の書いた文章が引用されるようにしておく。

あとは、最初の10行くらいを改行し、テンプレートどおりにメールを書き、要件をカットアンドペーストで挿入。

ただし引用文の消し忘れに注意してください。


こんなところだと思います。いままでの方の工夫も参考にさせてまとめてみました。最後は私のオリジナルです。ではでは。

id:comcom9

まとめてくださって、ありがとうございます。

2008/08/16 22:59:16
id:suikan No.20

酔漢回答回数20ベストアンサー獲得回数02008/08/16 22:29:24

ポイント12pt

「効果的かつ効率的」と連呼されていますが、そもそもメールを書くときの何が非効率なのかはっきり書いていらっしゃらないので、回答が効果的でもなく、おまけに効率的でもなくなります。

まずは、ご自身のメール業務を分析するのが第一じゃないですか?

送っているメールが

  • 同じ内容なのか
  • よく似た内容なのか
  • おなじ人たちにいつもメールを書いているのか
  • 内容のどの部分に時間をかけているのか

本当に大量のメールに忙殺されているのなら、TQCでよくやるアプローチでご自身の業務を分析されると効果的です。客観的な見方ができるだけでも違います。業務の分析もせずにテクニックばかり聞いてまわっても改善など知れています。

TQCに関しては多くの入門書がありますので、そちらを参考にしてください。

id:comcom9

確かにそうですね。

ご指摘ありがとうございます。

2008/08/16 22:59:48
id:YAK No.21

YAK回答回数2ベストアンサー獲得回数02008/08/17 01:31:53

ポイント12pt

メールを書く人を雇う。

こんなアプローチもありということで。

id:comcom9

回答ありがとうございます。

しかしながら、そういうアプローチは今回は無しですね。

2008/08/17 02:03:52
id:hsada No.22

hsada回答回数48ベストアンサー獲得回数12008/08/17 12:40:45

ポイント12pt

http://www.hr-kaizen.com/2006/09/post_3.html

>改善とは「ムダ取り」・「やめる・へらす・カエル」

だそうです。

1.まず「やめる」ことはできないか?

2.「へらす」ことはできないか?

3.「カエル」ことはできないか?

例えば

予定あわせなどで「ちょー助」http://chosuke.rumix.jp/を使ってみたとします。

これまで人数分×数回着ていたメールが激減するはずです。

これを使ってアンケートをとっている人もいましたね。


また、あることを複数の人数でやっている場合は、n人が状況の連絡を1往復行うだけでn(n-1)/2*2通のメールが発生します。

Wikiなどで情報共有すればn人対wikiになり、状況の変更報告はwikiに対して行われるのでメールが不要になります。最新情報はwikiを見るだけでよくなります。


また、毎日周知情報が送られてくる場合も、wikiなどに「掲示板」として書いておけば

メールを使わずに良くなります。また他の人もそこに書くようになれば、受け取るメールも減ります。その上、どこにあるか探さなくて良くなります。


例えば、タスクの進捗状態の確認がいる場合

ZohoプロジェクトやBacklogを使えばプロジェクトのタスクの期日が近づくと、催促メールが送られます。


また、trac,redMineのようなイッシュー(問題)管理システムを使えば、どのような問題(イッシュー)が発生し、担当が誰になり、状況がどうなったというののコントロールが不要になります。

あるいは簡単な定型作業ならWEBアプリを作って、各自に入力してもらう(アンケート、申請系など)のはどうでしょう。

あるいはメーリングリストの活用など。

どのようなお仕事をされているのかわからないので何ともアドバイスしにくいですが

メールは簡単なので多用され過ぎている気がします。他のツールを使えばもっと楽になるのにと思うことは良くあります。

id:comcom9

なるほどですね。

確かに、内部の人や、外部の人とでも継続的な案件の場合は、wikiなどを使えば、便利になり、時間の効率化にも繋がりそうですね。

数々のサイトもご紹介いただきまして、本当に参考になりました!ありがとうございます。

2008/08/17 16:30:52
id:yukkie2071 No.23

non-bee回答回数12ベストアンサー獲得回数12008/08/18 12:49:17

ポイント10pt

 当方メール50通/日くらい捌きます。

 方法論(時間決めたり、辞書とか)については さまざまな方が回答なさっているので、違う観点で。

「送信先がどのくらい略式文面でいいのか?」

を判断しています。

 お客様でも担当者ごとに違ってきますので、やはり送受信を数回やりとりしたあとになってきますが。

id:fatpapa No.24

fatpapa回答回数29ベストアンサー獲得回数12008/08/18 13:00:25

ポイント10pt

テンプレや辞書登録もありでしょうが、メールスタイルをできるだけ簡潔にするという方法もあろうと思います。

 

◆儀礼的なものを極力省き、箇条書きにする

 

 挨拶とかの儀礼をテンプレ化するのも一つの手ですが、「・・・だと思います」「・・・ではないでしょうか」

 「・・・は難しいかもしれません」といった文章も極力簡潔に「と想定」「では?」「は厳しい」と略す。

 ただ、文体を急に変えると相手の受け取り方も心配なので、署名に「メール簡素化実験中」みたいに宣言して

 おくべきとも思いますが。

 

◆返信は引用を最大限利用して、相手の文章に対する繰り返しを省く

 

例)XXXはいつ頃までに納品可能でしょうか、納品方法もご希望があればお知らせ下さい、というメールの場合、

  「XXXの納品は8/20を予定してます。納品方法は宅急便にしようと考えております」と書くのでなく

 

   >XXXはいつ頃までに納品可能でしょうか

   8/20納品予定

   >納品方法もご希望があればお知らせ下さい

   宅急便を想定

 

にするだけでも結構簡潔になり、時間を短縮できるのではないでしょうか。

取引先へのメールだとさすがに乱暴でしょうが、社内や社外でも下請けやプロジェクト内なら可能かと思います。

取引先でも

 

   >XXXはいつ頃までに納品可能でしょうか

   8/20の納品予定です

 

   >納品方法もご希望があればお知らせ下さい

   宅急便を想定しています

 

程度にすれば問題ないかと思います。

  • id:gday
    !!注意!!

    gdav 2008-08-15 00:50:58
    ↑このidは要注意です。
    私(gday)と良く似たidですが別人です。(最後の文字が y か v の違い)
    回答をオープンされる場合は上記に留意下さい。

    http://q.hatena.ne.jp/1218178552#a848594
    7 回答者:gdav 2008-08-13 02:09:34
    ↑この回答では 私(gday) の回答をそのまま引き写して回答しています。
    悪意を持ったユーザーですのでみなさん注意して下さい。
  • id:garyo
    http://www.hi-ho.ne.jp/babaq/basp21.html
    上記からBASP21をダウンロードして解凍し、使うプログラムやEXCELと同じフォルダに入れます

    VB6の例ですが、EXCELでも同じような感じのはずです。

    Private Sub Command1_Click()

    Set bobj = CreateObject("basp21")

    svname = "xxx.xxx.xxx.xxx:25:60" ' ドメイン名 + SMTP サーバマシン名
    ' + PORT + TIMEOUT
    mailto = "xx@xxx.xx.jp" ' 宛先
    mailfrom = "xx@xx.xx.jp" '差出し人
    subj = "送信テスト" ' 件名
    body = "こんにちは" & vbCrLf & "さようなら" ' 本文 改行は、vbCrLfで
    ' 添付ファイル
    ' Files = "c:\temp\file1.txt" & vbTab & "c:\temp\b21xx.tmp|file2.txt"
    Files = ""
    rc = bobj.SendMail(svname, mailto, mailfrom, subj, body, Files)
    If rc <> "" Then ' エラーチェック
    MsgBox ("エラー" & rc)
    Else
    MsgBox ("送信しました")
    End If
    End Sub

  • id:taka0024jp
    基本的な事だけど、メーリングリストを活用すべきと思う。
    この人が情報のハブになってるかなぁと、
    あとは決定権を自分以外の誰かに移譲したりするべきかと、
    確かにあなたは頼れる人なんだろうけど、任せて大丈夫な人も居る、居なければ育てれば良いだけでは?

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