メール管理で困っています。


<前提!>
・会社の代表メールアドレス”info@~~”に顧客からメールが届く。
・ある部署が対応することになっている。

<現状!>
・microsoft outlookを使用中。
・全員アカウント設定をしているので、受信するのは全員。対応するのは臨機応変。(基本的に下っ端)
・対応モレを防ぐため、メール送信用のPCを一台用意してそこから対応する。(開封済み=対応済みという一覧性を重視した)

≪問題点!≫
・物理的移動が面倒
・連続で対応しなければならない際の処理待ち時間が発生

<備考!>
・gmailなどへの転送はシステム管理者が強く拒絶


未対応が生じてしまう可能性さえ防げれば、解決しそうな問題だと思います。
何かいい方法はないでしょうか?

回答の条件
  • 1人2回まで
  • 登録:2008/11/18 12:34:33
  • 終了:2008/11/25 12:35:03

回答(7件)

id:snitch No.1

snitch回答回数516ベストアンサー獲得回数92008/11/18 12:46:49

ポイント18pt

サイボウズメールワイズのようなCRMソフトウェアを導入してみてはどうでしょうか

http://kantan.cybozu.co.jp/mailwise/

http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/0806/11/news035.htm...

id:petem

ありがとうございます。

なるほど。大手さんはやはりこういうので対応しているのですね。

この機能のほんの一部だけ

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これだけでいいんです。

2008/11/18 12:58:08
id:a4w No.2

andrew回答回数25ベストアンサー獲得回数22008/11/18 12:55:32

ポイント17pt

> gmailなどへの転送はシステム管理者が強く拒絶

ということですから、システム管理者に依頼してメールサーバでIMAP4を動かしてもらってはどうでしょうか。

そうすれば、Gmailに転送しなくとも、社内でIMAP4を使って複数クライアントから同一アカウントのメールを確認できます。

id:petem

これらの問題点を解決するには、1つの考え方しかない。メーラに完全にメールを取り込むのではなく、サーバにメールを保管し続けメーラからサーバのメールボックス全体を管理可能にする方法だ。つまり、これがIMAP4の基本的な出発点である。


IMAP4でググって

http://www.asj.ne.jp/amiami/dekiru/081020/index.html

を見てみました。

システム管理者にお願いしてみます。

ありがとうございます。

引き続き、募集中です。

lifehack的な解決方法も募集中。

2008/11/18 13:05:07
id:infograve No.3

Infograve回答回数47ベストアンサー獲得回数22008/11/18 13:04:13

ポイント17pt

1通辺りの容量や日に何通来るのかにもよりますが、


http://www.courier-mta.org/imap/

IMAPサーバーを立ててアカウントを共有してはいかがでしょうか?


対応中フォルダと対応済みフォルダを用意して、順にメールを移動すれば良いと思います。

id:petem

IMAPはやはりシステム管理者を通す必要がありますか?

2008/11/18 13:12:42
id:a4w No.4

andrew回答回数25ベストアンサー獲得回数22008/11/18 15:40:46

ポイント17pt

IMAPサーバを立てるのは(基本的に)メールサーバになりますから、その管理者にお願いすることになろうかと思います。

社内に、IMAPサーバを立てて、そこに転送するのが問題ない(gmailは社外だから転送不可)のであれば利用部署でサーバを上げることは可能かもしれませんが、会社組織であれば利用部署でなくシステム管理部門でIMAPへの対応をしてもらう方がいいかと思います。

IMAP上げるのはいやだ、でも外部のIMAP(gmail)への転送もだめだ、部署でサーバを上げるのも認めんという管理者ならちょっと困りますが。

id:goodvn No.5

goodvn回答回数228ベストアンサー獲得回数182008/11/18 18:29:56

ポイント17pt

お客さんに似たような事を相談されて,よく使ってる方法なのですが,数人の小規模な組織の場合,返信内容も全て共有してしまう,という手があります.

まずは,返信用のアドレス,または ML を作ります.(send と呼びます)

info@ 宛てのメイルを返信する際,必ず BCC に,send を入れます.Outlook Express の場合はできないと思いますが,例えば,秀丸メールといったソフトでは,ある特定のアドレス宛てのメイルを返信する場合に,BCC に自動で send を入れる,といった処理が可能です.

この,send 宛てのメイルも全員で共有すれば,誰かが返信をすると,send が送られてきて,返信対応した事がわかります.

1日の終わりなどに,担当者が,その日に info宛てに来たメイルと,send で送られたメイルをチェックすれば,対応漏れがわかります.

うちの会社の場合は,ネットワーク屋ということもあって,もう少し高度な事をやってますが,基本的には上記の方法を応用したものです.(相当大規模な,NTT系の会社でも,代表対応は上記の方法だと言ってました)

うちでは上記に加えて,対応する人の間で IRC の特定のチャンネルに入ることを義務付けていて,対応を開始することや,担当者の割り振りなど,IRC を使ってリアルタイムに連絡しています.

id:hrkt0115311 No.6

どんジレ、どんさん回答回数892ベストアンサー獲得回数512008/11/18 18:40:02

ポイント17pt

こんばんは。


他の方の回答で解決済みでしたらすみません。

社内でカスタマイズする必要がありますが、MS-Accessとoutlookを連携させることができます。何らかの事情で、サーバを用意できない場合に、利用できるのではないかと思い回答させていただきました。参考になれば幸いです。

http://accessclub.info/freesoft.html

http://questionbox.jp.msn.com/qa177654.html

id:b-wind No.7

b-wind回答回数3344ベストアンサー獲得回数4402008/11/18 20:20:56

ポイント17pt

メール共有ソフト「問いマネ」はネットショップのメールが共有できるメールソフトです。

このあたりなら手が出るかな?


IMAP はある程度は同期できるけど、そもそも同時に多人数で使うことを想定しているわけではないから

うまくいかないことも多いかな。

メールサーバーの方もスペックが要求されるし。

  • id:mutsuju
    物理的移動がめんどくさいなら
    当該マシン上でVNCなりリモートデスクトップなり動かせばいいんではないかと
    簡単に考えてしまうのですが・・・

    imapだって立ててもらえるかどうかわからないし。
  • id:HASE3
    対応者のPCで返信して,その際にBCCで
    代表メールアドレス”info@~~”
    に送る形ではダメでしょうか?
  • id:saijyoh_739
    現状なら、物理移動の方法はそのまま続ければ良い気がします。
    複数のパソコンで対応すれば同じ問い合わせへ複数の者が返事してしまいかねない様な気がします。
    要するに複数のパソコンで未読と表示されている状態になり得ますので。
    サーバの未読メールをローカルに移動して返事を書くような運用なら移動されてしまったメールは別の担当者が移動しようと思ってもサーバ上にメールデータがなく移動に失敗する事から誰かが対応始めた事がわかる気がします。
    複数対応は仕方なしとする場合には返事のコピーを同じサーバで送信・受信すれば話題扱う(返事をスレッド表示)設定にしておけば対応している事は確認できそうですが。
    元メールは触りたくない場合には作業用はコピーで始めるのが良いと思います。

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