ファイリングで困っています。

紙媒体の資料が多い職場で、最初はドキュメントスキャナで読み込んで整理して
いましたが、1つ1つのpdfファイルに名前を付ける作業が大変で追いつかなく
なってしまいました。
そこで、フラットファイルを用いて、ファイリングするという原始的な方法に
戻そうとしているのですが、何か上手な方法はないでしょうか。
また、ドキュメントスキャンを使ったファイリングでいい方法やソフトがありましたら
紹介願います。よろしくお願いします。

回答の条件
  • 1人3回まで
  • 登録:2008/11/21 11:13:32
  • 終了:2008/11/28 11:15:02

回答(5件)

id:pahoo No.1

pahoo回答回数5960ベストアンサー獲得回数6332008/11/21 11:53:47

ポイント27pt

紙のファイリングは検索が面倒なのと、仕事の書類はセキュリティ上のリスクが付きまとうので、私は、ほとんどの資料をPDF化しています。


ADF付のスキャナで書類を一気に読み込み(解像度300~400dpi)、OCRソフトで透明PDF化(文字テキストをデータとして埋め込む)します。さらに、デスクトップ検索ソフト「サーチクロス」を使って全件検索できるようにしています。


書類によって、下記の2つのOCRソフトを使い分けています。

読んde!!ココ Ver.13

読んde!!ココ Ver.13

  • 出版社/メーカー: エー・アイ・ソフト
  • 発売日: 2007-02-23
  • メディア: CD-ROM

OCRの精度は高いのですが、大量の書類を処理しようとするとメモリ不足を起こします――私の環境だけかもしれませんが。


読取革命Ver.12 製品版

読取革命Ver.12 製品版

  • 出版社/メーカー: パナソニック
  • 発売日: 2008-02-29
  • メディア: CD-ROM

OCR精度は上記ソフトに劣るものの、大量の書類を処理した時にも速度低下はありません。

id:qualcosa No.2

qualcosa回答回数31ベストアンサー獲得回数12008/11/21 14:45:04

ポイント27pt

ひとつの資料の枚数が多い場合はフラットファイルがよいかもしれませんが,数十枚の場合は紙フォルダが便利だと思います。いくつもの資料をまとめてひとつのフラットファイルに綴じると,一覧性に欠けます。

紙フォルダやフラットファイルは下記URLの方のようにファイルボックスに入れた上で,棚に収納すると見た目がきれいですし,検索する際に便利です。

http://poco-a-poco-02.blogspot.com/2008/11/blog-post_16.html

id:amano001 No.3

amano001回答回数26ベストアンサー獲得回数12008/11/22 01:27:51

ポイント26pt

個人的には紙資料が多くともバインダーでファイリングする方がやりやすかったです。普通にクリアクリアポケットに入れるもしくは紙に穴を開けてまとめてバインダーで閉じるだけです。

利点は

探しやすい、自分以外の人も資料を見つけやすい、すぐに他人に見せることができる、コピーしやすい、整理する時間が少ない

欠点は

セキュリティに問題あり、ややコストがかかる、場所をとる

あまりに大量にある場合、1/2縮小コピー+両面にして整理してました。

また整理するときは大まかなカテゴリー(10項目以下)と作成日付順ぐらいにとどめて、極力整理する時間を増やさないようにしてました。

PCに慣れてない人が多い職場だったのでローテクが一番都合が良かったです。

id:kotae2008 No.4

kotae2008回答回数2ベストアンサー獲得回数02008/11/25 13:47:40

ポイント10pt

大量の文書のPDF変換なら、ハイパーギアのPDF変換サーバPscnServが良いと思います。

もし良かったら参考にしてみてください。

http://www.hypergear.com/pdf/pscanserv_plus_product.htm

id:knight_apple No.5

knight_apple回答回数98ベストアンサー獲得回数112008/11/27 02:04:48

ポイント10pt

ペーパーレスの時代ですが、私の職場も紙媒体が多いです

1週間に軽く20万枚はA4紙を使っています。殆どがミスプリですが 笑

総務が印刷コスト削減を訴えていますが全員無視しています。。。。

 

スキャンを使った方法で提案なのですが、

ファイル毎にスキャンして1枚のCD又はDVDにしてしまいます。

PDFファイル1つ1つに名前を付けるのではなく、項目毎に連結させて名前を付けます。

ついでにCD等のケースにファイルに書いてあったのと同じ名前をかけばバッチリですね。

これで元のキャビネはガラガラです。

資料を取りに行くのとCDを取りに行く感覚が似ているので慣れも早いです。

 

慣れたらファイルサーバー上に圧縮して保存しておくと

ペーパーレスの第一歩ですね。

 

スキャン作業は、ひょっとして1人でやっていたりしますか?

スキャン係と保存係(アクロバットにちょっと詳しい人)の2人でやると

大体2トン分の資料の電子化(格好言うと)が3週間程度で完了できます。

CD等は保存用と使う用に2枚作成します。

あと紙ファイルは保存期間までは貸し倉庫等に預けた方がよろしいかと。。。

万が一に備えてですね。

 

紙媒体でのファイルを大量に保管しておくと

事務所の賃料が勿体ないですからね

立地によっては段ボール1箱で月1万という換算になったり、、、

 

ただスキャンするのと違って、紙の量によっては大規模な作業となるので

従業員代表と経営者代表に相談して、そなりな正式決定を頂いた方が良いです。

社内方針として決めないと不満がポンポン出て来るので注意が必要です。

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