小規模の製造小売業を経営しております。社内の書類や使用品を項目ごとに整頓したいのです。

ファイリングの階層作りの参考になる他社の例などを教えて下さい。大企業でも、異業種でも構いません。参考たたき台にして、自社の階層を作り、置き場を決めたいのですが・・宜しくお願い申し上げます。m(_ _)m 

回答の条件
  • 1人2回まで
  • 登録:2009/06/20 21:43:12
  • 終了:2009/06/24 15:18:41

ベストアンサー

id:Massartosh No.2

Massartosh回答回数126ベストアンサー獲得回数22009/06/21 10:05:06

ポイント20pt

ISOの文書体系を参考にしてください。四層が一般的です。

一番上の第一層は基本マニュアルです。システム全体の仕組みを書いた文書です。

第二層は規定類です。文書管理規定、記録管理規定、不良品管理規定などの規定類です。

第三層は手順書や要領書類です。文書にしておく必要のある作業の手順や要領の文書です。

第四層は記録類です。発注書や受注書、検査記録などがこの層です。

原本は、第三層までは文書ごと、各層ごと、第四層は種類ごと、部署ごとのファイルにし、

使用部署には第三層までのうち必要な文書のコピーを1冊にまとめて配布します。

使用品は在庫をできるだけ少なくし、その日使う分を前の日入荷する仕組みのカンバン方式を作り、

それを使用する部署単位、製品単位で整理する方法が、使用時に都合がよくスペースもとりません。

ISOのマネジメントシステムを構築することをお勧めします。

id:tarou0258

実例をありがとうございました。m(_ _)m

isoに関しては知識がありませんので、正直言うと理解出来ません。

isoに関してもう少し分かりやすく説明しているサイトなどあれば教えて下さいませんか?

方向性が見えて来ました。ありがとうございました。

2009/06/21 12:25:00

その他の回答(4件)

id:hijk05 No.1

hijk05回答回数1307ベストアンサー獲得回数232009/06/20 23:14:53

ポイント20pt

好きなところにおけばよいです。

逆においた場所を管理するのです。

id:tarou0258

ありがとうございました。m(_ _)m

なるほど、そういう考えもありますね。深く考えずやってみるという事も大切なんでしょう。

2009/06/21 12:05:38
id:Massartosh No.2

Massartosh回答回数126ベストアンサー獲得回数22009/06/21 10:05:06ここでベストアンサー

ポイント20pt

ISOの文書体系を参考にしてください。四層が一般的です。

一番上の第一層は基本マニュアルです。システム全体の仕組みを書いた文書です。

第二層は規定類です。文書管理規定、記録管理規定、不良品管理規定などの規定類です。

第三層は手順書や要領書類です。文書にしておく必要のある作業の手順や要領の文書です。

第四層は記録類です。発注書や受注書、検査記録などがこの層です。

原本は、第三層までは文書ごと、各層ごと、第四層は種類ごと、部署ごとのファイルにし、

使用部署には第三層までのうち必要な文書のコピーを1冊にまとめて配布します。

使用品は在庫をできるだけ少なくし、その日使う分を前の日入荷する仕組みのカンバン方式を作り、

それを使用する部署単位、製品単位で整理する方法が、使用時に都合がよくスペースもとりません。

ISOのマネジメントシステムを構築することをお勧めします。

id:tarou0258

実例をありがとうございました。m(_ _)m

isoに関しては知識がありませんので、正直言うと理解出来ません。

isoに関してもう少し分かりやすく説明しているサイトなどあれば教えて下さいませんか?

方向性が見えて来ました。ありがとうございました。

2009/06/21 12:25:00
id:QuestR2 No.3

QuestR2回答回数435ベストアンサー獲得回数132009/06/21 17:48:38

ポイント20pt

http://www.geocities.jp/kjm_iso_qmslab/kaisyak092003.html

業務プロセスにあわせて分類する。

id:tarou0258

ありがとうございました。m(_ _)m

おかげで、Massartoshさんの仰ってる事も、少し理解出来ました。ただ非常に難しい文章ですね?

小企業向けにisoをかみ砕いて、基準やマニュアルを作りたいですが、何か良いアドバイスはないでようか?宜しくお願い申し上げます。m(_ _)m 

2009/06/21 20:15:21
id:Massartosh No.4

Massartosh回答回数126ベストアンサー獲得回数22009/06/21 21:53:35

ポイント20pt

http://www.janis.or.jp/users/chicoi/

コンサルを受けることをお勧めします。

難しい言葉も分りやすく説明します。

2日ほどのコンサルで、基本のことが理解できます。

id:tarou0258

ありがとうございました。m(_ _)m

isoを取得したい訳ではなく、文書管理だけなので、予算的に厳しいのが正直な所です。

分かりやすくかみ砕いて下さる方がおられれば助かるのですが、、

2009/06/22 18:57:44
id:nekomanbo56 No.5

nekomanbo56回答回数1138ベストアンサー獲得回数342009/06/22 01:42:25

ポイント20pt

6項目に分けてますね。

プラント設計の会社のようですが。

http://www010.upp.so-net.ne.jp/hirayamayakuji/siryou2.htm#siryou...

IT系が一部載ってます。

http://www.info-brdg.co.jp/savvy/magazine/SDMS-08.pdf#search='文書管理 方法'

http://www.info-brdg.co.jp/savvy/magazine/SDMS-10.pdf#search='文書管理 方法'

id:tarou0258

ありがとうございました。m(_ _)m

内容がしっかりと掲載されていますが、ぼんやりとしか理解出来ません。

社員も理解出来ないと思うので、、申し訳ありません。この様な程度の会社での例はないでしょうか?

宜しくお願い申し上げます。

2009/06/22 19:01:36
  • id:Massartosh
    求めていることはコンサルです。
    文書作りだけで、噛み砕いて説明しながら一緒に作って行って、
    ISOの認証取得ではなくても、2日は必要です。
    他社のを見て作っても、自分のものにはなりません。

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