メールの文章で、君には残念なところがあると指摘されてます。


私の感覚がおかしいのか判断していただき、
おかしい場合は、修正方法について参考になる方法を
提示してもらえると助かります。

さて、やりとりを例にすると、、、

私「指摘事項を整理したファイルを添付して送ります。
  対応のほど、よろしくお願いします。」

相手(社内で他部署役職上の人)「○○について、回答事項をお送りします。」

というやりとりで、
上司のコメントが次のようにありました。

『添付して送りますはないだろう。役職が上で他部署なんだから
もう少し丁寧にできないか?』
『ま、相手も『お』送りしますとへりくだりすぎなところもあるけど』

という感じです。

自分のメール文章は、デスマス調であるし、
相手は、社内の人で何度も(10回以上)やり取りしているから
この表現で問題ないと思っています。

第三者のコメントと、おかしい場合の対策方法を指摘して頂きたいです。
よろしくお願いします。

回答の条件
  • 1人2回まで
  • 登録:2009/07/06 23:30:48
  • 終了:2009/07/10 01:05:12

ベストアンサー

id:kumonoyouni No.19

kumonoyouni回答回数612ベストアンサー獲得回数1312009/07/09 20:29:41

ポイント18pt

コメントから状況理解することができました。

丁寧な回答、ありがとうございました。

以下、私からのアドバイスです。


上司がいうには

身内で送り合う分には、スピード重視&私の人柄はよくわかっているから問題なし!

ただし、部外に送るときには気をつけること!とコメントしていました。

この点、ご尤もなアドバイスだと思います。


従いまして、他の方のアドバイスと重複する部分もありますが、

・「添付して送ります」の「送ります」は不要。

・「対応のほど」には「ご対応のほど」にする

・「お願いします」は「お願いいたします」にする

は最低直した方がよいです。


文例1)シンプルな例

 指摘事項を整理したファイルを添付しておりますので、
 ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

文例2)相手が忙しい状況が分かっている場合、ちょっとした気遣いが嬉しいものです。

 指摘事項を整理したファイルを添付しておりますので、
 ご多忙とは存じますが、ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

※いずれも、「ので、」を「。」で終わらせ、2文に分けるのも「あり」だと思います。

※「ご多忙とは存じますが」は、その他の書き方としては以下のように使うことがあります。

 「ご多忙な折とは存じますが」

 「ご多忙中とは存じますが」

 「ご多忙なところ、(誠に)申し訳ございませんが」

 「ご多忙なところ、大変(又は誠に)恐縮ですが」

 「ご多忙なところ、大変(又は誠に)恐縮に存じますが」

「多忙」は「多用」に置き換えてもOKです。

使いやすいものを選択してください。


ちなみに「多忙」と「多用」は以下の意味があります。

多忙~[名・形動]非常に忙しいこと。また、そのさま。「―を極める」「―な(の)身」

 http://dic.yahoo.co.jp/dsearch?p=%E5%A4%9A%E5%BF%99&enc=UTF-8&st...

多用~1 用事の多いこと。忙しいこと。「御―中すみませんが」

 http://dic.yahoo.co.jp/dsearch?enc=UTF-8&p=%E5%A4%9A%E7%94%A8&st...


最後に、毎回よく使う文例はメーラーの署名を複数登録しておくとか、

Vector:クリップNOTE (Windows95/98/Me / ユーティリティ) - ソフトの詳細のようなフリーソフトを使うと便利です。



ご参考になれば幸いです。

その他の回答(19件)

id:taisin0212 No.1

タイシン@我孫子回答回数165ベストアンサー獲得回数142009/07/07 00:02:43

ポイント14pt

koruto様の上司の方が仰る内容もわかります。

私なら、こういった文面になると思います。

「指摘事項を整理したファイルを添付して送ります。

  対応のほど、よろしくお願いします。」

を、

指摘事項を整理したファイルを添付いたします

対応のほど、よろしくお願いいたします。(相手の役職によっては、[お願い申し上げます]とするかもしれません)

  • お互いがメールの送受信ですから[送ります]をつかう必要はありませんし、尊敬語を使う必要性を一つけずりました。
  • 場合によっては、先方の対応を必要とするので[ご対応]とした方が望ましいと思います。
  • [お願いします]については、私も決めかねました。すみません。[いたします]を文中で2つ続けてつかうよりは[お願いします]が簡潔にうつるかもしれません。


ただ、

相手は、社内の人で何度も(10回以上)やり取りしているから

この表現で問題ないと思っています。

も、間違っていないと思います。


ただ、お勤めである以上、他社の方とメールのやり取りをされる機会もありえますし、

社内の方(役職上位の方)とは、もっと多い機会をお持ちになられると思います。

場合によっては、クレーム処理・お詫び状などもお書きになることがあるかもしれません。

こういった文章のハウツー本は数多く出版されていますが、折角はてなでこの質問をたてられたのですから、

色々な(生々しい)文章パターンを、ご覧になることをおすすめいたします。

id:koruto

回答ありがとうございます。

メールの内容で、送受信という行為がはいっているため

重複する【送付します】という文言を消すこと。と

対応をお願いする文章を、より丁寧にすること、

ということですね。大変参考になりました。

ありがとうございます。

2009/07/08 01:35:55
id:rsc96074 No.2

rsc回答回数4380ベストアンサー獲得回数3982009/07/07 00:24:26

ポイント14pt

Aさん:「指摘事項を整理したファイルを添付して送ります。対応のほど、よろしくお願いします。」

Bさん:「○○について、回答事項をお送りします。」

 これだけ読むと、何かAさんの方が上司のような感じがします。日本は儒教の影響で上下関係に敏感な人つまり、敬語の使い方に敏感な人が多いから、そういう人たちから見たら、残念なとこなのかも知れません。(^_^;

id:koruto

回答ありがとうございます。

おそらく、似たような印象を上司も受けたので

指摘したのでしょう。

上司がいうには

身内で送り合う分には、スピード重視&私の人柄はよくわかっているから問題なし!

ただし、部外に送るときには気をつけること!とコメントしていました。

まさに敬語の使い方に敏感な人を意識してたのだと思います。

正直、未知の領域です・・・。

敬語の使い方(ビジネスシーン)などを学んでみます。

 #筋違いでしたらコメントください。

2009/07/08 01:41:44
id:winbd No.3

winbd回答回数1050ベストアンサー獲得回数432009/07/07 07:27:57

ポイント14pt

やはり「お送りします」が正しいと思います。

あと「よろしくお願い致します」のほうがいいですね。


個人と個人で話すような場合はですます調で十分ですが、メールなど文書を送る場合は上位の敬語を使うのが基本だと思います。

id:koruto

回答ありがとうございます。


言葉遣いは丸暗記して

身に着くまで繰り返そうと思います。

2009/07/08 01:43:04
id:rafile No.4

rafile回答回数662ベストアンサー獲得回数242009/07/07 00:03:38

ポイント14pt

感覚だけでものをいいますが。

「添付して送る」のは冗長。「添付する」で送ることはわかるし。「送ります」でも添付することは当然。「添付します」か「送ります」でいい。

送ります。とかお願いします。というのは、直接的。事務的で丁寧のかけらがない。

丁寧にするなら、

 「送らせていただきます」(相手から依頼があった場合)

 「お送りいたします」(こちらから送る場合)

 「お願いできないでしょうか」

 「対応いただけると幸いです」

自分のメール文章は、デスマス調であるし、

相手は、社内の人で何度も(10回以上)やり取りしているから

この表現で問題ないと思っています。

多分、気にするひとは、「問題ない」とおもっていること事態が問題だと思うでしょう。

よその部署の人が、失礼を感じたからといって、korutoさんに文句を言うことはまれ

だと思います。失礼を感じた人が、korutoさんにたいして意味のない悪感情を持ったり

依頼された対応がおざなりになったりする可能性というのもひとつ考えてはどうでしょうか。

考えたうえで、意味が通じてシンプルでわかりやすいのを選ぶというのもひとつの考え方

あるいは生き方かもしれません。

id:koruto

回答ありがとうございます。

まさに【気にする人】に対応するための文章術を学ぶために

質問をいたしました。

  #本音としては、

  #シンプルでわかりやすいほうが、

  #価値があると思っています。

次の2点を直すようにします。

 ・意味が重複する文章はやめる。

 ・丁寧な依頼文章や結びを用いるようにする。

どうもありがとうございました。

2009/07/08 01:51:04
id:australiagc No.5

australiagc回答回数467ベストアンサー獲得回数902009/07/07 09:43:39

ポイント20pt

え、社内ですよね???これで全然間違ってないと思いますが・・・。

少なくとも、このくらいで気分を害される人はあまりいないかと。

極端な話、外部なら会社の看板背負って話す以上はそういう細かいところも念の為に気をつけておいて損はないと思いますが、内部で一々それをするのは非効率的で無駄だと感じます。

後はkorutoさんが所属している部署にもよるのではないでしょうか。

営業や広報など文章や言葉遣いと関わりの深い部署であれば、普段から高い意識を持てという意見は分かります(「残念」という表現を使うほど大げさなことかは分かりませんが)。

逆に開発などの裏方仕事で文章などを気にしすぎると、返って要点がまとまっておらず読みにくい資料(分かりにくい会話)ができてしまうのでNGだと個人的には思います。

結論として、以下のいずれかではないでしょうか;

(a) 上司の方は敬語などに気を遣うタイプで、また言葉遣いや文章に対して敏感な事を誇りに思っており、それができるのが優秀な社会人だとも信じている

(b) 上司の方はkorutoさんの事を非常に気にかけており、意識を高めさせるために細かいミスでも指摘するようにしている

(c) 上司の方はkorutoさんの事が非常に気に喰わず、嫌がらせでどうでもいいミスも指摘するようにしている

(d) そもそもkorutoさんは会社全体、もしくは同期の方々の中で抜きん出て日ごろからの言葉遣いが粗雑で、たまたま今回の事で指摘をした

とりあえず質問のケースに関しては、個人的にはおかしいとは思いませんね。

id:koruto

回答ありがとうございます。

上司との日頃の付き合いを考えると

(a)(b)の両方、および

送付先の相手が敬語を気にするタイプなので

些細なことで、私の印象を悪くさせたくないという思いが上司にあるようです。

 #きちんと仕事をしているにもかかわらず

 #些細なことで印象を悪くする(または悪くする可能性を生み出している)

 #ことこそが【残念】なんだそうです。

開発のような、密度が濃い決まった間柄でのやりとりと

そうでない関係(今回だと間接部門)では、気をつける点が

異なるということですよね。

場合分けも書いていただいたことで

整理するのに大変助かりました。

ありがとうございます。

2009/07/08 02:02:32
id:meizhizi87 No.6

meizhizi87回答回数781ベストアンサー獲得回数142009/07/08 20:56:01

添付して送りますやよろしくお願いしますよりも、私は、「対応のほど」、というのが引っかかります。

確かに対応してくれということですが、対応って意味が広すぎると思います。

もっと具体的にこうして!って書いた方が相手にも伝わるし、分かりやすい。

ご意見・修正等があればお知らせ願います、くらいのほうがいいと思います。

id:koruto

【具体的にこうして!】という内容は

添付ファイルに記載しています。

具体例は、このページの下部にある【この質問・回答へのコメント】に

書きましたので、ご確認ください。

2009/07/08 23:52:57
id:Koonies No.7

Koonies回答回数125ベストアンサー獲得回数82009/07/07 00:04:53

ポイント14pt

私はそんな「残念」って言われるほどおかしくないと思います。

あまり気になさらないほうがいいですよ。


あえて直すとしたら

「添付して送ります。」→「添付します。」

とするぐらいです。

id:misoffy No.8

misoffy回答回数5ベストアンサー獲得回数02009/07/07 00:01:15

ポイント7pt

×指摘事項

○ご指摘事項

×対応のほど、よろしくお願いします

○よろしくご査収ください

id:koruto

私の文章があまり良くなかったみたいですね。

ここでの指摘事項は、私が挙げていますので

前者に【ご】をつけるのはおかしいと思います。

後者に関しては、参考になりました。

よく、【ご査収下さい】という文言は使ってました。

2009/07/09 00:03:02
id:dyo No.9

dyo回答回数9ベストアンサー獲得回数12009/07/07 03:49:25

ポイント13pt

尊敬語・丁寧語・謙譲語にあたる表現がすべて入っていないので、引っかかる人もいると思います。

上司さまのおっしゃるとおり、謙譲語は相手との関係や使用頻度によってはへりくだりすぎる印象がありますが、

ビジネスメールであれば、尊敬語や丁寧語は友達でもない限り使うべきです。

特に相手のアクションにかかる動詞やサ変名詞の「お」や「ご」といった接頭語が抜けると、敬意が足りない印象を与えるかと。

おなじですます調でも、「座ってください」「お座りください」ではずいぶん印象が変わりますよね?

「ご指摘いただいた点を整理したファイルを添付いたしました。ご確認のほどよろしくお願いいたします。」

このくらいなら丁寧すぎず嫌味もないんじゃないでしょうか。

id:drill256 No.10

かえる回答回数175ベストアンサー獲得回数72009/07/07 07:10:25

ポイント13pt

>指摘事項を整理したファイルを添付して送ります。

この部分は事実を簡潔に伝えています。

>対応のほど、よろしくお願いします。

ここで相手を敬った表現をしています。


丁寧すぎる文章は本質がぼやけます。

表記の文章はとてもよいと思います。


もしなおすとしたら、

ご指摘いただきました箇所を整理いたしました。

修正ファイルを添付して送ります。

対応のほど、よろしくお願いします。

のように、指摘してもらったことに感謝するのはありかと思います。

id:standard_one No.11

standard_one回答回数252ベストアンサー獲得回数232009/07/07 09:28:54

ポイント13pt

指摘しなきゃいけないほどおかしいとは思いませんが、あえて代替案を出すなら「送付させていただきます」か「添付いたしますのでご確認下さい」ですかね。

id:nakiboku No.12

なきぼく回答回数68ベストアンサー獲得回数82009/07/07 09:48:14

ポイント18pt

フリーランスで、各社にメールで仕事を納める事が多いのですが、

メールで何度もやり取りしたりしても、いい仕事をしても、

顔を見る頻度が少ないと、機械的な作業のイメージになって行くような。。。

丁寧な「ですます調」で頻繁にメールしても、

特に仕事上では時間がたつほど、遠いどうでもいい存在にされがちです。

(同じ部署の社員たちに比べて、外の人だから特に。)

 

今回指摘されたことに関する感覚がおかしいかどうかは、

はっきり「おかしい!」とは断言できません。

メールでの仕事はついついそういうイメージになりがちなところもあるから。

でも、他部署であまり話す機会のない人相手のメールなら

なるべく丁寧だけでなく、親身に見えるよう書くにこしたことないです。

 

今回その程度で、丁寧にしてほしいと言われるとなると、

 よほどの快挙を上げない限り長いスパンの評価で損したり、

 自分が正しくても相手がのってこなかったり、ミスったり、

 自分がダメな時親身に対応してもらえなかったりで、

 仕事終わっても充実感イマイチでモチベーション下がったり、

…結局はまわりまわって自分の仕事や会社のクオリティを下げ、

 苦労する結果になるケースも多かったので・・・

メール以外でも、できれば、なんらかの形でなるべく顔を合わせて、

平均よりムダにちょっと濃い人間関係にしておくと

いいんじゃないかなあと思います。

それが、たぶん本当の丁寧になるのかもしれないです。

 

なるべく、メールで仕事をやりとりする相手と、

チャンスをみて顔を合わせるようにしています。

とても面倒だけど、正しいとか間違いとかよりも、

長い目で見ると自分を救うことになる気がします。

 

今回この程度で指摘してくれるなんて、上司さんは親切かもです。

出入り業者や一匹狼だと、適当に甘やかされる事もあるので、

そこまで指摘してもらえません。大きな代償を払いました。

id:tama-jp No.13

たまたん回答回数36ベストアンサー獲得回数112009/07/07 12:04:05

ポイント18pt

他部署の場合、役職が上や下は関係なく丁寧に受け答えする方がいいとは思います。

親しき仲にも礼儀ありというものです。

ちなみに、他部署は、他部署ですので上下関係は関係ありません。

ですから相手側の「お送りいたします」は、正しいと思います。

っというのは一般的な話ですが、

個人的には、あなたの考え方は社内であれば問題はないと思います。

ただし、問題点としては、BCCやBCを入れているとなると、

他人がそれをみているということになりますので、

上下関係や他部署を考慮に入れて書かれるのが、

ベストだと私は考えます。

ただ、この場合、

「添付して送ります」ではなく「送付いたします」と書けば、

よかったのではないかと考えますが。。。。

id:kn1967a No.14

kn1967a回答回数356ベストアンサー獲得回数72009/07/07 12:39:15

質問者の感覚がおかしい。

上司に対応を指示するとは、失礼にもほどがある。

ファイルの見出しと概要をメール本文に記述し、「よろしくご査収ください」と記すのが社会人としての常識。

id:papavolvol No.15

papavolvol回答回数1072ベストアンサー獲得回数1982009/07/07 14:00:35

ポイント12pt

常識だと言われている事は、業界が変われば全く違いますし、会社が変われば大きく違います。

極端な場合、上司が代われば全く違う事を常識だと言われます。

ここは、上司に頭を下げて質問するとか、上司にこれまで言われた事を総合的に判断して、実践してみて上司の反応を観察するなどして、同じ事を指摘されないように努めるのが賢明だと、私は思います。

メールの内容(コンテンツ)は、100人に必ず同じ理解を与えないと仕事にならないですが、メールの文章(コンテクスト)は、Eメールの表現を「受け取った人がどう受け取るか」なので、受け取る人が100人居れば100通りの受け取り方があって、正解はないと思います。

id:kokorosha No.16

ココロ社回答回数2ベストアンサー獲得回数02009/07/07 20:46:45

ポイント12pt

状況にもよりますが、「わたしならこうするかな」というのを書かせていただきますね。

(ちなみに、その質問の文章のつっけんどんな印象からすると、引用されている以外のところについて注意されたのかも、という気もします)


(1)「指摘事項」は、あなたが「指摘」する事項ですよね。

目上の人の問題点を「指摘」するのは心証がよくないです。

ここでわたしが、「あなたのメールの問題点について指摘します」と書いてあったら…ちょっと嫌な気持ちになりますよね?

問題点や懸案事項について指摘するときは「わたしの理解が悪いので教えてください」という聞き方が安全です。


(2)添付ファイルをつける場合は、添付せざるを得ない理由を述べた上で、本文にサマリーを書いておくと読みやすいです。

添付ファイルは純粋なリスト以外はなるべく避けた方がいいです。添付ファイルで、しかもエクセルで指摘事項を書く場合、言葉が簡潔になりがちで、つっけんどんな印象を与える場合が多いです。


(3)状況から判断すると、直属の上司さんにccしたのですよね。ある程度やりとりを続けている相手だからといって、ぞんざいな扱いをしてしまうと、上司のメンツをつぶすことになるので、直属の上司さんにccするときは、丁寧に書いたほうがよいです。上司さんも一言言っておかないと、管理責任を問われてしまいますし。


(4)基本的にメールは「実際に会えないから送るもの」という位置づけであるとお考えください。特に目上の人に何かを指摘する場合は、本来は対面の方が心証がよいです。メールにする場合も、「とりいそぎメールを差し上げますが、会議依頼させていただきましょうか」と書き添えておくと、より印象がいいです。


とりあえず、「ですます調だから大丈夫」という認識は変えた方がよいのではないかと思います。他の人はもうちょっとスキルを持っているので…




もしお時間があれば、

http://careerzine.jp/article/corner/11

を参考にしてみてください。

id:thursday No.17

thursday回答回数24ベストアンサー獲得回数02009/07/07 21:26:08

ポイント12pt

社内の人であろうがなかろうが、目上の人には丁寧な言葉を使うほうが、なにかと都合がいいと思います。

社内の人だから最低限のですますさえ使っていればいいというのは社外の人もやり取りに加わっている場合のみです。


「送ります。」→「お送りします。」

「対応のほど」→「ご対応くださいますよう」

※「~のほど」というのは物の言い方を曖昧にするための用法ですので、してほしいことがはっきりしているなら無駄な物言いです。多用すれば、言葉を自分で選ぶことを放棄している印象すら与えます。


上記のことはどなたも指摘されているとして、私が質問者の文章を読んでもっとも気になったのは「判断していただき」の部分です。「提示してもらえる」「指摘して頂きたい」、どれもこれも「あなたの知識を私に与えよ」という位置からの言葉です。


ビジネス文書などで「~~していただきますよう」という言葉を使う人はかなり多いと思いますが、これは普通の言葉に直して主語を付加すると、「(私が)~~してもらう」、自分を中心に置いた物の言い方です。「(あなたが)~~くれる」という立場で文章を書いたほうが、「おれがおれが」感が薄れ、残念な印象も少しはましになるかと思います。ですので、「判断くださり」「ご提示くださる」「ご指摘ください」などと言い換えることができたら、随分雰囲気の違った文章になるんじゃないでしょうか。


「いただく」のは私、「くださる」のはあなた。という視点で文章を書いてみることをおすすめします。

id:smsth No.18

shimo回答回数2ベストアンサー獲得回数02009/07/08 11:03:39

ポイント12pt

【気にする人】です。

質問者様の文面が、例えば気心の知れた後輩から来ても特に気になりません。

が、外部の偉い人に送っていたら、少し注意すると思います。

一番気になるのは他の方も指摘されていますが、「送ります」の部分ですね。

やはり「お送りします」がベターではないでしょうか。

自分ならこう書きます。

「指摘頂いた事項を整理したファイルを添付致します。

ご対応の程、よろしくお願いします。」

(目上の人に送る場合です。同僚・後輩なら、「添付します」「対応の程」とするかもしれません。

また、「よろしくお願い致します」は最上敬語の場合のみ使用する、という自分ルールがあります。)

id:kumonoyouni No.19

kumonoyouni回答回数612ベストアンサー獲得回数1312009/07/09 20:29:41ここでベストアンサー

ポイント18pt

コメントから状況理解することができました。

丁寧な回答、ありがとうございました。

以下、私からのアドバイスです。


上司がいうには

身内で送り合う分には、スピード重視&私の人柄はよくわかっているから問題なし!

ただし、部外に送るときには気をつけること!とコメントしていました。

この点、ご尤もなアドバイスだと思います。


従いまして、他の方のアドバイスと重複する部分もありますが、

・「添付して送ります」の「送ります」は不要。

・「対応のほど」には「ご対応のほど」にする

・「お願いします」は「お願いいたします」にする

は最低直した方がよいです。


文例1)シンプルな例

 指摘事項を整理したファイルを添付しておりますので、
 ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

文例2)相手が忙しい状況が分かっている場合、ちょっとした気遣いが嬉しいものです。

 指摘事項を整理したファイルを添付しておりますので、
 ご多忙とは存じますが、ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

※いずれも、「ので、」を「。」で終わらせ、2文に分けるのも「あり」だと思います。

※「ご多忙とは存じますが」は、その他の書き方としては以下のように使うことがあります。

 「ご多忙な折とは存じますが」

 「ご多忙中とは存じますが」

 「ご多忙なところ、(誠に)申し訳ございませんが」

 「ご多忙なところ、大変(又は誠に)恐縮ですが」

 「ご多忙なところ、大変(又は誠に)恐縮に存じますが」

「多忙」は「多用」に置き換えてもOKです。

使いやすいものを選択してください。


ちなみに「多忙」と「多用」は以下の意味があります。

多忙~[名・形動]非常に忙しいこと。また、そのさま。「―を極める」「―な(の)身」

 http://dic.yahoo.co.jp/dsearch?p=%E5%A4%9A%E5%BF%99&enc=UTF-8&st...

多用~1 用事の多いこと。忙しいこと。「御―中すみませんが」

 http://dic.yahoo.co.jp/dsearch?enc=UTF-8&p=%E5%A4%9A%E7%94%A8&st...


最後に、毎回よく使う文例はメーラーの署名を複数登録しておくとか、

Vector:クリップNOTE (Windows95/98/Me / ユーティリティ) - ソフトの詳細のようなフリーソフトを使うと便利です。



ご参考になれば幸いです。

id:matsunaga No.20

松永英明@ことのは回答回数536ベストアンサー獲得回数872009/07/09 09:13:32

ポイント12pt

自分のメール文章は、デスマス調であるし、

相手は、社内の人で何度も(10回以上)やり取りしているから

この表現で問題ないと思っています。

まず、この発言から検討してみます。

「この表現で問題ないと思っています」という表現を使ってしまうということは、厳しい言い方になりますが、態度のでかい人間と思われている可能性が高いと思われます。自分は悪くない、上司がおかしい、と思っている、というふうに伝わってしまいます。

kokoroshaさんの回答の「その質問の文章のつっけんどんな印象からすると、引用されている以外のところについて注意されたのかも、という気もします」というところは同感です。

ですます調ならよい、というのも、言葉について認識が甘いように思われます。ですますだけでは足りない場面も多々あります。

接客的なお仕事をあまりされたことがないのかと思いますが、「指摘事項を整理したファイルを添付して送ります」は、事実のみを報告する言葉であって、「他部署の目上の人」に対してという前提では明らかにつっけんどんすぎるものです。

もちろん、何度もやりとりしている人の間で簡潔になるのはいいのですが、簡潔化された表現でも最低限の敬意は払うべきでしょう。

たとえば、私が担当編集者と同じやりとりをするとしたら、非常に親しい編集者さんでもこういう感じになると思います(仕事を請けている以上、編集者が発注者であって自分より上ということです)。

koruto様

お世話になります。松永です。

問題点を整理しましたので、添付したファイルをご参照ください。

確認・修正の必要な点につきまして、ご対応をお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

すこぶる簡潔ですが、このようなメールを送られて問題視する人はいないと思われます。

# なお、指摘事項というのは、自分が相手に指摘する事項ですよね?

同じ部署であれば、もう少し敬語が緩くてもいいかもしれません。

koruto様

松永です。

問題点を整理したファイルをお送りします(添付ファイルを参照してください)。

確認・修正をお願いします。

このあたりの言葉遣いがスムーズにできるようになれば、相手の印象も変わってくると思いますので、がんばってください。

  • id:kumonoyouni
    質問があります。

    >「指摘事項を整理したファイルを添付して送ります。
     対応のほど、よろしくお願いします。」

    1)「指摘事項を整理」とありますが、指摘をしたのは誰ですか?
    2)「対応のほど」とありますが、相手が対応する内容は何ですか?
    3) 対応するのは、誰ですか?
       他部署役職上の人の方なのか、実際の対応担当は別にいて、他部署であるから担当の上司経由で依頼しているのでしょうか?


    この文章を見る限り、皆でレビューした指摘内容を纏めただけで、指摘事項の修正を相手に依頼してるようにも読み取れますし、相手から指摘を受けた内容を見直して、修正したものを再度確認して欲しいようにも読み取れて、上記の内容次第で、回答内容も異なりますのでお聞きした次第です。


  • id:koruto
    >1)「指摘事項を整理」とありますが、指摘をしたのは誰ですか?

      背景を軽く説明させてください。

      私が所属している部署は、グループウェアの一つである【SharePoint Server 2007】
      を利用しています。

      そこで、私が利用者の窓口になり、修正を管理部門に依頼してます。
       #といっても、利用者が不具合を感じないように
       #事前に動作確認をおこなって、私が指摘しています。

    >2)「対応のほど」とありますが、相手が対応する内容は何ですか?

      相手が対応する内容について  
      具体例をあげると次の通りです。

       (依頼内容1)部署のメンバー全員がファイルをアップロードできる権限が付与されているか
             確認願います。
             人によって、ファイルをアップロードできない不具合があります。
             #具体例として、問題有る人・ない人の画面を張り付けて送ります。

       (対応内容1)権限付与が正しく設定されているか確認し
              不備を修正します。

       (依頼内容2)更新者の氏名のリンク先に
              社内システムのIDとなる社員番号が
              表示されています。
              非表示になるよう修正をお願いします。

       (対応内容2)リンクの設定を解除し、出力されないようにしました。


    >3) 対応するのは、誰ですか?
    >他部署役職上の人の方なのか、実際の対応担当は別にいて、他部署であるから担当の上司経由で依頼しているのでしょうか?

      指摘されているとおりです。

      【他部署役職上の人】がグループウェアの管理窓口になっており
      実際の対応担当は別にいます。

    以上になります。
    よろしくお願いします。
  • id:koruto
    回答していただいた皆様がた。

    本来は、頂いたメッセージに対して
    一つ一つ返信をしたいところですが
    本文章にて代えさせていただきます。

    ご指導のほどありがとうございました。


    文章の受け取る方々によって
    印象が違うことが良くわかりました。

    メールという、一方的かつ顔が見えないからこそ
    礼を逸さないように十二分に注意致します。

    今後、適切な文章を身につけるとともに
    顔が見えるコミュニケーションを積極的に取っていこうと
    考えています。

    つまづいたときには、皆様のお力を
    お借りする時があると思います。

    その際には、何とぞよろしくお願い致します。

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