社内でのフォルダ・ファイル名の決め方に関してです。

【ファイルフォルダ名の命名ルール】

・ファイル名フォルダ名に「空白」「ピリオド」を入れない。

・フォルダやファイル名のカタカナは半角に統一。

・数字も半角に統一。【例】月見ヶ丘3丁目

・フォルダをカテゴリに分けて管理すること。また、カテゴリ内のフォルダに「readme.txt」ファイルを作成し、どういう位置づけのフォルダなのかを明示すること。

・フォルダをカテゴリに分ける際、先頭に「01」「02」「99」等の数字を付け、大切なフォルダから名前順にすぐに並べれるようにする。

・売買物件用フォルダは「地名」「売主様」で表記。【例】「恒久原出口長友邸」

　また、その地名に「大字」「字」は含めない。ブログ等で地名を表記する場合も同様。【例】○恒久原出口 ×大字恒久字原出口

http://it.m-kyoei.com/?eid=781724

　手順先後 ～ 始めにタイトルありき ～

──　命名の基本は５Ｗ１Ｈです。外見の共通点が多い順序を定めます。

　when, where, who, what, (which), why, how

　作成年月日、部署、社員コード、タイトル（番号）、処理、備考

http://q.hatena.ne.jp/1157438064#a601269

　上記のルール（過去回答）は、約２０年前に設けたものです。

　必要に応じてファイルを作らず、あらかじめ作ったタイトルに担当者

コード（個人名ではなく部署番号）を付けます。

　数字は十進法、西暦年月日８桁（00000000～99991231）が原則です。

　同じファイル名が、別のフォルダに重複存在すると、厄介なので、

つぎのフリー・ソフトを併用しています。

──　ファイルの様々な情報(全80項目以上)をリスト化

http://www.vector.co.jp/soft/win95/util/se082901.html

　ファイルリスト作成機

──　イージークリーナー重複ファイルリスト

http://www.altech-ads.com/product/10000105.htm

　DoubleKiller 1.6.2.82

http://www.nhk.or.jp/kaisha/archives/090503/index.html

　めざせ!会社の星「目からウロコの整理術（ＮＨＫ）

http://www.nhk.or.jp/kaisha/archives/080712/index.html

検索のほうをあいまい検索に対応するほうが解決策になります。

どんなにルールを決めても、守られることはほとんどないからです。

【フォルダー名規則１】

フォルダ名は先頭に00～99をつけてソートできるようにしましょう。

例　00_請求書

【区切り規則１】

区切りは'_'で統一しましょう。元々ファイル名は「英数字及び_」のみが許されていたため、'_'で区切って問題を起こすことはありません。

'-'や空白は以前は「コマンド名　-オプション」という形で使われていたので避けた方がよいでしょう。現在でも空白を含むフォルダー名の場所に保存すると誤動作するソフトは良く有ります（海外製が特に）

【フォイル名規則１】

ファイル名は「日付_名称」の形で統一すると日付順に並ぶので良いと思います。

【フォイル名規則２】

名称の順で分類が必要な場合はその名前でフォルダを作ります。

例

00_請求書/00_○○社/00_○月分/20091113_○○.pdf

また、どうしても他の分類（例会社別）が必要な場合は、ショートカットを作って置いておくのも良いでしょう。

00_請求書/00_○○社/00_○月分/20091113_○○.pdf

00_○○社/00_請求書/00_○月分/20091113_○○.pdfへのショートカット

ファイル名

采番_顧客名様_案件名_御見積.xls

采番ルール

年下２ケタ＋月２ケタ＋分類コード＋月別連番３ケタ（見積発行管理にて連番を管理）

分類コード

01　

02　

03　

04　

05　

06

07

08

09

99　その他

＞日付は20091113の様に区切り無しの連番、2009_11_13の用にアンダーバー、2009-11-13の様にハイフンと、

＞どのケースが一般的なんでしょうか？

私の周りは、20091113ですね。

フォルダー内のファイルの仕分けを、次の例のようにすることで、整理できます。

　001.■■■＜見積書＞■■■■■■■■■■■■■■■.xls

　002.見積書-A.xls

　003.見積書-B.doc

　010.■■■＜納品書＞■■■■■■■■■■■■■■■.xls

　011.納品書-A.doc

　012.納品書-B.txt

　100.■■■＜請求書＞■■■■■■■■■■■■■■■.xls

　101.請求書-A.ppt

　012.請求書-B.xls

わざわざフォルダーを分けなくとも、関連するファイルを一覧で表示されるので、凄く気に入ってます。

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　まず一番肝心な議論が抜けているように感じます。

　検索性を高めたいとの話しですが、会社の規模や仕事の内容や進め方によって文書管理は異なります。

　ファイル名で日付を先頭に持ってこられているようですから、それ程大きな会社ではないと推測されますが、規模や社員数が増えると先頭には持ってこれません。考えてください、従業員が１０００人の会社だと１人が１日に１枚文書を作成したらと。日付が１日に限定できれば構いませんが日付の記憶は結構曖昧ですし、見積書一つにしても顧客から引き合いのあった日、作成日、承認日、提出日と色々日付がありますので。

　通常は業務を分類して、分類記号を先頭に持ってきます。ただし、ファイル名ではなく、フォルダ名に付けます。

　一般的には大・中・小の三段階に分類します。大分類は01が経営、02経理といった感じです。

　ファイル名のつけ方を守ってくれないからとお嘆きになるのは当然で、大手の企業になれば、ファイリングクラークと呼ばれる専任者がファイル名の修正を行っています。人材派遣で世間が騒いでいた時に少し話題になりましたが、それなりの技術が必要な分野です。

　作業的には

http://www.somnet.jp/pdf/office21.pdf

が参考になるでしょう。

　最後に二つ。日付の記法ですが、私は少しでもファイル名を短くするために20091119といった数字のみでの命名を薦めます。

　この内容は結構簡単に考えられているようですが、かなり難しい内容です。サイトを調べて処理できるようなものではありません。

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