社内でのフォルダ・ファイル名の決め方に関してです。

社内ファイルを見ると、

2009-11-13_請求書_○○社_○月分.pdf
請求書_○○社(○月分)_2009-11-13.pdf

のように名付けがバラバラになっている事があり、厳密に統一して検索効率や作業効率を上げたい。
カッコは半角か、全角か、区切りはハイフンかアンダーバーか…
時系列にするために日付が先頭か、作業毎に分類するために作業内容を示す文字列が先頭か…
フォルダ名やフォルダ分けの規則は…

と、キリがありません。
参考としたいため、皆さんの会社の名付けルールや決まり、アイデア、参考サイトを教えてください。

回答の条件
  • 1人5回まで
  • 登録:2009/11/13 06:34:38
  • 終了:2009/11/20 06:35:03

回答(8件)

id:afurokun No.1

afurokun回答回数4647ベストアンサー獲得回数992009/11/13 07:04:11

ポイント17pt

【ファイルフォルダ名の命名ルール】

・ファイル名フォルダ名に「空白」「ピリオド」を入れない。

・フォルダやファイル名のカタカナは半角に統一。

・数字も半角に統一。【例】月見ヶ丘3丁目

・フォルダをカテゴリに分けて管理すること。また、カテゴリ内のフォルダに「readme.txt」ファイルを作成し、どういう位置づけのフォルダなのかを明示すること。

・フォルダをカテゴリに分ける際、先頭に「01」「02」「99」等の数字を付け、大切なフォルダから名前順にすぐに並べれるようにする。

・売買物件用フォルダは「地名」「売主様」で表記。【例】「恒久原出口長友邸」

 また、その地名に「大字」「字」は含めない。ブログ等で地名を表記する場合も同様。【例】○恒久原出口 ×大字恒久字原出口

http://it.m-kyoei.com/?eid=781724

id:adlib No.2

adlib回答回数1898ベストアンサー獲得回数1122009/11/13 09:55:19

ポイント16pt

 

 手順先後 ~ 始めにタイトルありき ~

 

── 命名の基本は5W1Hです。外見の共通点が多い順序を定めます。

 when, where, who, what, (which), why, how

 作成年月日、部署、社員コード、タイトル(番号)、処理、備考

http://q.hatena.ne.jp/1157438064#a601269

 

 上記のルール(過去回答)は、約20年前に設けたものです。

 必要に応じてファイルを作らず、あらかじめ作ったタイトルに担当者

コード(個人名ではなく部署番号)を付けます。

 

 数字は十進法、西暦年月日8桁(00000000~99991231)が原則です。

 同じファイル名が、別のフォルダに重複存在すると、厄介なので、

つぎのフリー・ソフトを併用しています。

 

── ファイルの様々な情報(全80項目以上)をリスト化

http://www.vector.co.jp/soft/win95/util/se082901.html

 ファイルリスト作成機

 

── イージークリーナー重複ファイルリスト

http://www.altech-ads.com/product/10000105.htm

 DoubleKiller 1.6.2.82

 

http://www.nhk.or.jp/kaisha/archives/090503/index.html

 めざせ!会社の星「目からウロコの整理術(NHK)

http://www.nhk.or.jp/kaisha/archives/080712/index.html

 

id:azumi1975 No.3

azumi1975回答回数337ベストアンサー獲得回数162009/11/13 07:49:34

ポイント17pt

検索のほうをあいまい検索に対応するほうが解決策になります。

どんなにルールを決めても、守られることはほとんどないからです。

id:hello039

確かに日付はATOKの変換で2009-11-13形式が簡単に入力できる様になったため、

年月日形式も間にハイフンが投入されているケースが多くて困って検索もしにくくなってる…

日付は20091113の様に区切り無しの連番、2009_11_13の用にアンダーバー、2009-11-13の様にハイフンと、

どのケースが一般的なんでしょうか?

このコメントで追加質問させてください。

2009/11/13 19:06:05
id:garyo No.4

garyo回答回数1782ベストアンサー獲得回数962009/11/13 10:09:42

ポイント16pt

【フォルダー名規則1】

フォルダ名は先頭に00~99をつけてソートできるようにしましょう。

例 00_請求書


【区切り規則1】

区切りは'_'で統一しましょう。元々ファイル名は「英数字及び_」のみが許されていたため、'_'で区切って問題を起こすことはありません。

'-'や空白は以前は「コマンド名 -オプション」という形で使われていたので避けた方がよいでしょう。現在でも空白を含むフォルダー名の場所に保存すると誤動作するソフトは良く有ります(海外製が特に)

【フォイル名規則1】

ファイル名は「日付_名称」の形で統一すると日付順に並ぶので良いと思います。


【フォイル名規則2】

名称の順で分類が必要な場合はその名前でフォルダを作ります。


00_請求書/00_○○社/00_○月分/20091113_○○.pdf


また、どうしても他の分類(例会社別)が必要な場合は、ショートカットを作って置いておくのも良いでしょう。


00_請求書/00_○○社/00_○月分/20091113_○○.pdf

00_○○社/00_請求書/00_○月分/20091113_○○.pdfへのショートカット

id:rafting No.5

ラフティング回答回数2652ベストアンサー獲得回数1762009/11/13 17:51:18

ポイント16pt

ファイル名

采番_顧客名様_案件名_御見積.xls

采番ルール

年下2ケタ+月2ケタ+分類コード+月別連番3ケタ(見積発行管理にて連番を管理)

分類コード

01 

02 

03 

04 

05 

06

07

08

09

99 その他

id:azumi1975 No.6

azumi1975回答回数337ベストアンサー獲得回数162009/11/13 19:57:32

ポイント16pt

>日付は20091113の様に区切り無しの連番、2009_11_13の用にアンダーバー、2009-11-13の様にハイフンと、

>どのケースが一般的なんでしょうか?

私の周りは、20091113ですね。

id:hikaru77 No.7

hikaru77回答回数42ベストアンサー獲得回数12009/11/13 22:13:50

ポイント16pt

フォルダー内のファイルの仕分けを、次の例のようにすることで、整理できます。

 001.■■■<見積書>■■■■■■■■■■■■■■■.xls

 002.見積書-A.xls

 003.見積書-B.doc

 010.■■■<納品書>■■■■■■■■■■■■■■■.xls

 011.納品書-A.doc

 012.納品書-B.txt

 100.■■■<請求書>■■■■■■■■■■■■■■■.xls

 101.請求書-A.ppt

 012.請求書-B.xls

わざわざフォルダーを分けなくとも、関連するファイルを一覧で表示されるので、凄く気に入ってます。

--

id:Baku7770 No.8

Baku7770回答回数2832ベストアンサー獲得回数1812009/11/14 12:24:19

ポイント16pt

 まず一番肝心な議論が抜けているように感じます。

 

 検索性を高めたいとの話しですが、会社の規模や仕事の内容や進め方によって文書管理は異なります。

 ファイル名で日付を先頭に持ってこられているようですから、それ程大きな会社ではないと推測されますが、規模や社員数が増えると先頭には持ってこれません。考えてください、従業員が1000人の会社だと1人が1日に1枚文書を作成したらと。日付が1日に限定できれば構いませんが日付の記憶は結構曖昧ですし、見積書一つにしても顧客から引き合いのあった日、作成日、承認日、提出日と色々日付がありますので。

 

 通常は業務を分類して、分類記号を先頭に持ってきます。ただし、ファイル名ではなく、フォルダ名に付けます。

 一般的には大・中・小の三段階に分類します。大分類は01が経営、02経理といった感じです。

 ファイル名のつけ方を守ってくれないからとお嘆きになるのは当然で、大手の企業になれば、ファイリングクラークと呼ばれる専任者がファイル名の修正を行っています。人材派遣で世間が騒いでいた時に少し話題になりましたが、それなりの技術が必要な分野です。

 作業的には

http://www.somnet.jp/pdf/office21.pdf

が参考になるでしょう。

 最後に二つ。日付の記法ですが、私は少しでもファイル名を短くするために20091119といった数字のみでの命名を薦めます。

 この内容は結構簡単に考えられているようですが、かなり難しい内容です。サイトを調べて処理できるようなものではありません。

rakuten:book:12950490:image

 

id:hello039

回答4の例をみると、フォルダで請求書/○○社/ 等と作成し、下層にファイルを入れる場合は、

ファイル名は"200X年XX月分_200911XX.pdf"だけで楽なような…

相手方の社名が変わった時もフォルダ名を一つ変えるだけで完了するし…

でも最近はフォルダで細かくする方法はあまり推奨されない流れにあるようですが、

これには合理的な理由があるのでしょうか?

なんだかんだで、いろいろとまとめて、かつ複雑になりすぎないように、

ルート/発行書類/請求書/請求書_○○社_200X年XX月分_200911XX.pdf

のようにしてはどうかと検討しています。

中小企業なのでファイルを作成編集する人はそれほど多くありません。

この案とケースで何か問題や指摘されるべき点があれば回答をいただけると助かります。

2009/11/16 23:22:12

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