仕事のメールを早く書きたいと思っています。

「私はこれで早く書けるようになった」みたいな体験談などがあれば、お願いします。
 
なお、私が今やっている工夫は、『時間を決めてその時間以内に書く』、というものです。
有る程度対処療法にはなるのですが、根本の問題が治らない気がして困っています。
 
■既読URL(以下URLを挙げたかたには配点できない場合があります。)
google 「メール 早く 書く」検索結果 上位5ページぶんくらいに載っている内容
http://www.google.co.jp/search?hl=ja&q=%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB+%E6%97%A9%E3%81%8F+%E6%9B%B8%E3%81%8F&lr=lang_ja

回答の条件
  • URL必須
  • 1人1回まで
  • 13歳以上
  • 登録:2010/06/20 04:26:15
  • 終了:2010/06/27 04:30:02

回答(4件)

id:gday No.1

gday回答回数383ベストアンサー獲得回数712010/06/20 08:40:04

ポイント27pt

>仕事のメールを早く書きたい


私が実践していることを書いてみます。

ちなみに主に社内同士のメールのやりとりです。


  • 1日のうちでメールを処理する時間帯を決める。例えば9時から10時と午後3時から4時とか。
  • すぐに返事できるものを優先して即座に返信してしまう。
  • 自分のメールの返事のスタイルを決めておく。(出だしの挨拶、締めの言葉、等など)
  • メールで書きたいことだけをシンプルな文にすることを心がける。言い回しに悩んだりあれこれ理由を延々と述べて結論は最後まで読まなければ分からないような文にはしない。「○○はできません。理由は・・・」という感じでこれも自分のスタイルにしてしまう。
  • 不足のことがあれば教えて欲しい、ちゃんとフォローするから、的な文章をスタイルとして入れておき、確実に書きたいことが書けたらその他の細かな文をいじくるのはやめてほどほどで送ることを心がける。
  • どうしてもうまく書けないと思ったら次のメール書きの時間帯まで1回だけ寝かしておく。その間に何となく頭で整理されていてうまく書けるようになっていることが多い。

つまり、自分のスタイルを決めてそのとおりにメールを書けば何度も受け取る人にとってこの書き方がこの人のスタイルであると認識されるのでメールの文の表現について悩むことはなくなります。



分かりやすいメールの書き方

 

id:summerdealer

早速の丁寧かつ具体的な回答をありがとうございます。

 

>確実に書きたいことが書けたらその他の細かな文をいじくるのはやめてほどほどで送ることを心がける

 

これは大事なことですね。なるほど!と思いました。

2010/06/20 09:28:53
id:oo7 No.2

oo7回答回数238ベストアンサー獲得回数182010/06/20 13:23:13

ポイント27pt

仕事で何だかもたつく感じがした時には、仕事外で「コソッ」とセルフ・トレーニングをやると仕事内で「バシッ」とブレークスルーが起こる事が有ります。


メールを書く前に根本的な問題だと思われる「作文」という視点から文章を書く訓練をしてみる事をお勧めします。

http://boota.butanishinju.com/

「文体を統一させるとは語尾を「~です」「~ます」、または「~だ」「~である」などで統一するということです。

 「~です」「~ます」など丁寧な文章を書いていて、突然「~だ」「~である」の語尾で終わると読んでいる方は

 とても違和感を感じるものです。また、一文の文字数は40~60字以内におさめると読みやすいです。

 一文とは句点「。」までのことで、あまり長すぎる文章だと内容が分かりにくくなってしまいます。読点「、」も

 一文に2つぐらいまでで十分でしょう。」

「気をつけて書かなければいけないことは物事の展開や構成を考えながら大きく4つの部類「起承転結」にわけて書

 きます。起承転結の一番分かりやすい例が4コマ漫画でしょう。まず「起」とは、テーマに対しての導入部となる

 部分でどういった場所でどういった人物が登場するかなど物語の上で必要な部分を書きます。「承」は「起」から

 次の「転」へつなぐ部分なのであまり大きな展開を書かないのが普通です。「転」は物語の山場の部分で、一番盛

 り上がりを書く部分です。最後の「結」は結び(オチ)の部分で、物語の結果を書いて締めくくります。」

小うるさいルールはさて置き、この2点に注意を絞って練習開始です。

練習素材としては、新聞朝刊1面のコラムを使いましょう。練習内容は、コラムを要約する事です。元々コラムは内容が濃いので要約するのは大変です。最初は8~9割程度、最終的には半分以下に圧縮というか、要約できれば文章力はかなりのものになります。

これは超難関校(東京の男子校で言えば麻布や開成)などを目指す小学生が4年生頃からやる事が有る訓練です。いつ頃始まったかは不明ですが、割と古くから有る様です。


例えば、朝日新聞の天声人語です。

http://www.asahi.com/paper/column.html


また、仕事の内容によっては定型文で済ませられる場合も多いと思います。雛型をいくつか用意しておきましょう。

最初はワンパターンになっても気にしないで大丈夫です。時候の挨拶なんかは決まり文句だらけでも問題有りません。

慣れてくれば、雛型を増やしていけばいいのですから。最初は既製の文例集を参考にすると、やり易いですね。自分の業務に合わせて書き換えて使いましょう。場面ごとに幾つか用意する事から始めると、便利だと思います。

http://www.google.co.jp/search?q=仕事+メール+文例


これが最適とは言えませんが、比較的シンプルだけど、頑張れば効果が上がる方法の中から、「ご自分に合ったもの」をチョイスされるのが良いと思います。あくまで「自分」に合っているか、が大事です。自分に合ってないと、どんなに良いやり方でも身に付かなかったりしますから。


http://www.google.co.jp/search?q=効率のよいメールの書

id:summerdealer

丁寧かつ、具体的な回答をありがとうございます。

基礎的な文章力の問題と、定型文(雛型)の用意、のふたつの面から対策を講じるのはよさそうです!

2010/06/20 13:40:30
id:hiroponta No.3

ぽこたん回答回数517ベストアンサー獲得回数262010/06/20 14:39:15

ポイント26pt

上の事も良く書いてますけど、ポイントはいくつかあると思います。

オンラインに頼りきってウェブサイト上で処理しようというのは無理があります。

1、返信出来そうなものは全て返信する

2、返信出来ないものをノートにメモする

3、ノートの上で、簡単な返信を考える

4、ノート上で簡単な返信を考えたものを書いて送る


ポイントは、ノートにメモしておいて、それを電車などで考えてメモを膨らませる事です。

もし、それでも返信出来ない場合には、

「少ししたらまた返信しますので、少々お待ち下さい」と返事します。

最も最悪なのは、返信を間違えて出してしまう事です。

例えば、適当に良い内容で返信してしまって、後から「こういってましたよね」みたいに言われたら最悪です。

だからと言って悪い内容を送るわけにはいかない。

考える事が多ければ、保留して、1週間以内にまた返事、ぐらいでも相手を害するよりはマシかと思います。

ちなみにメール書き方の書籍を何冊か購入しておくと、返信する時に便利だと思います。

良い断り方などが分かります。

ビジネスメールものの言い方「文例」辞典

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価格:1,449円(税込、送料別)

id:summerdealer

丁寧かつ、具体的な回答をありがとうございます。

たしかに、「ノートにメモ」「膨らませる」ということが必要な場面もありますね。

うまく使い分けて、ミスのないように仕事をしていきたいと思います。

2010/06/20 21:25:08

質問者が未読の回答一覧

 回答者回答受取ベストアンサー回答時間
1 tkmmhht 6 5 0 2010-06-23 23:30:26
  • id:Mook
    もうやっているかもしれませんが、テンプレートは利用されてるでしょうか。

    最初の書き出し、署名欄 など毎回同じ形で済むものはメールを新規作成した
    段階でテンプレートが表示されているようにすると、書くのは本文だけで済みます。

    本文に時間がかかるのであれば、書く内容をなるべく簡潔にする、用件に書く項目
    を決めておくなどの工夫が考えられます。

    会議の案内などであれば、日時、議題内容だけ変更したらおしまいのようなテンプ
    レートも可能だと思います。

  • id:seble
    どんな、仕事の、どんな、メールなのかおおよそでも書いてくれないと、、、
    テンプレもそうだし、、、
    タイピングの早さが足を引っ張ってるなら話もまるで違ってくるし、、
    でも、
    早けりゃいいってもんでもないと思うけど、、、
    (たまに誤字脱字平気だったり、脊髄反射で訳わかんない人がいるけど、やはり、、、あ、俺か)

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