職場が交代勤務のため、人の入れ替え、人が不在になる期間が多く、同じ仕事を一人の人で完結できないため、

仕事(案件の進捗、TO DO、新しく作られたルール等)について社員間の情報共有がうまくできません。
これを改善する方法を実践している事例がありましたら教えてください。個人的には安直ですが掲示板的なものをソフト(エクセル?)で作成し、アクセスしてもらうようなことを考えています。
仮に作っても誰もアクセスしてもらえなければ意味がないような気がしますので、それが活きる運用方法などありましたら有難いです。あと申し訳ありませんが有償のソフトは使えません。
以上よろしくお願いいたします。

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  • 登録:2010/08/30 00:34:46
  • 終了:2010/09/01 22:35:23

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id:Absolute-Return No.5

Absolute-Return回答回数37ベストアンサー獲得回数62010/08/31 14:37:02

ポイント40pt

●スマートな方法では無いかもしれませんが、周囲で「三段表」といわれていた表を作成し、これを印刷して貼り付け、または回覧(紙、メール)というのはいかがでしょうか。

●「三段表」とは以下のような書式です。EXCELでもWORDでも手書きの表でも何でもかまいませんが、追記のしやすさとみんなが慣れているということを考えればEXCELで作成がおすすめです。例文の人名は架空です。

1列目:成果物・トラブル内容 2列目:原因・対策 3列目:作業履歴・進捗・日時

(例)

1列目(トラブル)      2列目(原因・対策)   3列目(作業履歴)

------------  ----------   -------------

商品説明書(8ページ)で  営業本部で点検せず印刷  8/31 苦情受電、その後

手数料が旧データのまま。  業者に出稿。       メールも受信。(By田中)

支店営業Aさんから8/31苦情。9/15までに訂正版納品、  8/31 14時、各支店に

              それまで正誤表コピーを  説明書顧客配布中止、一斉

              添付。          メール配信 (By鈴木)

                           8/31 15時、正誤表案文

                           を共有ドライブ¥0831正誤

                           に作成、(by田中)

              チェックリストに顧客   8/31 17時、部長よりOK

              コールセンター吉田さん  もらいました。(by田中)

              を入れてください 8/31 18時 訂正表印刷

              (直接の担当者だけでは  代金見積と納期がアド谷さん

              目が慣れて説明書のチェック からメール。ただいま

              にならないため(玉田)  部長に経費承認申し出中。

                           OKならアドに発注OK連絡

                            よろしく                                   (by 田中)。

                           

                           9/5 新説明書、支店納品

                           完了。旧説明書の廃棄確認。

                           営業事故報告書提出。

                           (完了・by田中)


  

(例2)

1列目(書類名)      2列目(担当者・期限)  3列目(作業・コメント)

------------  ----------   -------------

販売買戻契約書       地域営業 金井リーダ   8/31 法務室青木課長より

              9末まで          契約書レビューあり。

                           また「コンプラチェックを

                           井上コンプラ課長にした?」

                           との伝言。(竹田)

                           9/1 コメント入れました。

                           「納期」の「毎月の月末」

                           と「最終営業日」の使い分け

                           を統一検討しませんか?

                           (山下)

                           9/1 「月末」の件、法務の

                           青木さんに確認。「代金と

                           商品が同時決済ならどちらで

                           も構わない。」とのこと。

                           金井リーダー出張から戻り

                           次第、上席レベルで判断して

                           欲しいと金井Lに伝言

                            (宮崎)

---------------------------------------

●内容的には、メールの羅列ですが、メールは時系列と発信者、タイトルでしかソート

できないので、商品説明書など、契約書の印刷物・書類などのシンプルな単位か、

トラブル(計算ミス、故障などトラブルごと)に表を作成して、毎週または毎日の

会議で進捗を管理したり、この表を担当者でくるくる回覧しているのが一番つぶし

がききました。あまり縦の列の項目を「凝らない」「考えない」こと、がいいようです。

それと日付と担当者名は必ず書くこと。また、終わったら斜線を引くか色を変える。

「解決」した項目はEXCELの非表示にして見えなくするが、どこかで完了案件を

含めて保存はしておくものです。

●会議や打ち合わせ時には、この表を印刷して上から項目を潰す、期限到来のモノ

から上にして、納期や期限に間に合うよう仕事や内容を減らす(内容そのままだと

納期が遅れますので)。

クラシックな方法ですが、ご参考になれば幸いです。

                            

id:great_pessimist

ご回答ありがとうございました。

試してみたいと思います。

2010/09/01 22:33:37

その他の回答(4件)

id:noriklb No.1

noriklb回答回数79ベストアンサー獲得回数92010/08/30 01:36:05

ポイント40pt

ある職場では、連絡帳のような日報をアナログで手書きをしていました。

読むとよくわかるのですが、前の方にもどらないと分からないことがあったり、見落としたりすることもあり、効果が薄かったです。

ある会社では、進捗状況をエクセルで付け、壁に張っていました。

それを見ながら仕事を進めていました。

かなり細かい文字でびっしりと書いてあり、それを見るのは大変でしたが、やはりそれくらいでないと役に立つものにならないのかもしれません。

A列に、人の名前であったり、タイトルのようなものが書いてあり、

左から右へ、時間が移動して仕事が進んで行くように、内容や日付を書き込むようにしていました。

注意することは、赤で付けます。

手書きで付けていきますが、内容や作業終了した日付が書き込まれるとパソコンの中も直して

ときどき、プリントしなおします。

パソコンの中に入っているだけでは、なかなか見なくなってしまうので、壁にどーんと張るのがいいと思います。

id:great_pessimist

ご回答ありがとうございます。

そうなんですよね。電子ファイルだと上手く浸透しないと見てくれない可能性大ですもんね。

考えてみます。

2010/08/30 21:23:47
id:hathi No.2

hathi回答回数204ベストアンサー獲得回数462010/08/30 08:06:06

ポイント40pt

ITを活用することが普通の生活になっている方々でしたらば、

掲示板的なものをパソコン上で実現しても良いと思いますが、

単に大学ノートを使って、簡単なメモ兼引継ぎノートにしては

いかがでしょうか。

 

大きな会社の中でも、社員が4,5人の職場で、社員が頻繁に出歩くような

ところでは、白板にメモしたり、受付・伝言ノートを活用しているところが

あります。

個人が、スケジュール・日程を手帳の該当日に記入してToDo兼記録帳にするように、

職場に置いておくノートを、交替勤務の皆さんの共用ノートとしても

良いのではないでしょうか。

 

交替勤務につくときに、前回自分が読んだところまでの記録・書き込みに目を

通せば、多くのことは、概略伝わりそうな気がします。

 

本格的なスケジュール管理、業務進捗タスク管理、情報の共有・DBアクセス

などを試みる前に、すぐにできるし、工夫や変更も気持ち一つでできてしまう

方法からやるのも良いかなと思います。

id:great_pessimist

ご回答ありがとうございます。

ついついITから入りがちですが、アナログ的なアプローチも考えてみます。

2010/08/30 21:23:49
id:pika777 No.3

のりこ回答回数10ベストアンサー獲得回数12010/08/30 08:28:01

ポイント40pt

印刷業をしていたときは、オーダーフォームの他に、引継ぎ表というものをつけていました。

デジタルデータではなく、手書きで「日付」「内容」「作業者」を書く欄をつくり(縦線のみ)、どんどん追加していく感じです。

大事なことは赤文字などで書きます。

<例>

日 付 |内容                |作業者

-------------------------------------------------------

○月○日|1ページから500ページまで印刷  |Aさん

-------------------------------------------------------

○月○日|501ページから800ページまで印刷|Bさん、Cさん

-------------------------------------------------------

○月○日|製本○冊 顧客から○ページを差し替え

    |るとの連絡があり。差し替えてから製本

    |してください。           |Dさん

-------------------------------------------------------

そうすると、途中で何があったか他、ミスが見つかった場合、誰がやったのかまでわかります。

また、作業スピードなどもわかるので、同じ作業が続く時は、遅くならないように気をつけることができます。

アナログなので参考にならないかもしれませんが、デジタルにするとコンピュータを見ない人が出るというのもありますが、顧客に商品を渡すときに何か聞かれてもすぐに答えられるという利点もあります。

ポイントは「同じ用紙に書く」というところです。

デジタルデータの必要があるのであれば、作業内容が書いてあるものも同じところに置いて、作業するにはそれを見ないと始められないようにする、というのはどうでしょうか?

id:great_pessimist

ご回答ありがとうございます。

アナログとデジタルの使い分けですよね。

検討してみます。

2010/08/30 21:23:52
id:kekegucci No.4

kekegucci回答回数15ベストアンサー獲得回数02010/08/30 15:47:55

(はてなにより削除しました)

id:Absolute-Return No.5

Absolute-Return回答回数37ベストアンサー獲得回数62010/08/31 14:37:02ここでベストアンサー

ポイント40pt

●スマートな方法では無いかもしれませんが、周囲で「三段表」といわれていた表を作成し、これを印刷して貼り付け、または回覧(紙、メール)というのはいかがでしょうか。

●「三段表」とは以下のような書式です。EXCELでもWORDでも手書きの表でも何でもかまいませんが、追記のしやすさとみんなが慣れているということを考えればEXCELで作成がおすすめです。例文の人名は架空です。

1列目:成果物・トラブル内容 2列目:原因・対策 3列目:作業履歴・進捗・日時

(例)

1列目(トラブル)      2列目(原因・対策)   3列目(作業履歴)

------------  ----------   -------------

商品説明書(8ページ)で  営業本部で点検せず印刷  8/31 苦情受電、その後

手数料が旧データのまま。  業者に出稿。       メールも受信。(By田中)

支店営業Aさんから8/31苦情。9/15までに訂正版納品、  8/31 14時、各支店に

              それまで正誤表コピーを  説明書顧客配布中止、一斉

              添付。          メール配信 (By鈴木)

                           8/31 15時、正誤表案文

                           を共有ドライブ¥0831正誤

                           に作成、(by田中)

              チェックリストに顧客   8/31 17時、部長よりOK

              コールセンター吉田さん  もらいました。(by田中)

              を入れてください 8/31 18時 訂正表印刷

              (直接の担当者だけでは  代金見積と納期がアド谷さん

              目が慣れて説明書のチェック からメール。ただいま

              にならないため(玉田)  部長に経費承認申し出中。

                           OKならアドに発注OK連絡

                            よろしく                                   (by 田中)。

                           

                           9/5 新説明書、支店納品

                           完了。旧説明書の廃棄確認。

                           営業事故報告書提出。

                           (完了・by田中)


  

(例2)

1列目(書類名)      2列目(担当者・期限)  3列目(作業・コメント)

------------  ----------   -------------

販売買戻契約書       地域営業 金井リーダ   8/31 法務室青木課長より

              9末まで          契約書レビューあり。

                           また「コンプラチェックを

                           井上コンプラ課長にした?」

                           との伝言。(竹田)

                           9/1 コメント入れました。

                           「納期」の「毎月の月末」

                           と「最終営業日」の使い分け

                           を統一検討しませんか?

                           (山下)

                           9/1 「月末」の件、法務の

                           青木さんに確認。「代金と

                           商品が同時決済ならどちらで

                           も構わない。」とのこと。

                           金井リーダー出張から戻り

                           次第、上席レベルで判断して

                           欲しいと金井Lに伝言

                            (宮崎)

---------------------------------------

●内容的には、メールの羅列ですが、メールは時系列と発信者、タイトルでしかソート

できないので、商品説明書など、契約書の印刷物・書類などのシンプルな単位か、

トラブル(計算ミス、故障などトラブルごと)に表を作成して、毎週または毎日の

会議で進捗を管理したり、この表を担当者でくるくる回覧しているのが一番つぶし

がききました。あまり縦の列の項目を「凝らない」「考えない」こと、がいいようです。

それと日付と担当者名は必ず書くこと。また、終わったら斜線を引くか色を変える。

「解決」した項目はEXCELの非表示にして見えなくするが、どこかで完了案件を

含めて保存はしておくものです。

●会議や打ち合わせ時には、この表を印刷して上から項目を潰す、期限到来のモノ

から上にして、納期や期限に間に合うよう仕事や内容を減らす(内容そのままだと

納期が遅れますので)。

クラシックな方法ですが、ご参考になれば幸いです。

                            

id:great_pessimist

ご回答ありがとうございました。

試してみたいと思います。

2010/09/01 22:33:37

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