ビジネスにおけるファイルの管理方法についてです。実体験をお聞かせ下さい。


仕事で、excelを使って色々集計をします。個人で作る場合もあれば、複数人で作る場合もあります。ファイルを作ったときは使い続けるつもりで作りますが、ついつい放置します。そして一部のファイルが生き残り、使われ続けます。そんな淘汰を経て、「使えるexcelファイル」が生まれます。

しかし、淘汰されたファイルも、PC上には残っています。これが気持ち悪い。
使われて無さそうなファイルの中身をいちいち開いて、「これは使われていないから削除(or物置フォルダに移動)しよう」とか「○○さん、これ使ってないですよね」なんて確認したりするのは時間の無駄な感じがします。よって、不要なファイルが蓄積されていきます。気持ち悪い。

そういうわけで、使ってないexcelファイルの処分は、皆さんどうやってますか?
実体験をお聞かせ下さい。

※ちなみに分かりやすくするためにexcelと書きましたが、我々が使っているのはgoogleスプレッドシートです。まあ考え方は同じですよね。

回答の条件
  • 1人5回まで
  • 13歳以上
  • 登録:2012/01/16 23:16:22
  • 終了:2012/01/23 23:20:02

回答(3件)

id:nmori No.1

morinatsu回答回数72ベストアンサー獲得回数82012/01/17 19:26:28

ポイント34pt

問題点が「容量がもったいない」ではなく、「ゴミが散らかっているのが気持ち悪い」なら、以前の職場でこういうことをやりました。
 

  1. 要不要関係なく一カ所に集めて「ゴミ箱」に入れる。
  2. 明らかに必要なものをピックアップして整理する。
  3. 後から「あれがない、困った」というときは「ゴミ箱」を漁って取り戻す。

 
本当に消してしまうのではなく、目に入らないところに避けるという作業になります。
要不要を判断して消すのは相応の決断がいります。必要なものを拾い上げる方が自分は楽でした。

id:freewriter

なるほど、そうですね、気持ち悪さの解消であれば削除する必要はないわけで、「○週間以上使っていないものは物置へ」というルールを決めて自動化すればいいですね。ありがとうございます。

2012/01/18 22:15:51
id:nmori

最終アクセスみたいな基準で自動化できるなら、それがいいと思います。
自分のところでは、自動化が難しかったので、グレーゾーンのものは一旦捨ててしまう、ということにしました。

2012/01/18 23:09:37
id:kumonoyouni No.2

kumonoyouni回答回数612ベストアンサー獲得回数1312012/01/21 21:22:54

ポイント33pt

“PCで仕事”を速くする:3つの観点でファイルを整理する管理法 (1/4) - ITmedia Biz.IDがご参考の一つになると思います。

ちなみに私の場合はフォルダ名の頭に年月日(YYYYMMDD)つけて整理しています。
(例)
20120116_ビジネスファイル管理方法
20120112_pukiwikiの質問

古いものを活用して何か新しいものを作る場合には、頭の年月日を最新にし、フォルダの中身をサブフォルダ化し、前のバックアップを置きます。
(例)
20120116_ビジネスファイル管理方法
  ↓
20120121_ビジネスファイル管理方法
 20120116_ビジネスファイル管理方法
 ここに最新のファイルを置く

こうしておく利点は、名前を見れば直観的に分かるので、古いものをすぐにゴミ箱に捨てたり、バックアップメディアに焼く際も削除するのも簡単にできます。
(洋服でもそうですが、いつか着るかも・・・というものはまず使わないことが多いです)

その他では、ものによってはFenrirFS - 音楽の管理が iTunes なら、ファイルの管理は FenrirFS で。も使ったりしてます。ラベルをつけて探しやすいのもありますが、ちょっとしたコメント入れれるので、いちいちファイルを開かなくてもコメント見ればどんなファイルか分かるので便利です。

ご参考になれば幸いです。

  • id:wild_yamato
    ビジネスで複数人が利用しているのであれば、管理者を置くことがベストと思います。
    Googleを利用しているとのことなので、管理者をドキュメントのオーナーにするのが一番ですね。

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