BTS の1種に影舞というものがあります。
http://www.daifukuya.com/kagemai/
BTS ではありますが、項目の編集等が出来ますので TODO 管理にも応用できると思います。
RSS も出力されますし、プロジェクトの設定でメール配信する人のらんがあるのでそちらに全員を登録してしまえば要件は満たされるかと思います。(このあたりはいろいろと工夫の仕様はあると思いますが)
実際に応用されている人の例
http://www.naney.org/diki/dk/%e5%bd%b1%e8%88%9e%e3%83%97%e3%...