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【ファイル・フォルダの名前つけのコツ】

会社内のファイルサーバで各社員のファイルを管理しているのですが、
ファイル名の付け方やフォルダの置き方に統一されたルールが無く
それぞれの社員が独自にフォルダやファイルを置いているため、
いざファイルを探すときに迷ってしまいます。

なにか複数人でファイルやフォルダを管理するときのコツがあれば教えてください。

●質問者: mizox
●カテゴリ:ビジネス・経営 コンピュータ
✍キーワード:サーバ ファイル フォルダ ルール 会社
○ 状態 :終了
└ 回答数 : 6/6件

▽最新の回答へ

1 ● KairuaAruika
●19ポイント

日付,プロジェクト名,ファイル作成者。

この三つは最低限命名する必要があります。

三つなら,どんなに忘れやすい作業者でも覚えられますよね。

まずはこれらをアナウンスすべきです。

それでも迷子になってしまったデータがあった場合は,”ファイル作成者”に問い詰められます。

責任を持って管理させましょう。


2 ● kaiton
●19ポイント

同様の悩みを抱えていますが、私なりにこういった方法で管理して欲しいと思っていることです。

永遠の命題かもしれませんが..

命名規則)

フォルダ:AAA_2006_○○○○会社

フォルダ:100_2006_○○○○担当

フォルダ:ハテナ_2006_はてな担当

ファイル:○○○○_060905_1600.doc

管理方法)

RMSが使えれば、もっと管理できるのかもしれしれませんが、そこまでできていません。

http://www.microsoft.com/japan/windowsserver2003/technologie...


3 ● Twill
●18ポイント

【フォルダの分類】

フォルダをわける方法はその業務にも更新頻度にもよってくるので申し訳ないですが一概にどれがいいとは言えないかもしれません。

フォルダ構成はなかなか難しいですが、誰が見ても決まっているもので分けるほうがいいでしょう。

計画・作業・結果でもいいですが、自分の仕事がどの分類なのかを悩むようでは意味がありません。

それよりかは人の名前・部署のように、誰が見ても決まっているもの!を最初に分類したほうがいいでしょう。

上記フォルダ管理をその人や部署にやらせればそのフォルダが汚いのはその部署の責任!ということも可能です(笑

【フォルダ名・ファイル名のルール】

いま実験的にうちの業務でも使っている方法で結構良かったものを紹介します。

(この方法だと不要にフォルダが増えず、探しやすかったです)

フォルダを分ける際、必ず頭に識別番号を付けます。その際、最終的にできるであろう階層分の桁を設けます。

そのあと必要な日本語名を付与します。(例:100_ほにゃらら、200_ふにゃらら・・・など、例だと3階層まで可能)

次に階層の下のフォルダには上1桁目を引き継いで次の桁を採番し、その後ろに必要な日本語を付与します。

(例:「100_ほにゃらら」のフォルダの下に「110_ほにゃその1」「120_ほにゃその2」)

これを繰り返して子フォルダを作成していきます。

そして、そのフォルダに入れるファイル名の頭には必ずフォルダの番号を付与します。

(例:111_ほにゃについて.doc 111_ほにゃほにゃ.xls)

図で言うとこんな感じ。

| 100_ほにゃらら

| +110_ほにゃその1

| 111_ほにゃについて.doc

| 111_ほにゃほにゃ.xls

| +120_ほにゃその2

| +121_ほにゃその2の1

そして印刷するときにファイル名を印刷すればそれでOK!

この印刷物がどこにあるかもファイル名だけでわかります。

(パスを印刷すると長くなるので印刷はあまりよろしくありません)

また予想より階層が深くなってしまったときは無理に直さずその下を作っていっても

ある程度は限定されているので探しやすいと思います。

ちなみにいま仲間うちでは、「512番のスケジュール印刷しといて!」で通じるので、便利です(笑

なかなか難しい難問とは思いますが、がんばってください!

ささやかですが、のっかりさせていただきます!

みなさんもいい情報よろしくお願いいたします。


4 ● aiaina
●18ポイント

http://www.vector.co.jp/vpack/browse/pickup/pw6/pw006207.htm...

ファイルやフォルダ内容の情報をリスト化し、テキスト出力するソフトです


5 ● adlib
●18ポイント

命名の基本は、5W1Hです。外見の共通点が多い順序を定めます。

when, where, who, what, (which), why, how

作成年月日、部署、社員コード、タイトル(番号)、処理、備考

日付表記は“20060905”に統一、区切り記号を“全角スペース”に。

(エクセルで分割して、ソートできるようにしておく)

メールアドレス専用の記号、メールアドレスに使えない記号を避ける。

順次ファイル名を変更する手順は、“ZZZ 19020101”で始まる新しい

ファイル名で空ファイルを(容量20KB以下で)先に作ってしまいます。

古いファイルから移動すれば、MyDocument 上で一目瞭然となります。

古いファイルが、ほとんど20KB以下になった段階で、フォルダに移し

てからゴミ箱に捨てます。そのあとで先頭記号“ZZZ ”を削除します。

エクセルが多い場合は、面倒でも「シート名索引」を作っておきます。

(↓=参考質問)

http://q.hatena.ne.jp/1149224118#a542518

マイドキュメントのファイル名前をテキストとして抽出する方法


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