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会社などで、ワード書類の整理、どうしていますか?


例えば、請求書とか送ると、ワードでファイル作ります。
それを印刷して送りますが、
一度送ったファイルは保存しておいて、
次のやつはまた新しいファイルにしていますか?

面倒だと、同じファイルを編集して使うと思うのですが、
スムーズにやってるとことかだと
どういう感じなのかなぁ、と気になりました。


要するに、過去に印刷して送付したワードデータって、時系列とかで保存しておくのか、
それともそんなことしていないのかなー、という感じの悩みです。


●質問者: onigirin
●カテゴリ:ビジネス・経営 コンピュータ
✍キーワード:スムーズ データ ファイル 会社 印刷
○ 状態 :終了
└ 回答数 : 3/3件

▽最新の回答へ

1 ● stingerwolf
●27ポイント

基本的に同じような体裁で、所定の場所だけが変わる文書に関しては、

差し込み印刷機能を使って履歴をデータベース化しています。

例えば、請求書であれば、請求書のテンプレートを作り、

送り先名、電話番号、品名1、価格・・・

といったフィールドを作って、

別にデータベース用のファイルを作って入力。

必要な分だけ差し込み。

というように使っています。

http://support.microsoft.com/kb/294683/ja


これだといつどこに何を送ったかなどがすぐ検索できるようになるので、

時系列的に管理しやすくなります。

また、請求書やメールのような内容だと、Excelなどの別ソフトのデータを使うことも多いです。

逆に同じような体裁のWordファイルを複数保管するというようなことはほとんどありません。

Wordは書式だけを保管しているイメージです。


ただ、議事録や稟議書のような重要書類に関しては、

敢えてハードコピーを残しておくこともあります。

これは監査対策なども含まれているようです。

◎質問者からの返答

どうもありがとうございます。

Wordにそんな機能があったとは・・・。

これは便利ですね。

Accessとの連携で、さらに便利ということですね。


2 ● sapon
●27ポイント

後で変更して再利用したいかどうか?後でそのデータを参照・集計したいかどうか?によって違います。

再利用したい場合で、あまり件数が多くない場合、後でそのデータを集計するような用途がない場合は、元になる書式をたとえば「請求書」のようなファイル名で作成しておき、作り終わったファイルに請求書の宛先なり、その日の日付なりをつけて、別名保存しておきます。月別や宛先別でフォルダ管理するのもいいかもしれません。

ただ、再利用の頻度がかなり多い場合や、あとで集計、データの別目的の利用がしたい場合は、ファイルメーカー、アクセス等のデータベースソフトを利用しています。これだとファイルが一つになるし、検索性も良く、データの再利用もしやすいからです。

◎質問者からの返答

どうもありがとうございます。

頻度が高い場合は、DBソフトを使った方が良さそうですね。

逆に頻度が低いものは、覚えやすいように統一した名前で保存が良さそうですね。


3 ● arther_dog
●26ポイント

使うフォーマットの種類は限られているので、用途に応じて分類し、必要に応じてフォルダーに年月日や相手先などの名前をつけて分類、保存しています。

元となるフォーマットはそれぞれの先頭フォルダーに置いておくか、フォーマット専用のフォルダーを作って入れておきます。


そして、どこにどのフォーマットがあるのかを一覧表にして、担当が替わる度に引き継いでいます。


請求書の管理は既に皆様がお答えされているようにエクセルと組み合わせて使用しています。

(個人的にはアクセスよりもエクセルの方がワードと組み合わせやすいです)

◎質問者からの返答

どうもありがとうございます。

エクセルとワードの組み合わせで

請求書の差込印刷(?)のようなことができるのですね。

試してみようと思います。

それ以外は、うまく整理してみますね。

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