人力検索はてな
モバイル版を表示しています。PC版はこちら
i-mobile

仕事上の情報の整理についてです。


リーダークラスの立場にいるのですが、
チームメンバ5、6人や、他部署への依頼をメールや口頭、ミーティングなどで伝える事があります。

今困っているのは、上記のように、
メールやミーティングで伝えた”人へのお願い”が、
時間が経過するにつれ、また、量が増えるにつれ、
「質問と結果」これらの情報が分散して蓄積されていくため、整理に困っています。
例えば、メールの履歴や、議事録を共有に保存してあり、そこに依頼内容が書いてあるなど。。。


どなたか、このあたりの情報整理を上手にこなし、
仕事を効率良く行っている方はいらっしゃいませんでしょうか。

良い案がありましたら、ご教授願います。


どの人に、どんな依頼をして、回答がどうだったか。
簡単に管理できたら嬉しいのですが。

●質問者: subweb
●カテゴリ:ビジネス・経営 学習・教育
✍キーワード:クラス ミーティング メール リーダー 教授
○ 状態 :終了
└ 回答数 : 7/7件

▽最新の回答へ

1 ● k-kotori
●20ポイント

・情報が分散して蓄積されていくため、整理に困っています


とのことですので、

まず分散した情報を整理したらよさそうです。この場合、議事録作成の際、議事録に数字タイトルなどを付して管理すると管理しやすいです。


A ***会議

B +++会議 etc


次に、会議の内容ごとに数字にわけて


1 ・・・について

2 ・・・について etc


次に、結論がでた内容を分類する場合


1a 効率性うんぬん

2b 女性のうんぬん


とかいう具合です。


メールはフォルダ整理、ミーティングは録音テープで整理、議事録はファイリングすると便利です。これらの情報のベースを決定したら、あとは整理するための番号付けなどの「決まりごと」をつくり、整理が上手な社員の方へデータを渡してその通りに整理してもらえば1日で片付くと思いますよ。あとは検索をかければすぐに情報が取り出せるようにしておけばよいです。


一番手ごろなソフトはエクセルがよいと思います。データーは1000ごとにワークシートをわけて管理すればいいです。


ただエクセルが使いにくい場合には、そういった情報を管理するソフトが無料で出回っていますので手ごろな管理ソフトを一つDLしてきて使用されることをお薦めします。

◎質問者からの返答

エクセルは手ごろですね。

やはり、何かしらのルールがなければ整理は続かないということなのかなと感じました。

ありがとうございます。


2 ● RandD
●20ポイント

まず、メールの自動仕分けをさせればよいかと思います。

ソフトウエアによって、自動仕分けは全く異なると思いますが、

グループウエアの代表各のノーツでしたら、

メールのルールを作成することになります。

例えば、”特定業務1”のフォルダを作成して、特定業務1関係のメールは、すべて自動振り分けを使用して、”特定業務1”フォルダで受信します。

WEBメールなどでもよく見かける機能ですが、大変便利な機能です。

この機能を利用して、人別に振り分けてはいかがでしょうか

また、windowsデスクトップサーチをインストールするのも手です。バラバラに保存されたファイルの中から、目的のファイルが素早く検索できます

ダミーです

http://q.hatena.ne.jp/

◎質問者からの返答

メールはプロジェクト毎にMLとなっているため、上記のようなフォルダへの整理も出来ています。

ありがとうございます。

デスクトップサーチは使った事がありませんでした。確かに便利そうですね。

試してみます。


3 ● KUROX
●20ポイント

ローカルにWEBベースのBBSを作って、これで一元管理する。

1スレッド1タスクになるようにする。

まあ、2度手間なんですけど、一元管理帳を作るしかないかと。

メール内容、依頼内容は、コピペでBBSにとりあえず書き込む。

回答もそこにコピペで書き込む。

掲示板のグループ分けをする。

メンバー用と他部署用と顧客用とか

頭が痛くなったら、掲示板で検索をかけて、終わってない

タスクのチェックとフォローを行う。

この方法も限界ラインがありますから、本当の小規模でないと

管理できないとは思います。

文章ではうまくかけないですね。

◎質問者からの返答

一元管理張。まさしくこれですね。

つまるところ、このツールの使い勝手の良さが、情報集約の鍵となるだろうなとは思っていましたが。そのツールがみつからないという状況です。

結局は、タスクのチェックとフォローが自分で時間がとれなくなるという、自分的な問題なのかもしれません。


4 ● minkpa
●20ポイント

http://www.excite.co.jp/book/product/ASIN_4761262605/

情報整理術 クマガイ式

◎質問者からの返答

読んでみます。


5 ● lovely-flower
●20ポイント

有料メールソフトを使用して、メールの管理をやっています

普段のやりとりメールは部署にわけ

さらに個人のフォルダにわけ

更に、依頼内容・結果のみのフォルダを作ります

何通もやり取りしていると、埋もれてしまうので、先に移動させておきます

結果のメールがない場合は自分で文章作成し、そのフォルダに保存しておきます

アウトルックエクスプレスなどでは管理は難しいと思います

メールボックスが一つしかないので、

複数アカウントのメールを使用している私にとっては使いにくいので、有料のメールソフトを使用しています。

また、依頼内容の件名をわかりやすくすると、見出しとしても使用でき、便利だと思います。

同じように、データでやりとりする場合は、

エクセルで、依頼日、相手先、大体の内容を書き一覧表を作ります

そのデータは同様にフォルダにわけて保存してあります。

口頭で伝えた場合も相手先・内容などを自分で書き、保管してあります。あとでトラブルになりにくいです。

◎質問者からの返答

メールの件名にルール付けを行うという事は、いい整理方法かもしれませんね。

メンバの協力が必要ですが。

エクセルで依頼先等の管理は、やはり重要なのですね。試してみます。


1-5件表示/7件
4.前の5件|次5件6.
関連質問


●質問をもっと探す●



0.人力検索はてなトップ
8.このページを友達に紹介
9.このページの先頭へ
対応機種一覧
お問い合わせ
ヘルプ/お知らせ
ログイン
無料ユーザー登録
はてなトップ