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会社に勤務していて、自分以外の人の離席状況を把握する方法を教えて下さい。

例えば、休憩のために非常階段でタバコを吸っている人がAとして
そのAに電話が掛かって来て、Bという人が自分の席でその電話を取った場合、
Bは内線を鳴らしますが、非常階段にいるAは当然出ないので、
仕方なくBは電話を保留にしてAを探し回ります。とても非効率的です。

ペンギンオフィスというグループウェアを使用していて、
自分の今の状況(在席、不在、食事、その他-手入力)と選べますが、
不在だけでは情報に乏しく、かといって手入力はなかなか浸透しません。
なぜ浸透しないか聞いてみると、HTTPSのセキュアなシステムの為か、
読み込みなどにとても時間が掛かるのが一番の理由のようです。


●質問者: SUYAOSTOON
●カテゴリ:ビジネス・経営 コンピュータ
✍キーワード:HTTPS オフィス グループウェア システム タバコ
○ 状態 :終了
└ 回答数 : 7/7件

▽最新の回答へ

1 ● jan8
●18ポイント

手入力を徹底するのは難しいと思います。

http://www.geocities.jp/hibiyank/manu/manutabu1.htm

私の勤務している会社では、skypeを使用しています。

skypeに限らず、メッセンジャーが一つの手段です。


利点(質問への対応を含む)

・「オンライン(在席)」「オフライン(欠席)」「一時退席中(休憩)」「退席中(食事や外出)」「取り込み中」等の状態を、アイコンで表示します。

・自分の状態(在席、不在、食事、その他)を言葉で入力して、相手に見せることも出来ます。

・設定した「PCの無操作時間」が経過すると「一時退席中」や「退席中」のアイコンに自動的に変わるように設定することが出来ます。

・チャットで連絡する事により、大声を出さずに済みます。

・内線代わりにも使えます。また、連絡用に無料の電話としても使えます。

・離れた部署の人が連絡を取る手段として、メールより敏速で簡単です。

欠点

・セキュリティの問題上、メッセンジャーを導入することが許されない可能性があります。

・「こんなものを使うなんて」等の意見があるでしょう。社内に浸透するかどうか、倫理的・政治的な問題があります。

・「PCの無操作時間」を無限に設定して、席に居るふりをする人が現れる可能性があります。

・仲の良い社員同士が勤務中に私語をする環境となり得ます。

◎質問者からの返答

ご回答ありがとうございます。

利点、欠点を交えてご説明頂き非常に判り易かったです。

skypeはセキュリティの問題上、却下される可能性が大きそうです。

色々出来て便利そうですが。。。


2 ● suzancarol
●17ポイント

パソコン画面を使った共有ツールでいろいろあると思いますが、

一番いいのは案外、アナログな発想で、自分の机か共通の行き先ボードを全員が目に見えるところに

作って、今の状況をわかるようにすればいいとおもいます。

それはよく行く取引先の名前のプレートだったり、「トイレ」「タバコ」「昼食」「○会議室」とか

とにかく自席以外の場所です。

パソコンは電源を入れていないと使い物になりませんが、これだと

問題ありませんし、手軽に用意できます。

◎質問者からの返答

ご回答ありがとうございます。

行き先ボードをみんなの見える場所に設置するのはオフィスの構造上無理っぽいです。

行き先ボードは現状機能していますので、そのボードをwebカメラで映しだすといった、デジタルを用いて非常にアナログな手法は

あると思ってます。カッコ悪いですが。。要は電話を取ってすぐにその人の状況が判ればいいので、常にブラウザに映像を表示して置けば瞬時にチェックが出来ます。

ご指摘のように「トイレ」「タバコ」「昼食」「○会議室」とかをあらかじめ登録出来て、ストレスなく素早く表示できる簡単なシステムはないですかね?セキュアじゃなくても、社内LAN内で完結出来るようなシステムが。。


3 ● ffmpeg
●17ポイント

携帯電話を内線として利用する方法があるようです。何回か出なかったら、携帯に転送とかね。


4 ● KUROX
●17ポイント

どんな方法を使っても、無理なんじゃないかな。

「トイレ」とかそんな行き先表示してる会社ないと思うけど。

>Bは内線を鳴らしますが、非常階段にいるAは当然出ないので、

>仕方なくBは電話を保留にしてAを探し回ります。とても非効率的です。

折り返し電話するで、探す必要がないのでは?

会社の評判が下がろうが、本人にデメリットがしょうじようが、

少々みんな痛い目にあわないと協力的にならないと思います。

BとBの周りの人に、携帯番号あたりを教えておけば、

携帯で呼び出すということも可能なので、最終的にはAの姿勢しだいなのでは。

◎質問者からの返答

厳しいご意見ですね。確かにおっしゃることはわかりますし、私もその通りだと思います。

ただ、折り返し電話するとしても、Aの状況を把握した上でお客さんに伝えてあげたいですよね。

あ、それからこれもなんとかしたいです。A不在の場合、誰々から電話がありましたよ的なメモを

Aの席に残していますが、これもひと手間です。わざわざメールで伝えるのは定着してません。


5 ● ryokuoshoku
●17ポイント

コスト的に厳しいと思うのですが、プレゼンス・在席管理、電話とメッセンジャーの統合なんかをうたった類の製品はありますね。

すごく大雑把に言うと、社内専用のメッセンジャーソフトで離籍状況がわかったりメッセージ送ったり、というものです。

Microsoft Office Communicator 2005 の概要

http://www.microsoft.com/japan/office/communicator/prodinfo/over...

ビジネス・家庭を大きく変えるプレゼンスとは?

http://premium.nikkeibp.co.jp/presence/index.shtml

本格的にやろうとすると、ネットワークスイッチや電話機の交換まで話が膨らんで大変ですが、社内向けメッセンジャーという方向であればそれなりの価格の製品もあるように思います。

お手頃価格かはわかりませんが、検索したらこのような製品もありました。

情報共有に便利なグループウェアCoolMessengerの主な機能

http://www.ymir.co.jp/cool/function/client.html

◎質問者からの返答

具体的な製品をお教え頂き非常に参考になります。

リンク先を確認してみます。ありがとうございます。


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