coordinatorで良いと思います。
http://eow.alc.co.jp/coordinator/UTF-8/?ref=sp
グループは
Preparatory group
Preparatory working group
など、会合をさすのであれば
Preparatory group meeting
Preparatory meeting
などでよいかと思います。
○○のための、というのはそれぞれ後ろにfor xxとするか頭につければよいかと。
Preparatory group for xx
xx preparatory group
http://www.google.com/search?q=preparatory+group
皆さんが集まって何かを話し合ったり、作業をしたり、ということであれば、
meetings for event preparation
で良いと思いますよ。
http://www.google.com