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例えば、部長への報告書、報告メールをするぐらいなら、口頭で報告した方がはるかに効率良くないですか?
口頭だと?相手の理解を確認しながら話すので、相手が誤解したらすぐに修正できる?文章のように細かく添削されることがない
文章の場合は?一読で誤解、問い合わせの必要なく完全に理解できるようにするので、深く時間をかけて文章を考えないといけない。?報告書、報告メールを作成しても部長に提出する前に、課長に何度も添削されるので、とても時間がかかる。

●質問者: abcdefg
●カテゴリ:ビジネス・経営 就職・転職
✍キーワード:メール 作成 添削 課長 部長
○ 状態 :終了
└ 回答数 : 10/10件

▽最新の回答へ

1 ● dankichik
●15ポイント

報告書、報告メールは、単に情報を伝えるだけでなく記録を残すという役割もあります。例えば、何か伝達ミスがあった場合、口頭だと言った言わないの泥仕合になりかねませんが、文書として記録があれば確認が可能です。こういう観点から、口頭ではなく、文書での報告が要求されるんだと思います。

http://q.hatena.ne.jp/answer


2 ● garyo
●15ポイント

#1で回答されていますが、「記録に残る」という点が大きいですね。

電話でやり取りした後、同じことを「先ほど電話にて確認した件ですが」と書いて再度メールで確認することは良くやります。

「大事なことは記録に残す」というのが後々役に立ちます。

お客さんから「何でこんな仕様にしたんだ!」と怒りの問い合わせがあったときに、そのお客さん本人の書いた要望メールをエビデンスとして返信することは良くあります。

http://q.hatena.ne.jp/answer


3 ● ken33jp
●15ポイント

口頭で報告した後、その内容を報告書、報告メールしてください。

それでも添削するなら、なにやっても無駄です。

上司変えてもらってください。

http://q.hatena.ne.jp/answer


4 ● khoshi3
●15ポイント

dankichikさんご指摘の通り、記録を残す意味では口頭でない報告書(報告メール含む)は重要だと思います。

もちろん、口頭で簡潔に済む伝達・報告事項は口頭での伝達で良いと思います。

また、何度もメールを往復させないと完了しない事項は、

1)直接捕まえてface-to-faceで報告・相談・調整をする,

2)「打ち合わせの結果、xxすることにした件ですが、?なのでよろしく」メールを後で記録代わりに送信

など、口頭とメールの利点を補完しあうような手法をよく使います。

ただし、

(2)報告書、報告メールを作成しても部長に提出する前に、課長に何度も添削されるので、とても時間がかかる。

これはkzmmtsdさんが仰る通りなんか変な気がします。

係長・主任以下のメンバが課長に報告した報告の中から、重要事項抽出・抜粋・概要まとめなどを行い、部長向けの総括的な報告書を作成するのは、課長がすべき作業のような気がします。(もちろん組織の規模や形態にも依存すると思いますが…)

何度も添削を行なう必要があるほどの報告書は、すでに報告というよりは、企画書・提案書や複数人でのレビューが必要な資料作成の類のものになりますよね? 月間営業報告書などのレベルになるとこれになると思いますが、おそらく週間報告や日次報告レベルの報告のお話をされていると推測しています。

URLはダミーです。http://q.hatena.ne.jp/1207840856


5 ● threecloudjp
●15ポイント

報告するほうは確かに口頭で説明するほうが楽です。

しかし報告を受ける立場になって考えてみれば、書面の必要性はすぐにわかることだと思います。

自分が部長の立場だったらどんなふうに報告してもらうのが一番わかりやすくて仕事がスムーズに進められるか、想像してみればよいのではないでしょうか。


それと、何もすべての報告をかっちりとした書面で行えというわけではなく、口頭報告で済む場合もあるはずだと思いますよ。どのような形態で報告するのが業務を円滑に進めるのに適しているか(つまり、そのテーマが精密な記録を必要とするものなのか、単純に白か黒かを伝えればよいものなのか)を判断する力を育てるのも社会人として大切なことかと思いますが、いかがでしょうか。


http://someya1.hp.infoseek.co.jp/chap-1/chap-1(1).html


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