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仕事で、メールのやり取りが多いです。
1日、10通?30通くらいは、メールを書いて、送信すると思いますし、
1日、150通?200通くらいは、メールを受信すると思います。

メールを受信することはフィスタに掛けてフォルダを分けたり等、情報の整理は出来ていると思うのですが、
メールを書いて送信する時の事務処理の速度を改善がしたいです。

1日の中で、メールを書いている時間が結構な時間を占める気がするので、この時間が効果的かつ効率的に短縮できれば、より他の仕事に集中できると思うからです。

メールをよく送る仕事の方で、仕事を効果的かつ効率的に行うために、特に気を付けていることはありますでしょうか?

なお、メールを書かないで電話する等の回答はダメです。あくまで、メールの処理についての知恵をお伺いしたいです。

もしあれば、ぜひ教えていただけませんでしょうか?よろしくお願い致します。


●質問者: comcom9
●カテゴリ:ビジネス・経営 インターネット
✍キーワード:ダメ フォルダ メール 改善 電話
○ 状態 :終了
└ 回答数 : 24/24件

▽最新の回答へ

1 ● KairuaAruika
●13ポイント

PDAを購入し,移動時間中でも処理する。

最低でも閲覧,更に余裕があれば返信してしまう。

ですね。

◎質問者からの返答

回答を開くのが遅くなり、申し訳ありませんでした。

時間の合間を利用するということですか。ありがとうございます。


2 ● pahoo
●13ポイント

メールを返信する時間を決めて、毎日必ず確保する。

私は、始業時間前と昼休みの後半を、この時間に充てています。


あと、これは個人的な理由によるものですが、メールを手動受信にしています。

自動受信で受信ボックスにメールがたまっているのを見ると、どうしても仕事を中断してメールを見てしまうので、あえて手動受信にしています。メールを見忘れるというリスクはあるのですが(苦笑)。

◎質問者からの返答

回答ありがとうございます。

時間を決める、ということですか。ありがとうございます。

回答嬉しいのですが、

なかなか、メールの処理自体の効果的かつ効率的な処理は無いものなのでしょうかねぇ。


3 ● toptyan
●13ポイント

私はサーバ管理業務を主としているのでビジネス自体がNET中心です。

当然お客様とのコミュニケーションの90%近くはメールになります。

やはり管理というところは苦心しましたが、サーバを改造して、届いたメール内容をデータベースに格納し、掲示板形式のスレッドのようなものを製作しました。

そして、過去のメール履歴やよく似た内容のメールの検索を可能にするようなシステムを作り、同じようなメールの返答に時間がかからないようにしました。

メールのやり取りも大事な資産という考え方で立つと、結構データがいつなくなるかわからないなどの不安もありますので、データのバックアップのつもりで作ったものが案外と使いやすかった。という感じですね。

◎質問者からの返答

自分でシステムを作るということですか。

参考にはなりますが、それだと出来る人が限られると思いますので、

OutlookやOutlook Expressなどのメーラーでも出来る、メールの処理自体の効果的かつ効率的な処理方法はありませんでしょうか?


4 ● masanobuyo
●13ポイント

先延ばししない! メール処理術はいかがでしょうか。

分かりやすいので,おすすめいたします。



http://allabout.co.jp/career/corporateit/closeup/CU20071203A/

◎質問者からの返答

URL先、参考にします。


5 ● gday
●13ポイント

一日のうちでメールを読んで返事を書く時間を決めてそれ以外の時間は絶対にメールを見ないし書かないというルールが結構効果的ですね。

最初のうちはメールを送ったのに何ですぐにメールに返事してこないの?というような反応が返ってきますが、その都度趣旨を説明しているうちにこの人はそういうスタイルで仕事をしているということが浸透してきてそのうち皆が慣れてくれます。

そしてどうしてもすぐに返事を欲しい案件には直接電話がかかってくるようになります。

メールを読んでもらえる時間が周知されるとその時間までは催促しても無駄なのでその時間までは誰も何も言ってこなくなります。

その代わり、メールを処理する時間は死ぬ気でがんばってメールを処理しましょう。



http://allabout.co.jp/career/corporateit/closeup/CU20071203A/

◎質問者からの返答

時間を確保するということですか。その意味では、2の回答者様と同じですね。

ありがとうございます。

でも、なかなか、メールの処理自体の効果的かつ効率的な処理方法はありませんでしょうか?


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