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メール管理で困っています。

<前提!>
・会社の代表メールアドレス”info@??”に顧客からメールが届く。
・ある部署が対応することになっている。

<現状!>
・microsoft outlookを使用中。
・全員アカウント設定をしているので、受信するのは全員。対応するのは臨機応変。(基本的に下っ端)
・対応モレを防ぐため、メール送信用のPCを一台用意してそこから対応する。(開封済み=対応済みという一覧性を重視した)

≪問題点!≫
・物理的移動が面倒
・連続で対応しなければならない際の処理待ち時間が発生

<備考!>
・gmailなどへの転送はシステム管理者が強く拒絶


未対応が生じてしまう可能性さえ防げれば、解決しそうな問題だと思います。
何かいい方法はないでしょうか?



●質問者: petem
●カテゴリ:コンピュータ インターネット
✍キーワード:Gmail Microsoft Outlook pc アカウント
○ 状態 :終了
└ 回答数 : 7/7件

▽最新の回答へ

1 ● snitch
●18ポイント

サイボウズメールワイズのようなCRMソフトウェアを導入してみてはどうでしょうか

http://kantan.cybozu.co.jp/mailwise/

http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/0806/11/news035.htm...

◎質問者からの返答

ありがとうございます。

なるほど。大手さんはやはりこういうので対応しているのですね。

この機能のほんの一部だけ

------------------------------------------

みんなで対応!大量メールも一網打尽!

メールワイズを使えば、みんなでメール対応ができて二重対応や対応漏れが無くなり、業務効率がぐんぐんあがります。もう、大量メールの対応は怖くありません。

* メール共有

* テンプレート

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これだけでいいんです。


2 ● andrew
●17ポイント

> gmailなどへの転送はシステム管理者が強く拒絶

ということですから、システム管理者に依頼してメールサーバでIMAP4を動かしてもらってはどうでしょうか。

そうすれば、Gmailに転送しなくとも、社内でIMAP4を使って複数クライアントから同一アカウントのメールを確認できます。

◎質問者からの返答

これらの問題点を解決するには、1つの考え方しかない。メーラに完全にメールを取り込むのではなく、サーバにメールを保管し続けメーラからサーバのメールボックス全体を管理可能にする方法だ。つまり、これがIMAP4の基本的な出発点である。


IMAP4でググって

http://www.asj.ne.jp/amiami/dekiru/081020/index.html

を見てみました。

システム管理者にお願いしてみます。

ありがとうございます。

引き続き、募集中です。

lifehack的な解決方法も募集中。


3 ● Infograve
●17ポイント

1通辺りの容量や日に何通来るのかにもよりますが、


http://www.courier-mta.org/imap/

IMAPサーバーを立ててアカウントを共有してはいかがでしょうか?


対応中フォルダと対応済みフォルダを用意して、順にメールを移動すれば良いと思います。

◎質問者からの返答

IMAPはやはりシステム管理者を通す必要がありますか?


4 ● andrew
●17ポイント

IMAPサーバを立てるのは(基本的に)メールサーバになりますから、その管理者にお願いすることになろうかと思います。

社内に、IMAPサーバを立てて、そこに転送するのが問題ない(gmailは社外だから転送不可)のであれば利用部署でサーバを上げることは可能かもしれませんが、会社組織であれば利用部署でなくシステム管理部門でIMAPへの対応をしてもらう方がいいかと思います。

IMAP上げるのはいやだ、でも外部のIMAP(gmail)への転送もだめだ、部署でサーバを上げるのも認めんという管理者ならちょっと困りますが。


5 ● goodvn
●17ポイント

お客さんに似たような事を相談されて,よく使ってる方法なのですが,数人の小規模な組織の場合,返信内容も全て共有してしまう,という手があります.

まずは,返信用のアドレス,または ML を作ります.(send と呼びます)

info@ 宛てのメイルを返信する際,必ず BCC に,send を入れます.Outlook Express の場合はできないと思いますが,例えば,秀丸メールといったソフトでは,ある特定のアドレス宛てのメイルを返信する場合に,BCC に自動で send を入れる,といった処理が可能です.

この,send 宛てのメイルも全員で共有すれば,誰かが返信をすると,send が送られてきて,返信対応した事がわかります.

1日の終わりなどに,担当者が,その日に info宛てに来たメイルと,send で送られたメイルをチェックすれば,対応漏れがわかります.

うちの会社の場合は,ネットワーク屋ということもあって,もう少し高度な事をやってますが,基本的には上記の方法を応用したものです.(相当大規模な,NTT系の会社でも,代表対応は上記の方法だと言ってました)

うちでは上記に加えて,対応する人の間で IRC の特定のチャンネルに入ることを義務付けていて,対応を開始することや,担当者の割り振りなど,IRC を使ってリアルタイムに連絡しています.


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