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小規模組織でのメール運用方法についておたずねします。

webショップ運営をしており、3アドレスからメールを受信するように設定しています。
現在は5名が各PCでPOP受信をし受注や問い合わせに対してお互い確認しながら返信を行っております。
お互いのメール共有はまったくできていません。

そこで、様々な方法をテストした結果
1、IMAPサーバを立てて社内LANで接続する
2、gmailアドレスを人数分作成し全部に転送し、送信メールをBCCにて自分以外に転送する
3、上記を接続でIMAPで行う
※gmailを使うのは迷惑メール防止と容量の問題です。

運用前の段階では1は未読、既読が勝手に変更されて各個々人での把握が難しいためルール作りが必要かも。
それ以外はthunderbirdのラベルに対応できるか?
個々人のアドレスが作れない。

2はBCCメールと付き合わせて各自チェックする手間がある。gmailのセキュリティの懸念。ただし個人アドレスがもてる。などなど思いつくのですがどれがベストかわかりません。

どのような方法が一番効率がよいのでしょうか?
運用に関する便利ツールなどありますか?
実際運用されているか詳しい方で、教えて頂けると幸いです。


●質問者: birdtail
●カテゴリ:コンピュータ インターネット
✍キーワード:bcc Gmail IMAP LAN pc
○ 状態 :終了
└ 回答数 : 5/5件

▽最新の回答へ

1 ● pahoo
●20ポイント

状況と目標を、もう少し具体的にお知らせください。


  1. Webショップの窓口担当者が5名いるということですね。
  2. 問い合わせ用メールアドレスが3つあり、それを1つにまとめたいということですか?
  3. それとも、問い合わせ用メールアドレスは5つあり、それを1つにまとめたいということですか?
  4. それとも、問い合わせ用メールアドレスは1つで、担当者各々に異なるメールアドレスを持たせ(計5名分)、5名で問い合わせ用メールアドレスに到着したメール内容を共有したいということですか。
  5. 5名の誰が応対しても、送信メールアドレスは同じでよいですか?
  6. その他

URLはダミーです http://q.hatena.ne.jp/

◎質問者からの返答

ご回答ありがとうございます。補足いたします。

1、メールを観覧する者は5名です

2、いいえ、各ショップ別にアドレスが分かれているので3つのままです

3、上記の通りです

4、現状では各担当者にメアドは割り振っていませんが、先を考えあるといいなと思っています。受信メールは共有したいです。特に対応済みメールが把握したいです。

5、アドレスは受信アドレスで返信できれば一番いいと思います。

6、担当をシフトで回しているので休みの間に誰が対応したしないなど手間を少なくしたいです。また全員出社している状態でもリアルタイムで把握できると素敵です。ただし既読未読は各人が把握すするためにも勝手に既読になると見逃すため社内IMAPは適しているのか迷っています・・・


2 ● nawatobi_penguin
●20ポイント

>>webショップ運営をしており、3アドレスからメールを受信するように設定しています。

外(お客様とか取引先)に提示するアドレスが3つということですよね。

それならば

?サーバーはPOP/SMTPではなくIMAP形式にする。

#メールのやり取りはサーバーサイドにすべて保存され、

#サーバーに情報を見に行く形にします。

?外に提示する分のアドレスをメーリングリスト(ML)形式にする。

?それぞれのMLに個々のアドレスを追加する。

#?+?で個人アドレスを出さないで必要なメールを受信できます。

?外に提示したML経由の返信をする際にはReply-ToにMLを指定しておく。

#返信メッセージがMLメンバー全員に届きます。

#reply-toはthunderbirdだと"宛先"を選択するタブで追加指定できます。

※URLはダミーです。

http://q.hatena.ne.jp/1227091792

◎質問者からの返答

ご回答ありがとうございます。

MLという方法もあったのですね。BCCだと増えると面倒だなと思ってたので参考にさせていただきます。

ただ、返信済みメールと対応するメールを付き合わせる作業は手動になりますよね・・


3 ● tamo2_xvi
●20ポイント

http://webcas.azia.jp/mailcenter/index.html

いくつも類似するソフトがありますが、フリー版は残念ながら

見つかりませんでした。

こちらのようなメールを共有するソフトを利用すると

顧客単位でメールの履歴を追えたりしますので、複数でメールを

管理するのが簡単になります。

何かの参考になれば幸いです。

◎質問者からの返答

ご回答ありがとうございます。

同様のASPサービスはあったのですが、ローカルでできればいいなと思いました。

規模がまだ小さいので少しもったいないかなと・・・

将来的には使えそうですので参考にさせていただきます。


4 ● b-wind
●20ポイント

メール管理で困っています。 <前提!> ・会社の代表メールアドレス”info@??”に顧客からメールが届く。 ・ある部署が対応することになっている。 <現状!> ・micros.. - 人力検索はてな

同類の質問、というかこの質問で問いかけているようなやり方が一番しっくりくると思います。

◎質問者からの返答

ご回答ありがとうございます。

実は質問前にこの質問をみてIMAPとBCCでの返信というのは参考になったのですがどちらが効率がいいのかなと思い質問させていただきました。

「その後」がわかるともっといいんですけどねぇ・・


5 ● pahoo
●20ポイント

#1で回答した者です。コメントをありがとうございます。

状況から、IMAPサーバを立てるのが無難だと思います。


さらにもう一歩進めて、Webメールサーバを立てられるのであれば、以下のような手法はどうでしょう。

  1. 現行の問い合わせ用メールアドレス(3店舗分)をWebメールにする。(IMAPが立てられるなら、もう一歩でWebメールサーバも立てられると思います)
  2. メールサーバに着信したら、担当者5名に転送するように設定しておく。
  3. 担当者は、Webメールの方を確認し、Webメールから返信する。

これで、返信履歴も共有できますし、着信メールアドレスから返信したことになります。

また、Webメールを見ることができる環境なら、担当者がどこにいても返信できるというメリットがあります。さらに、管理者がWebメールアカウントを共有することで、問い合わせメールに対して返信しているかどうか状況確認することもできます。

◎質問者からの返答

再度ご回答ありがとうございます。

本日テストでIMAPを稼働させてみました。

thunderbirdのタグが共有できればスターと一緒に利用してほぼ目的を果たせそうなのですが、いろいろテストしてみます。

webメールは使い勝手の問題から(yahooメールの新バージョン)躊躇しています。

できればフリーのおすすめソフトがあればいいのですが・・・

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