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【最も良い回答に満点】Access 2003による宛名印刷について質問です。

テーブルAに入っている住所録を基に、住所・宛名を封筒に印刷したいです。その際、その宛先に当該の書類を発送したことを記録するため、テーブルAのフィールドA(Yes/No型)を、その宛先のレコードのみYesに自動的に変えたいです。

なお、Word 2003と組み合わせて、ある程度「非」自動的な部分があってもよいです。(Wordを援用する際は、差し込み印刷機能か何かを使用することになるのでしょうか……)

上記の作業を可能な限り自動化するには、どのようなフローにするのが最も良いでしょうか? お知恵をお貸し下さい。

●質問者: crashtruck5
●カテゴリ:ビジネス・経営 コンピュータ
✍キーワード:access O型 Word yes フィールド
○ 状態 :終了
└ 回答数 : 4/4件

▽最新の回答へ

1 ● memo77
●30ポイント

私ならこんな感じに処理します。

■テーブル構成

宛先テーブル

主キー フィールド名
宛先ID 数値型
郵便番号
...以下住所など

作業テーブル

主キー フィールド名
作業ID 数値型
作業名 テキスト型
送信日時 日付型

発送ワークテーブル

主キー フィールド名
宛先ID 数値型
作業ID 数値型
発送 On/Off型(規定値はOff)

履歴テーブル

主キー フィールド名
作業ID
宛先ID

■想定するオペレートとフロー

1.[新規発送作業]をクリック

2.作業名を登録(通常は文書名でいいと思います)

3.発送ワークテーブルクリア

4.宛先テーブルから発送ワークテーブルに全レコード追加

5.ユーザーがサブフォームのデータシートで発送ワークテーブルの「発送」フィールドをOn/Off(チェックボックス)

6.[発送先確定]をクリック

7.発送ワークテーブルからOffのものを削除

8.発送ワークテーブルの残データを履歴テーブルに追加

9.Accessのレポート、もしくはWORDの差込印刷で発送ワークテーブルを元に印刷処理


後で同じ宛先を使いたいときには[履歴テーブル]から作業IDを指定して発送ワークテーブルに下記戻してやります。


2 ● らいず
●30ポイント

クエリーなどは使用したことがあるでしょうか?

テーブルに項目を追加できると仮定させていただきます。

その上で一番 単純な方法を書きます。(フォームで操作するようにもできますが、今回はベタな方法で・・・)

事前準備

1.テーブルAにフィールドA2(Yes/no)を追加

2.封筒に印刷できるよう作成しておき、A2=yesのものを抽出し印刷に必要なデータを表示できるクエリーを作成。

3.A2=yesのデータを抽出してフィールドAをyesに書き換えるよう更新クエリーを作成

操作

1.印刷したいフィールドA2をチェック

2.レポートを実行して印刷

3.正常に印刷できたら3のクエリーを実行

と・・・なります。

もし可能なら、フォームでボタンを押すだけで操作できるようにしておくと便利です。

あと、印刷トラブルにそなえて、直接印刷ではなくいったんプレビューさせてから印刷させるほうが色々と便利です。(画面で、印刷イメージの確認もできるし)


レポート・クエリーの作り方などは、色々なHPを参照にしてもいいでしょう。

http://mail2.nara-edu.ac.jp/~asait/visual_basic/access/access.ht...


3 ● kn1967
●0ポイント

AccessやWordの機能を駆使してシステムを構築し

満足いくものを作るのは難儀であり、短期間では無理です。

1日に幾つも質問しておられるほどのお忙しい状態では

なおさら実現は難しいです。


年末という季節柄、筆まめ/筆ぐるめ/筆王などの

年賀状作成ソフトの名前は耳にする事もあるかと思いますが

これらの宛名書きソフトであれば、

お望みのような機能が最初から備わっていますし

その使い方はWordの差込印刷などよりも簡単で確実ですから、

フローとしては

(手順1)Accessにある住所録データをcsv形式でエクスポート

(手順2)宛名書きソフトでインポート

(手順3)印刷

をお勧めします。


4 ● yumenokiroku
●30ポイント

Accessでしたら、"印刷し、その後該当するフィールドの値を変える(Yesにする)"

というマクロを作ってはいかがでしょう。

マクロを使われたことがあるかどうかがわからないのでこれ以上の説明は控えておきますが。


的外れな回答でしたらすみません。

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