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【スプレッドシート統制】
従業員数500名以上の会社のシステム開発や運用を行っているシステム部に所属しているものです。
個人情報保護、情報セキュリティ、内部統制の実施により、各部署で業務上作成されているスプレッドシート統制をおこないたいと考えています。
ターゲットは各部署の担当者がローカル・サーバ上で管理しているファイルです。
そのため、社内で混在するファイルを管理する仕組みを作成する必要があり、管理方法を検討しているのですが、なかなか良い手段がありません。
ファイル管理サーバなどの導入も考えたのですが、社内へアナウンスを行っても、ファイルを持っている各担当者がサーバへアップロードしてくれるのか?というような問題など、それが行わなければ導入する価値が全くないので頭をかかえています。
最初に着手する作業となる、スプレッドシート資産の「棚卸」をする良い策はないものでしょうか。
また、将来的にはそのスプレッドシートの洗い出しをおこない業務プロセスの運用改善を行いたいと思っています。
みなさまのお力をおかりしたいと思っています。
よろしくお願いします。

●質問者: moori556
●カテゴリ:コンピュータ
✍キーワード:いもの アップロード アナウンス サーバ システム
○ 状態 :終了
└ 回答数 : 3/3件

▽最新の回答へ

1 ● pahoo
●27ポイント

運用が伴わない統制はありません。システムだけで統制を行うことは出来ません。

「社内へアナウンスを行っても、ファイルを持っている各担当者がサーバへアップロードしてくれるのか?」という問題を解決するのが先決でしょう。


一般論としては、体制を整えるところから着手します。社長直轄の内部統制室を設け、ここからすべての事業部・部・課のラインに統制指示を出せるようにします。統制室長はCIOが兼務すればいいでしょう。

◎質問者からの返答

ご回答ありがとうございます。

そうですね。

その問題を解決するのが先決ですよね。

質問では最終的な目的が記されていなかったので補足しますと、

そもそも、現在稼動しておるシステムのバージョンアップの検討で

現システム外のスプレッドシート等で業務をまわしているものを極力なくし

次期システムへ統合したいというのが大きな目的です。

そのため、システム外で使用されているファイルを解析して

システム化できればシステム化したいのです。

指摘していただいた問題解決を先決に、取り組んでみます。


2 ● hijk05
●27ポイント

ドキュメント管理ソフトを導入するのが一般的です。

今も使ってるところがありますが、ロータス・ノーツとかです。

過去に似たような質問があります。

http://q.hatena.ne.jp/1115003518

-------

>ファイル管理サーバなどの導入も考えたのですが、社内へアナウンスを行っても、ファイルを持っている

>各担当者がサーバへアップロードしてくれるのか?というような問題など、それが行わなければ導入する

>価値が全くないので頭をかかえています。

シンクライアントソフトを導入したり、罰則規定を設けると、ある程度統制できます。


3 ● kaiton
●26ポイント

内容が薄いので、コメント欄に書こうと思いましたが、書けないのと、いわしのほうも見られていない

かもしれないので、回答します。

社員が個々に作成したエクセル等が、大事な書類や計算に使われていることは、そのエクセルにミスが

あった場合の影響について、非常に憂慮すべきことで、私も統制すべきだと思います。


Pahooさんの回答がオープンになる前(ほぼ同時?)に、↓はいわしのほうに回答した内容です。

Pahooさんと回答内容が重なる部分もありますが...

まず、システム部だけでなく内部統制のことなので監査部門からも社内を説得すべきだと思います。

スプレッドシート統制 研究室」は見られていると思いますが、

関連する言葉として「Excelレガシー」で検索されることもお勧めします。

Excelレガシー再生計画

これ以降は、いわしには書いていないことです。

Excelレガシーという言葉は、日経コンピュータの雑誌で数年前に特集された時の題名です。


それと、ノーツをという解答が出ていますが、500名以上の企業ならすでにグループウェアが導入

されている可能性も高いし、その場合は一部機能が重複すること、管理面などハードルが高いよう

に思います。

それと、シンクライアントでは、本来のスプレッドシート統制はできないですね。


御社でどのようなOfficeの利用がされているのか不明ですが、「ファイル管理サーバ」を検討と

書かれているので、SharePoint Servicesあたりも検討されたのでしょうね?

この場合、統制して不便になると、不満が出るし、裏で自分の作ったものを使う事態が出てこな

いように、より便利にをいかに実現するか?(現場は便利なものを使う)

御社の実態に合った便利な手法をいかに見つけるか、それを周知・広報し、現場の意識をどの

ように盛り上げるか! が大事かと思います。


「システム化できればシステム化したいのです。」ができない場合、wagbyというソフトもありますし、

Excelレガシー再生計画の記事では、StiLLePower/exDirectorというソフトが紹介されています。


私もほかの方の回答が非常に気になる興味ある質問ですが、少しでもお役にたてれば幸いです。

◎質問者からの返答

ご回答ありがとうございます。

そうですね。

SharePoint Servicesの導入も以前検討しておりました。

kaitonさんのおっしゃった、現場の意識を盛り上げることは非常に大事だと思います。

簡単な作業ではないボリュームですので、まずは統制へ向けての方針検討と体制を整えることから作業を進めてみようと思います。

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