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会議の時間を短く、内容を充実させるためのアイディアをおしえてください。
(アイディアのリストがあるURLや、本を紹介いただけるとベターです。)
改善の対象とする会議は、以下のようなものです。

・社内でおこなう、部署の定例会議
・出席メンバーは20名弱、社歴10年以上の中堅からベテランまで。
・”20名が一丸となってひとつの案件に関わる”かたちではなく、数名ずつがチームとなって、複数の関連しない案件をパラレルで廻しているような部署。
(=チーム外のメンバーが何をやっているか、が見えにくい部署)
・現会議の内容は、”経営状況・案件対応状況・事務連絡”の共有。内容については特に改善しない方向。
・2時間近い会議を1時間短縮したい
・IT系の部署なので、デジタルな解決法は大歓迎です。

アイディアの”数”が欲しいので、たとえば「立って会議をする」など、一文だけの回答には配点できない場合があります。ご了承ください。

●質問者: summerdealer
●カテゴリ:ビジネス・経営 コンピュータ
✍キーワード:URL いるか なう ひとつ アイディア
○ 状態 :終了
└ 回答数 : 6/6件

▽最新の回答へ

1 ● ysfm
●19ポイント

※会議のメンバーで、「新商品パッケージ名を決めよう」といったようなアイディア創りではなく、

いくつかアイディアが既にある中で利害関係者が合意事項を創って納得し合う、でもなく、

状況や連絡事項を報告し合うだけの会議。という前提であれば・・・


何よりも1番は、会議のメンバーが会議時間を1時間にすることに納得・共感を創ることでしょう。

一部の人だけが会議短縮をしたいと思っても、その場全員に納得・共感がなければ行動は変わらないでしょう。

(ここに合意がないのに「立って会議をする」等の小技をしても、歪み・反発が生まれがちです。)


1. 事前に報告事項を共有し、確認事項・質問事項

紙でもメールでもグループウェア上でも何でも良いと思います。

会議で口頭報告するのではなく事前に文章に落として共有すれば実際の会議時間は短くなるはずです。

ただ、これも上記の「1時間にすることへの納得・共感」がなければだれも動かないでしょう。


以下の書籍を参考にしてみてください。


プロジェクトファシリテーション

プロジェクトファシリテーション

  • 作者: 白川 克 関 尚弘
  • 出版社/メーカー: 日本経済新聞出版社
  • メディア: 単行本

人を助けるとはどういうことか 本当の「協力関係」をつくる7つの原則

人を助けるとはどういうことか 本当の「協力関係」をつくる7つの原則

  • 作者: エドガー・H・シャイン
  • 出版社/メーカー: 英治出版
  • メディア: 単行本

ファシリテーション入門 (日経文庫)

ファシリテーション入門 (日経文庫)

  • 作者: 堀 公俊
  • 出版社/メーカー: 日本経済新聞社
  • メディア: 新書



2. それから、報告事項を文字にするにしても話すにしてもわかりやすくシンプルにする必要もあるでしょう。

その上で共有された事項を理解し、必要な質問をし合う能力を個々に高めれば会議時間短縮につながります。

もちろんこれもこれも上記の「1時間にすることへの納得・共感」がなければだれもスキルを身につけたいと思いにくいでしょう。


以下の書籍がお勧めです。


ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル (Best solution)

ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル (Best solution)

  • 作者: 照屋 華子 岡田 恵子
  • 出版社/メーカー: 東洋経済新報社
  • メディア: 単行本

質問力―話し上手はここがちがう

質問力―話し上手はここがちがう

  • 作者: 斎藤 孝
  • 出版社/メーカー: 筑摩書房
  • メディア: 単行本

通勤大学MBA〈14〉 クリエイティブシンキング (通勤大学文庫)

通勤大学MBA〈14〉 クリエイティブシンキング (通勤大学文庫)

  • 作者: グローバルタスクフォース
  • 出版社/メーカー: 総合法令出版
  • メディア: 新書

ロジカル・リスニング

ロジカル・リスニング

  • 作者: 船川 淳志
  • 出版社/メーカー: ダイヤモンド社
  • メディア: 単行本


以上、何かの参考になれば幸いです。

◎質問者からの返答

たくさんの書籍の紹介と、丁寧な回答をありがとうございます!

たしかに、”メンバーとの意識合わせ” が一番はじめにやるべきことですね。ご指摘をありがとうございます。


2 ● kamioookahigasi
●19ポイント

http://penperon.blog100.fc2.com/blog-entry-1645.html

どこにでもあること。上記参考になれば

◎質問者からの返答

リンク先のサイトは、私が御相談したい内容に沿わないようです。


3 ● tnygutch2010
●18ポイント

会議のアジェンダ、発表者、持ち時間を決めて事前に連絡しておくことと、資料を事前配布(共有の掲示板等に掲示)することで、かなり効率化できるのではないでしょうか。

http://business.nikkeibp.co.jp/as/epson_3lcd/tips1/01.html

そういうことをやっているにも関わらず、2時間かかっている会議を1時間に短縮するということであれば、何かを削るしかないと思います。

大くくりのアジェンダが、経営状況・案件対応状況・事務連絡ということなので、事務連絡は読めばわかるレベルのものということでメール配信で済ませるとか、経営状況はそんなに頻繁に変わるものではないと思いますので、2回に1回の割合にするとか。

自分の会社には「話し始めると長くなる人」がいるので、その人が会議に出てくると会議が間延びし、欠席だとスムーズに終わるという傾向があって困っていますが・・・。

◎質問者からの返答

対象の会議の状況に沿ったアドバイスを、ありがとうございます!

またリンク先も参考になりました。

「話し始めると長くなる人」が偉い職階の人だと、注意できるひともおらず難しいですよね…。


4 ● ぽこたん
●18ポイント

会議って、それだけで相当にコストかかっているんですよね。トピ主さんの場合には、2時間を1時間に短縮したいという事ですが、上手に出来れば30分にもなると思います。効率の良い会社では、会議は30以内が鉄則です。2時間会議したのでは、午前の仕事が全部パーです。

諸外国の会議が意見交換であるのに対して日本の会議というのは、むしろ意見のすり合わせです。事前に実は全体が何を話すかを知っていて、それについて意見交換というよりも、上司が部下に(強引にでも)納得させて、手順を確認して、それで作業がスムーズになる事を狙ったものがほとんどですね。

発言出来ない人が居るのは、発言するほど良く考えてない(能力欠如)であるか、発言する勇気が無い(上司の押さえ込み)による事だと思います。ただ、質問者さんは中堅社員を想定されているので、能力不足は無いでしょう。上司による押さえ込みが原因かもしれません。自分の意見を発言するのは、仕事の1つであるという考え方が重要ですね。

IT系の部署として会議のリンクを探してみました。

会議の何が問題なのか

http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0610/24/news008.html

【中級】会議の生産性と効率を高める 第1回

http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20060804/245199/

参加者リソースの活用

http://business.nikkeibp.co.jp/as/epson_3lcd/special/02.html

海外でも会議の時間短縮が議論されてます。

http://www.productivity501.com/9-tips-for-efficient-meetings/662...

(日本語訳)

http://digitallife.jp.msn.com/article/article.aspx/genreid=121/a...

◎質問者からの返答

たくさんのリンクと本のご紹介をありがとうございます!

リンク先の「4W2H=「いつ(開催日時),どこで(開催場所),誰が(主催者),何を(目的として),どれくらい(所要時間),どのように(開催方法)」」というのは、なかなか良いキーワードだと思いました。


5 ● ぽこり
●18ポイント

22分会議のすすめ

http://www.lifehacker.jp/2010/03/100310meetings_22min.html

1.アジェンダを作る

アジェンダは会議にとって有効なもの。ホワイトボードに都度描くとなると、その分、貴重な会議の時間が消費されてしまう。アジェンダを作成し、共有することで、「この会議で何を達成しなければならないのか?」が参加者にも理解されやすい。

1.必要書類は、会議の3日前までに事前共有する

会議に必要な書類や資料は、3日前までに共有し、参加者には必ず事前に目を通しておくように伝える。

1.時間どおりに開始する

意外に多くの会議は時間どおりにスタートしないものだが、参加者が全員そろっていようがいまいが、待たずに時間どおり、会議をはじめよう。

1.いよいよ、会議本番!

主催者は、会議のポイントを明確にし、参加者への要望や期待することをきちんと伝えた上で、まずは聞き手に回ろう。

1.原則としてPC持ち込み禁止

会議中に、他の仕事を「内職」させないためにも、原則としてPCの持込は禁止するべき。ただし、議事録を書いたり、プレゼンテーションに必要な場合はこの限りにあらず。

1.携帯電話の持ち込み禁止

例外なく、携帯電話の持ち込みは禁止しよう。

1.「脱線」はなるべく避ける

アジェンダに従って、成果を出すことに集中しよう。議題に関係ないテーマを論じあうのはできる限り避けること。

1.議事録はなるべく早く共有する

議事録はできるだけ早くまとめ、参加者と共有すること。



考え方を変えてみると議題を見ると報告会に感じられます。

会議である必要は無いのかもしれません。

定例報告会として、簡潔にする方法はどうでしょうか?


>経営状況

前者の経営状況でしょうか? 部署ごとでしょうか?

部署ごとの数字であればバランスシートと、その講評ではいかがでしょうか?

>案件対応状況

案件ごとの進捗状況が見られる共有データベースを活用するのはどうでしょうか。

>事務連絡

これは、メールか、掲示板での共有ではどうでしょうか。

◎質問者からの返答

丁寧な回答をありがとうございます!また、質問内容に応じた個別のアドバイスもありがとうございます。

(リンク先のリンク先の”「22分会議」の一連の流れをまとめたポスター”(PDF)、お洒落でいいですね?。)

いただいた回答をみていると、やはり事前共有の仕組みを巧くつくるのが、いちばん効果がありそうですね……。


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