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委託先の企業と差し戻し金額の交渉のため、対面で来週に会議を行います。準備と当日の進行について助言をお願いします。

・私は7月に異動で現部署に配属
・委託先との交渉事案(未整理事項)があることを知る
・委託先の要因で一部委託業務を7月より撤退済(業務は設備系保守)
・既に支払い済みの契約額の返金額を決める必要あり
・支払い済み額は今年4月から翌年3月分
・よって今年7月から翌年3月分を返金してもらう必要あり
・委託元の算出額は約7000万(算出根拠有)
・委託先の算出額は約3000万(算出根拠有)
・大きく金額に差があり交渉が難航しそうだが金額を確定したい

このような契約間の折衝や交渉は過去に全く経験が無く、生まれて始めてです。
来週末に直接交渉する場があり、自分が仕切らなければなりません。

事前に準備すべきこと、段取りや必要な根回し、法的、契約的なことなどいろいろあると思いますが、イメージが全く整理できません。また、当日もどのようなことに注力し、どう決着させるのか、どう進行させるべきなのかも同様です。議論が発散して何も決まらずということだけは避けたいです。宜しくお願い致します。

●質問者: yoshifuku
●カテゴリ:ビジネス・経営
✍キーワード:3月 4月 7月 まら イメージ
○ 状態 :終了
└ 回答数 : 4/4件

▽最新の回答へ

1 ● じゅぴたー
●1000ポイント

会議というのは、担当者が集まって差し戻し金額を交渉するような内容のものでしょうか。

でしたら、事前準備として下記のことを行っておくことをおすすめします。


  1. 委託契約の原本(見積書などを含めた全部事項)をコピーする
  2. 今回のように契約内容が変わった場合にどう対処するか記した条項がないかどうか確認する→もし条項があればそれに従う
  3. 現部署のの上司を介して、本契約を締結した御社内責任者との事前打ち合わせ実施
    1. 現状を伝え、なぜこのような事態になったのか意見を聴取
    2. 交渉に当たって想定されたリスクを聴取
    3. 上記原本のうち既着手分と未着手分の切り分け(未着手分7000万円の根拠明確化)→交渉のために1枚のペーパーに整理する(根拠資料は何ページあってもいいが、まとめ部分は1枚にする)
    4. 委託先の契約キーマンが誰かを明らかにする
    5. その他、委託先に関する情報(御社との力関係、付き合いの長短、御社内における評判など)を聴取する
  4. 委託先の契約キーマンの出席を依頼する
  5. あなたの上司と相談し、差し戻し金の交渉範囲(目標金額と委託先が値切った場合の最低金額;もし7千万円が目標金額なら、当初設定金額は7千万円より高めに設定すべき)

老婆心ながら、担当者会議とはいえ、こうした交渉経験がない貴方が場を仕切るのは、会社としてもリスクが大きい問題です。貴方の上司を積極的に巻き込むべきです。

◎質問者からの返答

ありがとうございます!

貴重であり有益な情報に本当に感謝します。

こちらの背景を申しますと、担当者レベルだけの会議ではなく、委託先のキーマン、委託元のキーマン(私の上長)も出席を依頼済です。ですが、上長から会議を仕切るのは私に任されており、上長は当日会議中の助言のみとも言われています。交渉に必要な準備はきちんと整えた上で会議を実施したいとは思いつつ、初会議、初交渉なので段取りがわかっていないということもあります。

実は私が転勤してくる前からこの議論はあり、一発目は8000万円で提示したのにねぎられて7000万円といったところです。手持ちとしてこれ以上、下回っては困る(赤字に直結)という最低ラインはあるのですが結既に結構ギリギリのラインです。相手の提示額が3000万円ではこちら側としては論外な額なのです。向こうは向こうで言い分があるようなのですが。

「1」や「2」などは目からうろこです。漏らしそうな点でした。

「3」ですが、御社内責任者というと社長になるのですが、確かに事前打ち合わせを実施していません。スケジュール的に今からでは無理な可能性も高いため、「事前打ち合わせ」ができないケースをのリスクも想定したいです。←アドバイスありましたらお願いします!

今までにも電話会議や電話、メールでのやり取りもあって、7000万や3000万という数字に至っており並行線状態です。それを打開すべく「対面会議」とするのですが、それでいて並行線で終わっては実施した意味がほぼ無いため、なんとかしたいというのが本音です。


2 ● じゅぴたー
●0ポイント

上長から会議を仕切るのは私に任されており、

上長は当日会議中の助言のみとも言われています。

それは無茶苦茶ですね。

数千万円の金額の交渉を一担当者に任せるというのは

常識的には考えられません。

ちょっと厳しい物言いですが、本交渉は決裂する可能性が高く

社長も上長も、事情を知らないあなたに責任を負わせようと

しているのではないでしょうか?


この場合、相手(委託先)より先に、御社内部の根回しに走るのが

自衛のために必要かと存じます。

たとえば社則の営業交渉の中に、担当者が決済可能な上限金額が

明記されていると思います。7千万円クラスになると事業部長以上の

決済が必要ではないでしょうか。

もちろんその場で決済ということにはならないでしょうが、

その金額を決済できる人間が交渉の場にいないというのは

いくら何でも無責任すぎます。

法務と経理(または財務)の部長の所に出向いて、

「初めてなのでよくわからないのでルールを教えてください」

などと、しおらしい態度をして見せて、味方につけるという作戦も考えられます。


いずれにしても、事前に社内ルールを確認し、会議の場には、

その額の決済ができる人間を同席させるべきです。

「助言のみ」と言われても、あなたは毅然とした態度で突っぱねるべきです。

失礼ながら、転職したばかりの一担当者に交渉を任せるというのは、

会社として取るリスクが大きすぎます。

私だったら、社長秘書に頼んで予定を調整し、首に縄をつけてでも

社長を引きずり出します。会社のことを考えれば当然の行動だと思います。

◎質問者からの返答

ありがとうございます!

確かに根回しはしていないのですが、責任を押し付けられているということは無いと思います。その1つに、最終決済者ではありませんが上長を同席させています。仮に3000万円で決着してしまったと致しましょう。だとしてまだ契約締結(正確には既存契約の変更)ではないのです。契約締結するためには事実上トップ(社長)決済が必要になると思いますが、3000万円で決済を持っていったところで「何だそりゃ?」と言われて、再交渉になることもあるでしょう。というかトップに持っていく前に部長レベルでつっぱねられるでしょう。

要は、「私の上長が同席=交渉の場では責任は課長」と言えるのです。

今回の事例は本当に過去に似た事例がなく、参考にできるものがなくて苦慮するのですが、数千万円規模の案件は他に無いわけではありません。その都度社長をひっぱり出してきては運用がまわりません。

というか、本当は決着させていですが、交渉ですから上手く行かなければやり直すというのもあると思っています。私は交渉が生まれて初めてなので段取りなどわからないことが多くその点が不安ですが、数千万円という額が会社に与える影響が大きいからという点ではあまり不安を感じていないところです。ご心配は嬉しいですが、その点は大丈夫です。会社に私がハメられているということは全くありません。

私は交渉のイロハのイのレベルからわかっていません。最低限の常識的な交渉ができることが、いまいちばん求めていることです。回答は引き続きお待ちしています。どうぞよろしくお願い致します。


3 ● suppadv
●0ポイント

次の会議だけでは終わらないと思われる状況ですね。

最後のまとめも想定しておいた方が良いでしょう。

会議の流れを、全くの物別れから、ある程度の歩み寄りが得られる場合まで、数通りを想定しておきます。

そして、それぞれの場合において、次回の会議までの課題も想定しておきます。

次の会議をいつごろにするのが良いかということも想定しておいた方が良いでしょう。


後は、会議の流れで、どの想定に近かったかと考えて、会議の締めをするということが良いと思います。

◎質問者からの返答

ありがとうございます!

確かに決裂したケースも考える必要があるかもしれませんが、取り急ぎ自信を得たいのは「次」であり「次の次」はまた別なのです。ちゃんとした交渉をやって決裂するならよいです。ですが私の不備だらけで決裂するのは避けたいです。そんなところです。

差し支えなければ、「想定される数通り」に関してもう少し具体的に示してもらえたらありがたいです。どうぞよろしくお願い致します。


4 ● ニコ
●0ポイント

お話を聞く限り、まるで問題点が整理されていないようです。

今回は交渉ではなく、お互いの食い違いがどこにあるのかをしっかりと整理というより、

ヒアリングしてまとめましょう。

なぜ、8千万円が3千万円になるのかを。

そのうえで今後の交渉に結び付けましょう。

現状では社長や役員に出てきてもらっても、相手方の言い分がまとまっていないので、

交渉にはならないでしょう。早すぎますね。

契約書や、委託を開始したときの見積書の積算根拠などはもちろん準備する必要がありますが、

細かいところで押し問答しても仕方がないでしょう。

契約時と委託先が今回積算した金額と違う点だけをしっかりとまとめれば。

今回の交渉の成果といえましょう。

とにかく、現状の委託業務の内容を再度見直し、

どのようなことを行っているかをあなたが理解することが一番です。

必要であれば、その委託業務を担当している人間に詳細を確認するとともに、

当初契約との違いをまとめてもらって、その比較表を会議に持参して話を進めるのが一番だと思います。

実際の金額の交渉は次の次ぐらいでしょうかね。

◎質問者からの返答

ありがとうございます!

> 8千万円が3千万円

これはもう積算方法が両社で着眼点が違うというところから来ています。

8千万円は対象の保守設備量から算出、

3千万円は対象の人件費から算出

しています。

もともとの契約額の算出根拠が非常に難しく、これに準じた算出方法にしなければという思いがありますが、情報が少なく収集できてない状況にあります。会議は目前であり、準備できない可能性が高いです。

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