ありきたりの事務的な文章より､ﾍﾀでも反省しているところが伝わる文章のほうがいいでしょう｡
自分の悪かった点を思い出して書くのと､今後の強い決意を書けば､きっと相手にも伝わると思います｡
一字一字ていねいに気持ちを込めて書いてください｡
http://www.jp-guide.net/businessmanner/tool/wabi_jo.html

社内向けに書くのですから詫び状ではなく始末書です｡上司が求めているのはあなたが何をやったと自分で把握しているか､それを悪い(つまり実は善悪ではなく会社の利益に不都合があった)と思っているかどうか､今後あなたはどのように変わるのか､と言う事です｡どんなに深く反省しても自分のどこが不都合であったか明確に把握できない者は会社ではｲﾗﾅｲのです｡釈明したい事があれば正々堂々と釈明せずお詫びの言葉の中に紛れ込ませます｡

まず独立した文章として意味が通じるように書きます｡｢今回の件で｣などといきなり書かず事件の全容を書きます｡事情をまったく知らない人が読んで何が起きているか分からないようでは反省の気持ちという以前に文章の性能として不足です｡客からｸﾚｰﾑが来た経緯を日時を入れて書き､ｸﾚｰﾑの内容を書き､その背景つまり自分の過去の態度や言動を振り返り､これについて自分がどのように考えているかを書き､今後自分はどのように変るかを書き､最後に｢この度はまことに申し訳ありませんでした｡今回のことを教訓に今後お客様にご迷惑をかけないよう､そして会社のお役に立てるように頑張ります｡｣などと結びます｡始末書の書き方などは検索すればたくさん出てきます｡

よく聞くﾄﾗﾌﾞﾙですね｡
企業間のﾊﾟﾜﾊﾗという問題はどうしようもないので雲散霧消になるんでしょうか｡｡
営業の態度が悪かったにしろ､担当を変えないといけないでしょうから､文面としては､書面で残すより､足繁く通って､口頭で謝られた方がいいのではないでしょうか｡
書面でのこすとずっと残ることになります｡