Dropboxがいいと思います。
Dropbox - Google Play の Android アプリ
iTunes App Store で見つかる iPhone、iPad、iPod touch 対応 Dropbox
サイボウズLiveの使い勝手が良いです。
既に候補に挙がっているLINEでもいいような気がします。
1、PCとスマートフォンの両方で利用できる(主にスマートフォンでの利用を想定)
○、パソコンにもスマホにも対応してます。※参考
2、メールは使わない(外では会社あてメールを受信できないメンバーがいるため)
○、電話番号orFacebookのアカウントがあれば登録できます。
3、PDFや画像ファイルを共有できる(暗号化できれば理想的)
△、暗号化はできませんが画像の送信は可能です。
4、そう頻繁に利用するわけではないので、できれば無料のもの
○、有料コンテンツを使わなければ基本無料です。
こちらの条件の大体は満たしているので。