何はともあれ現状を分析するのが最初のｽﾃｯﾌﾟかと

>もっと効率よく
どういう部分が効率が悪いのか

>よみやすく
どういう部分が読みにくいのか

悪い部分が明確化できれば改善方法の検討もできるはずです｡

個人的に気になるのはﾚﾋﾞｭｱｰのｽｷﾙです｡
ﾚﾋﾞｭｱｰが低ﾚﾍﾞﾙだと仕様書を作る人に的確な問題点を指摘できず､時間ばかりかかって大して役に立たない仕様書もどきが出来てしまうと思います｡
そうなってくると仕様書がただの時間の無駄になってしまいます｡
もし思い当たる点があるようでしたら､まずはﾚﾋﾞｭｱｰのｽｷﾙｱｯﾌﾟのために各種研修会への参加などをされる方が良いと思います｡
｢この仕様書はﾀﾞﾒだけど､どうすれば良くなるのかわからない｣こういう使えないﾚﾋﾞｭｱｰならまずはﾚﾋﾞｭｱｰを鍛えてください｡