現在、私ども組織では、優秀な社員でも、日々のルーチンワークや雑務に追われて、新しい業務を創造したり、付加的な業務を加えることができません。これらを解決するアイディアはありますか。

やはり、雑務をこなすスタッフを新たに雇い入れる必要があると考えられます。

そのためにはまず、雑務を新たなスタッフに引き継ぎ可能な形にし、新たなスタッフのための経費を捻出します。

優秀な社員の方々であれば、業務創造のために、それぐらいの付加業務は、遂行可能なのではないでしょうか。

日々の作業（ルーチン、雑務、業務）の全てにムダが含まれているはずです。そのムダをそのようにすれば無くせるかを皆が考え日々カイゼンすることで、新しい業務を創造したり、付加的な業務したりするための時間を作りだせると思います。ただ口で言うのは楽なのですが、実行するのはなかなか大変です。うちの会社でもまだまだ実行途中です。

雑務担当者を雇用する。（１の回答と同じです）

雑務をアウトソースする。（１の回答のバリエーション）

雑務自体を切り捨てる。（本当に必要なルーチンワークや雑件は現在業務の２０％程度です）

のいずれかです。でも、ルーチンや雑件もこなせない人材は本当は優秀ではないのかもしれませんし、優秀な人材にルーチンワークを課すような管理者が無能なのかもしれません。アイデアが出せないことを業務繁忙のせいにしているのかもしれません。原因自体も再考されることをオススメします。

パソコンを使った作業ならシステム化する事はできないでしょうか？報告書やチェックシートなどの書き込みに多くの時間を割いてはいないでしょうか？

ＵＲＬは参考です。（ここに頼めばいいという意味ではありません。）

蛇足かもしれませんが、

仕事を雑務やルーチンワークと感じる自体が問題では？

単純な業務に見えても効率化は売上に関与するでしょうし。

個別に優秀な能力があっても、

全体ではまだ、スケジュール管理にと業務の密度構成に問題があるかもしれません。

忙しいと称してトータルで効率化の機会を逸している部門はないですか？

業務に辟易していて、新規の仕事を入れたくなくて、わざわざ忙しくしてる人はいませんか？

もし、そうかもしれないなら、

あえて手を止めじっくり話し合って効率化を図る時間を最低限つくる必要があると思えます。

担当をあえて替えたほうがいいかもしれない。

業務を譲り合う、助け合う、

すべて必要とおもっていると、時間がいくつあっても足りません。

品質やサービスを落すのでなく、

ダブってる仕事を指摘しあう、

やらなくていい仕事はやめる等し、

仕事にメリハリをつける努力がいるのかもしれませんよ。

また、コーヒーを飲んだり食事をしたり休んでいる間も創造のチャンスであり、そういう時間のひらめきをいかしていますか?

新規のアイデアはデスク以外の方が生まれやすいともいえます。

忙しい時ほど休んでリフレッシュすると、

かえって作業効率が伸びる場合もあります。

ひょっとして

一見適任にみえても、それぞれの業務が適材適所でないかもしれない。それぞれの御仁の業務に慣れすぎて飽きてきて、士気がさがっているかもしれない。

メンタルな影響は侮れません。能率効果の為には、オフィスの楽しい環境づくりも結構重要でしょう。

オフィスの配置やデスクも効率的に楽しく仕事をするようになってなかったり無駄があるかもしれない。

また、どうにも手が足りないようであるなら、

各種アウトソーシングを活用するのはどうですか?

業務の整理できているなら割り切った依頼が可能でしょう。

ＵＲＬのような感性を高める研修もあるようです。

まずは、日々のルーチンワークや雑務の作業手順をフローチャート化した上で、見直し、簡素化されるのはいかがでしょうか。（優秀な社員がいらっしゃるのならば、できるはずです）それだけでも雑務を追われる時間をある程度は少なくすることができるでしょう。

　簡素化の一手段として、ＩＴを取り入れることを視野に入れる必要があるかもしれません。

　また、各社員に効率的にタイムマネジメントを徹底する必要があるかもしれません。

その次に、組織の生産活動にとってあまり関係のないものを思い切って外注化してしまうのも手かと思われます。社員を雇うのはそれなりのコストを伴いますので。

それでも、時間に追われるような場合に初めて、新しいスタッフを迎えるべきでしょう。

　ともかく、安く上がる方法から順次試してみることをお勧めいたします。

人員不足を補うことを前提として、「○○％ルール」をお勧めします。

もともとは3Ｍ社の「15％ルール」でしたが、今ではGoogle社も「20％ルール」などを適用しています。

この制度は、就業時間の15％だとか、20％だとかを、個々人が持っているSeeds（新発想、製品の種）を育てる時間にあてても良い、というものです。

優秀な方にはこの制度を適用して、一方でルーティンワークをこなす人を用意する。

「○○％ルール」は一種の投資なので、簡単にはできないかもしれませんが。

「ビジネスコンシェルジュ」っていうサービスがあるそうです。こういうのを利用してみるといいかもしれません。

パソナ等の人材派遣会社、ないしはアウトソーシング会社を活用するのはどうでしょうか？

ルーチンワークなどを優秀な人材に任せるのはもったいないと思います。雑務はアウトソーシングにまわし、コアコンピタンスに特化した方が、従業員のモチベーションやインセンティブも向上すると考えられます。

但し、アウトソーシングのデメリットして最も多く引き合いに出されるのは、「専門性やノウハウが社内に蓄積されない」ことが挙げられます。それゆえに、長期的に見るとアウトソーシングは組織の崩壊にまでつながる可能性があります。

これの対策としては、アウトソーシングしたからといって、業務を切り離した後はアウトソーサーに任せるというのではなく、常にアウトソーサーの業務内容を把握している専門人材を社内で教育する必要があります。