勤めている会社で会議資料の保存方法で困っています。今まではファイルに綴じていたのですが、あまりにも膨大な量で、どこにどんな資料があるのかを探すのが困難。

設備投資をしないで、

スキャン代行サービスなどを利用するのはどうですか？

大量になると、１枚あたりのコストも下がるみたいですし。

http://www.itdc-patent.com/paper-to-cd.htm

　パソコンに収納するでもいいですし、今なら複合機に保存する、それから文書管理を導入するという手もありますし、ＤＶＤに保存するという手もあります。

　一番確実で費用の安いのはパソコンで管理する方法ですが、そこでも検索性を高めるのにフォルダ構造やファイル名の命名規約は必要でしょう。事業所外からの問い合わせが多くないならファイルサーバが一番安上がりです。

　知り合いの文書管理コンサルタントのページを張っておきますが、結構書籍なども出ています。

http://www.asahi-net.or.jp/~zz1s-mrok/

紙の資料をパソコンに保存するには スキャナという機器を使います。

で、用紙がたくさんある場合は、オートシートフィダーというのを使うと 自動で紙送りをしてスキャンできるので便利です。

普通のスキャナにオプションで オートシートフィダーをつけられる機器を 購入したらいいでしょう。

http://cweb.canon.jp/e-support/qa/1055/app/servlet/qadoc?qa=0392...

●そりゃもう、ADF（Auto Document Feeder＝自動取り込み）機能のついたスキャナでまとめて取り込むべきでしょう。

http://www.okidata.co.jp/products/color/c5510mfp/index.html

●上記の機種のような「大量取り込み」ができる機種がおすすめです。

http://kakaku.com/item/00603011071/（参考価格）

http://www.epson.jp/products/offirio/scanner/esh300/index.htm

●安いからといって、上記のような機種を買うと、LEDの当たる部分で使用している塩ビ板がすぐに傷だらけになるので、お勧めできません。

【（いわゆる）電子化する際の注意】

●最初のうちは、スキャンした書類に記載されている情報の必要情報がわからないので、OCRなどを使って全ページをテキスト化したくなるでしょう。ですが、これはほぼ無駄になります。

●まずは「新しいものから」スキャンを始め、あとから探すときに「どういう情報で検索するか」のデータ取りを行い、順次反映させていくことをお勧めします。

●日付は必須でしょう。あと、議題も重要でしょうね。それ以外の項目については、必要だと思ったものを1つのテキストファイルに記入していきます。

●最初からデータベースを使っての管理は考えない方がいいと思います。必要なレコード数やテーブルの構成などもわからないでしょうから。

●会議資料がA4版よりも大きかった場合は、いさぎよく「紙のまま保存」することをお勧めします。外部にスキャニングを依頼したり、デジカメで取り込む、などということは考えない方がいいです。

●取り込んだファイルの命名規則は、日付＋ページ数をもとに、必要だったらABCを追加するなど、機械的につけていけるとよいでしょう。

●オリジナルの会議資料やスキャンしたデータも重要ですが、自社に適したデータ管理ノウハウも重要です。

●1か月かけて試験運用を行って問題点などを洗い出し、再度いちからスキャニングを行うなどの手間をかけるだけの価値はあると思います。

●その過程で、会議資料の規格統一（グラフなどもA4に統一など）や、書類に作成者の名前を入れるなどの新たな社内文化も生まれていくかと思います。

　今後の会議資料議事録等は印刷物としてではなく、Wordかpdfにして保存する。それをでっかいディスクを積んだ共有ファイルサーバに保存する。このサーバに社内用WEBサーバ機能を持たせる。Namazu(http://www.namazu.org/index.html.ja)を使って全文検索システムを作りWEBブラウザでアクセスおよび検索できるようにする。

　なぜわざわざWEBを使うかというと、サーバプログラムさえ組めばクライアントははとんどスキルと必要としない、グループウェアとくっつけるなど機能拡張しやすい、流行している、などの理由です。

　問題はいままでたまったやつですが、もとの電子データのあるものは日付などを基に分類してファイルサーバに移す。紙しかないものを全部電子化するとたぶん費用がかかりすぎるので、仕事をしながらこの資料は貴重だと思ったものを発見したら、その都度スキャナで電子化する。

http://dummy.com/

もう、かなり回答が出ているので既出かもしれませんが・・・

http://scansnap.fujitsu.com/jp/

これなら比較的安価と思います。

会議資料の原稿をあつめて、電子帳票（PDFやDocuWorksなど)で保存することをお勧めします。

それを、会議ごと・日付ごとのフォルダーに分けて保存するとどうでしょうか？

電子帳票なら、会議時点の資料を後から誤って変更されることもないでしょう。

会議資料が社内で作成する資料か、社外の資料のコピーか?

• 社内で作成するOffice文書＞PDFに変換

クセロやPrimoPDFを使って、Office文書をPDFに変換し保存

• 社外の資料はコピー　＞　複合機があるなら

複合機でリコーなら　スキャナー機能付きでPDFに変換できる機種

http://www.ricoh.co.jp/share/

複合機でFUJI XEROX なら　DocuWokrsを1台でも導入してみる

http://www.fujixerox.co.jp/soft/docuworks/

この場合ならOffice文書もDocuWorks文書にすると良いと思います。

これらは高価なので、上で紹介のあった機械でスキャンしてPDFに変換するのもいいかもしれません。

会議が多い＞それなりの規模の事業所＞複合機はあるかも?　と思ったので..

そして、デスクトップサーチツール（GoogleやMS）のでインデックス付けしておくと検索が早いです。

http://www.microsoft.com/japan/windows/desktopsearch/enterprise/...

http://desktop.google.com/ja/index.html

ただし、原則Officeから作成したファイルしか文字の検索はできません。