従業員が休みを申請しました、そして許可しました。

我が社では朝礼のときに休む人をあげてます

タイムカードのところに連絡ボードを置いてそこに役員の予定や休む人を書くのもいいと思います

予断ですがせっかくの会話のチャンスをただメールで済ませるのは我が社ではしないようにしてます

コミュニケーションを取れるときは言葉で伝えないと

前の日に黒板に休みの人の名前を記入してます。

関係部署にメール配信

当日急に休む場合ですか？

それとも事前に休みを申請する場合ですか？

事前にだったら許可を出す人にだけ言って、あとはシフト表に掲載しておけばいいと思います。

当日になら朝イチで電話するしかないでしょう。

関係者にメールしてもその人が出勤するまでは伝わりようがないわけですからね。

部署の人数が20人程度の場合です。

休暇申請の流れは休暇前日までに申請書に課長の許可を取るという感じです。

その後は、指定の期日に課長印のついた申請書をまとめて経理に持っていき完了です。

申請書は申請日、休暇日、休暇の種類、申請理由、押印欄ていどで良いと思います。

連絡が予想される関連部署や関連会社には当然本人が告知します（メール・電話）、

予定された休暇の際には、本人が部署やチームには事前に確認を取るのが当たり前だと思います。

私の場合は、それぐらい出来なかったら予定休暇は取れませんし、あとで自分が大変になります。

http://q.hatena.ne.jp/1243177812

内は直属の上司ですかね。

上司が朝礼で告知しておきますね。

それかあまり上司関係が曖昧な場合は、その場を取り仕切ってる人ですかね。

あとは部署内に見えるボードを使って事務員の人が出勤票ボードを管理してますね。

メールは基本的1日の作業内容などで回すだけです。

「明日、休みなんでよろしくお願いしま～す」

「○日、休ませてもらいます」

と口頭のみです。

部内Wikiに出欠予定表があります。カレンダー的にパッと全体が見られると、誰がどこで休む予定が一覧できて便利です。他にも色々ツールはあると思いますが、一覧性に優れたものを誰でもいつでも見られる状態にしておけば、部内の調整がやりやすいと思います。

休みたい人が、シフトを組む担当者に連絡するようになっています。

急な用事でなければ、シフトが組み上がる前にという感じですね。

うちの会社ではOUTLOOKの会議依頼を使っています

http://www.microsoft.com/japan/exchange/previous/2003/evaluation...

これでグループ内一括のアドレスに投げれば

周知と同時に、各個人のスケジュール表にも【年休：○○】と反映されるので

もしくは、Googleカレンダーを使用するのはどうでしょうか？

有給休暇の届出用紙があり、

申請者が記載→上長承認→部長承認→総務

という流れになっています。

私の職場では社内のツールとしてノーツというグループウェアを使っています。

その中で各課の休暇申請のコーナーがあり、有給休暇や慶弔休暇などの状態が同じ課の人なら見えるようになっています。

休暇を取るときはそれで申請し許可されたら見えるようになります。それで他の人は知ることができます。これが公式な告知になっています。

もちろん休む本人は休むことで影響がでそうな人にはあらかじめ口頭あるいはメールで連絡をしています。

あるいは課によっては前日の各課の朝礼でも確認しているところがあります。

休みを「許可した責任者」が、当該グループ関係者にメールにて送信する（必要があれば代替要員、業務に関して等の連絡も兼ねて）

ホワイトボードに書き込む

-----------------------

Aさん　5/25　年休

----------------------

Bさん　

----------------------

Cさん

----------------------

出勤ボードなどに名前と出勤状況を書いてあります。

それを各自がみて確認していますが、特に問題はないですよ。

Web上で一覧できるスケジュールのソフトにそれぞれ個人の予定を入れるようになっています。

休みをとるときは、申請し、許可されたら Web上のスケジュールを自分で更新するという流れになっています。

なので 毎日、そのスケジュールを確認して 今日は 誰が休みなのか確認しています。

急きょ休んで業務に影響がないように手配できる人を選んだらいいと思います。

その部署の上司とかリーダーが適任でしょう。

一番怖いのは業務に影響出ちゃうことですもんね。

当方の部署は約30名で管理者が2名います。

当日、前日に関わらず　休むときは本人が直属上長に口頭で伝えます。

あとは　その自分のチームリーダにも　メールなりで伝えます。

有給の届け出に係長からハンコを押してもらい総務に提出します。課長には口頭で言います。

その他の人には休むとは言いませんし、言われません。当日いなかったら、あぁ、今日は休みなんだと知る程度です。。以前はホワイトボードに書いてたりしたんですがいつのまにか使わなくなってしまいました。

部署の人数は８人です。

休暇申請の流れは休暇簿に課長の許可を取ります。

（３日以上の休みならさらに上の部長まで決裁が回ります）

これだけで直の上司から次長、課長まで誰がいつ休むのかわかるので特に告知しなくても十分機能しています。

休暇簿は「休暇日時、休暇の種類、押印欄」程度です。

連絡が予想される横の連携については、本人が告知します。

ボードにて掲載。

出勤状況はマグネットで名前を貼り付けます。

休みの人の貼り付ける場所もあり

私の会社では朝礼のときに休む人の名前を言っています。

それから、入り口のホワイトボードに

休む人は前日に「休み」だと書き込む事になっています。

前もってわかる場合には、共有カレンダーに投稿させます。

突発の場合は、上長の許可後に勤怠報告用メーリングリストに本人から投稿させます。

一番いいのはシフトを作ることです。みんながわかる所に貼り誰が出勤で誰が休みなのかわかるようにしたほうがいいと思います。また急に当日休む場合、電話で上司に伝えるか、上司が不在なら　とりあえず電話に出た社員に伝えるようにしたらいいのではないかと思います。

休む当人ホワイトボードに記入です。

当日休む場合は、直属の上司に連絡を入れます。

組織の規模にもよりますが、事前申請する場合、当日休む場合も、まずグループリーダーに口頭で報告します。

理由は、他の人がフォローする必要がある緊急案件がないか確認するためです。

そこで、承認されたら、部課長へ報告します。

体調不良や忌引きなど当日しか分からない休みは、後日正式な手順に則り申請、承認の手続きを行います。あとは、年次有給なのか、特別休暇となのか、年次有給を消化しきってしまい欠勤扱いとなるのか、管理部署なり、担当への連携も必要です。

申請方法については、紙ベースでやるのもいいですが、グループウェアを使用すれば情報連携も楽ですし、コスト節約になります。

それと

私は27歳です。会社を経営しています。 若い頃から起業しており、就職した経験がありません。 なので上司がいたこともありません。 組織としてもっとレベルアップをしてい.. - 人力検索はてな

という質問をみて気になりましたが、就業規則や３６協定は大丈夫でしょうか？

就業規則作成の手引 - 東京労働局

就業規則テンプレート(ひな型)集〜無料で使えるWord/pdf/txt形式[労務ドットコム]

３６協定と労働基準法

報告方法以前にそこに穴があると、後々問題になることがありますのでご注意ください。

また、裁判員制度もスタートしましたので、

平成21年度スタートの裁判員制度に対応する就業規則等の見直し : 労務ドットコムの名南経営による人事労務管理最新情報

裁判員制度への企業の対応は？ 裁判員休暇の就業規則への規定例（０８年１１月 規定例改訂）

といった点も考えておいたほうが良いと思います。

最後にご存知かもしれませんが、一度に多くの人が同じ時季に休みを取り、他の人のフォローもできない場合において、会社は時季変更権を行使し、取得を認めないことができます。

労働基準法第３９条

の第４項です。

ご参考になれば幸いです。