ISOや５S活動に詳しい方に質問です。

●現状
・小規模製造小売業（２０名
・プロセスマップと手順書を作成し、関連資料を保存。

●目的
・プロセスマップや手順書にある作業に集中する。
（プロセスに関連する資料を取り出しやすい様に整頓したい）


●問題点
『プロセスマップにあるルーチンな作業に必要な資料』が
『企画段階の今後取り組む参考資料』との境界がはっきりしないので、混乱している。


●質問
事務所において（紙ベース資料）　と　サーバー内フォルダにおいて（電子資料）

①『プロセスマップにあるルーチンな作業に必要な資料』と、
『企画段階の今後取り組む参考資料』とを整理（区別）整頓する方法は？

②区別後の『ルーチン資料』と『企画前段階の参考資料』とを関連づける整頓方法は？

例）
経理課の、企画前参考資料（新会計システム参考資料・参考書籍・参考サイトお気に入り）
販促課の、企画前参考資料（他社パンフレット等の参考資料・参考書籍）


貴社ではどうされていますか？教えて下さい。　　宜しくお願いします。