質問：部品メーカー（または商社）の人

それだけの気持ちがあれば自然と相手に伝わりそうな気がしますが、

売る側としては、

・どういった物を求めていて、どうして貸し出し品での評価が必要だったのか

・どうして自社製品が採用されなかったのか

・採用された製品はどこが良かったのか

といったところがお詫びと感謝の気持ちと一緒に書かれていると嬉しいと思います。

上記はお詫びの内訳とでもいうようなものですが、

感謝のほうも一言くらいで内訳を書いておくと良いと思います。

「決算期の多忙の中、迅速に手配いただき・・・。」等。

誰が何をどうしてどうだったからどうでどう有難い、申し訳ない（5W1H）を書き、頭で納得してもらい、

労いやお詫びの言葉で、気持としても納得してもらうようなイメージです。

上記全部書いてしまうと長々となって不自然ですので、簡潔に（できるだけ短く）まとめれば嫌味も無く、気持ちもこもった良い礼状になると思います。

上記のような考え方の結果、下記のURLのような文例になると思います。

http://sample.teglet.co.jp/doc/260/

　別に競合他社と比較して劣っている点があったのですから、採用した部品そのものなのか条件なの

か書いてありませんが、なぜ不採用としたのかをこれまでの協力に対する御礼の後に具体的に示せば

いいだけです。

　書き方とすれば、価格で○○％の開きがあるとか、納期で何日早くとか相手方の条件なりをほめる

でもなく具体的にその差で示してください。最後に比較表をつけるとなおｇｏｏｄです。

　それと、返却の前に一度相手に電話してください。特に商社であればメーカに返さなければなら

ないところと、返却できないところがあるはずです。（具体的な部品とかが不明ですので判断でき

ません）

　拡販費で既に処理しているのに、それを返却されたら産廃費用も発生しますし、却って迷惑だと

なってしまいますので。

例文

前略　貴社益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。また、この度は○○の開発に多大なご協力を

賜り、ありがたく厚く御礼申し上げます。

　さて、お預かりしていた△△につきまして弊社で確認したところ、貴社より重量で１００ｇ重い

ものの（優れていた点を書く）、納期が２日早いということで別会社の製品を採用するとさせて

頂きました。

　これに懲りず、従来以上のお取引をお願い申し上げます。