仕事のメールを早く書きたいと思っています。

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>仕事のメールを早く書きたい

私が実践していることを書いてみます。

ちなみに主に社内同士のメールのやりとりです。

• 1日のうちでメールを処理する時間帯を決める。例えば9時から10時と午後3時から4時とか。
• すぐに返事できるものを優先して即座に返信してしまう。
• 自分のメールの返事のスタイルを決めておく。(出だしの挨拶、締めの言葉、等など)
• メールで書きたいことだけをシンプルな文にすることを心がける。言い回しに悩んだりあれこれ理由を延々と述べて結論は最後まで読まなければ分からないような文にはしない。「○○はできません。理由は･･･」という感じでこれも自分のスタイルにしてしまう。
• 不足のことがあれば教えて欲しい、ちゃんとフォローするから、的な文章をスタイルとして入れておき、確実に書きたいことが書けたらその他の細かな文をいじくるのはやめてほどほどで送ることを心がける。
• どうしてもうまく書けないと思ったら次のメール書きの時間帯まで1回だけ寝かしておく。その間に何となく頭で整理されていてうまく書けるようになっていることが多い。

つまり、自分のスタイルを決めてそのとおりにメールを書けば何度も受け取る人にとってこの書き方がこの人のスタイルであると認識されるのでメールの文の表現について悩むことはなくなります。

分かりやすいメールの書き方

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仕事で何だかもたつく感じがした時には、仕事外で「コソッ」とセルフ・トレーニングをやると仕事内で「バシッ」とブレークスルーが起こる事が有ります。

メールを書く前に根本的な問題だと思われる「作文」という視点から文章を書く訓練をしてみる事をお勧めします。

http://boota.butanishinju.com/

「文体を統一させるとは語尾を「～です」「～ます」、または「～だ」「～である」などで統一するということです。

　「～です」「～ます」など丁寧な文章を書いていて、突然「～だ」「～である」の語尾で終わると読んでいる方は

　とても違和感を感じるものです。また、一文の文字数は40～60字以内におさめると読みやすいです。

　一文とは句点「。」までのことで、あまり長すぎる文章だと内容が分かりにくくなってしまいます。読点「、」も

　一文に２つぐらいまでで十分でしょう。」

「気をつけて書かなければいけないことは物事の展開や構成を考えながら大きく４つの部類「起承転結」にわけて書

　きます。起承転結の一番分かりやすい例が４コマ漫画でしょう。まず「起」とは、テーマに対しての導入部となる

　部分でどういった場所でどういった人物が登場するかなど物語の上で必要な部分を書きます。「承」は「起」から

　次の「転」へつなぐ部分なのであまり大きな展開を書かないのが普通です。「転」は物語の山場の部分で、一番盛

　り上がりを書く部分です。最後の「結」は結び（オチ）の部分で、物語の結果を書いて締めくくります。」

小うるさいルールはさて置き、この２点に注意を絞って練習開始です。

練習素材としては、新聞朝刊１面のコラムを使いましょう。練習内容は、コラムを要約する事です。元々コラムは内容が濃いので要約するのは大変です。最初は８～９割程度、最終的には半分以下に圧縮というか、要約できれば文章力はかなりのものになります。

これは超難関校（東京の男子校で言えば麻布や開成）などを目指す小学生が４年生頃からやる事が有る訓練です。いつ頃始まったかは不明ですが、割と古くから有る様です。

例えば、朝日新聞の天声人語です。

http://www.asahi.com/paper/column.html

また、仕事の内容によっては定型文で済ませられる場合も多いと思います。雛型をいくつか用意しておきましょう。

最初はワンパターンになっても気にしないで大丈夫です。時候の挨拶なんかは決まり文句だらけでも問題有りません。

慣れてくれば、雛型を増やしていけばいいのですから。最初は既製の文例集を参考にすると、やり易いですね。自分の業務に合わせて書き換えて使いましょう。場面ごとに幾つか用意する事から始めると、便利だと思います。

http://www.google.co.jp/search?q=仕事+メール+文例

これが最適とは言えませんが、比較的シンプルだけど、頑張れば効果が上がる方法の中から、「ご自分に合ったもの」をチョイスされるのが良いと思います。あくまで「自分」に合っているか、が大事です。自分に合ってないと、どんなに良いやり方でも身に付かなかったりしますから。

http://www.google.co.jp/search?q=効率のよいメールの書

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上の事も良く書いてますけど、ポイントはいくつかあると思います。

オンラインに頼りきってウェブサイト上で処理しようというのは無理があります。

１、返信出来そうなものは全て返信する

２、返信出来ないものをノートにメモする

３、ノートの上で、簡単な返信を考える

４、ノート上で簡単な返信を考えたものを書いて送る

ポイントは、ノートにメモしておいて、それを電車などで考えてメモを膨らませる事です。

もし、それでも返信出来ない場合には、

「少ししたらまた返信しますので、少々お待ち下さい」と返事します。

最も最悪なのは、返信を間違えて出してしまう事です。

例えば、適当に良い内容で返信してしまって、後から「こういってましたよね」みたいに言われたら最悪です。

だからと言って悪い内容を送るわけにはいかない。

考える事が多ければ、保留して、1週間以内にまた返事、ぐらいでも相手を害するよりはマシかと思います。

ちなみにメール書き方の書籍を何冊か購入しておくと、返信する時に便利だと思います。

良い断り方などが分かります。

ビジネスメールものの言い方「文例」辞典 価格：1,449円（税込、送料別）