普通にwebデータをデータベースで管理してますよね。
http://www.hondacars-onomichi.jp/trial-ride/
http://www.audi-sales.co.jp/jp/brand/ja_audi_japan_sales/Dealers/Region_7/Audi_Sakai/application_form.html
こういうWeb上の管理システムをつかうのは?
http://www.chronoreserve.com/?gclid=CJPLoreX9rUCFYohpQodW0wAoA