どのシステムでできるのか?どういうソフトでできるか?
グループのスケジュール管理や仕事管理(To Doリストとか)の管理は、「グループウェア」と呼ばれるソフトやシステム、もしくは、id:garyoさんが書かれているように、「プロジェクト管理」と呼ばれるオンラインツールやソフトで行なうのが一般的のようです。有料のものが多いです。
グループウェアについては、日本ではデスクネッツ、サイボウズ、Lotus Notesなんかが有名みたいですが、id:ryoutukankitiさんの要求にあるような「外からネットを利用してアクセスできなければいけません」というのに応えられるのは意外と少ないかも知れません。以下にグループウェアの比較サイトがあります。
ITトレンド:グループウェアの比較
http://it-trend.jp/list/id/24?banner_id=ad-joh-grop-0194&gclid=C...
これに対し、プロジェクト管理のためのオンラインツールとしては、id:garyoさんご紹介のZohoの他に、海外で非常に有名なツールとして、
Basecamp
というのがあります。英語なのが難点ですが、高い評価を受けています。日本では、
アリエル
http://www.ariel-networks.com/product/project_a/index.html
というのもあるようです。
もし、グループ内の人数がそれほど多くないのであれば、Googleカレンダーの公開や共有の機能を利用して、仕事に関する部分だけ、みんなでスケジュールを共有するということもできます。Googleカレンダーだけでもできますが、仕事管理(To Do)については、
Remember the Milk
http://www.rememberthemilk.com/
というオンライン・ツールを、Googleカレンダーと組み合わせて使うということもできます。
ご参考になれば幸い。
スケジュール(およびタスク)の管理であれば以下がいいと思います。
http://www.ariel-networks.com/blogs/tokuriki/cat36/todo/zoho_pro...
Zoho Projects (プロジェクト管理サービス)
1プロジェクトなら無料で使えます。
オンラインのサービスなので申し込むだけで使用可能になります。
勤怠管理もExcelでできるレベルであれば
Zoho Sheet (オンラインスプレッドシート)
http://www.ariel-networks.com/blogs/tokuriki/cat36/cat45/zoho_sh...
がお勧めです。