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マンションの管理組合の電子化された書類の保存期間は？

発足以来の書類・帳票類が、紙とは別に、コンピュータのイメージ・データで、ほとんど保存されている、比較的新しいマンション管理組合の場合です。理事長の任期途中での辞任、管理会社の入替、訴訟問題を経ています。

最近の議論としては、流出リスクの高いコンピュータを使った全文書の永久保存を廃して、紙のみに戻す嗜好があります。電子媒体上の書類は、永久保存に耐える容量があり、ネットワークからは読み書きできず、鍵のかかる保管場所にあります。

紙媒体の保管場所の制約のため、保存期間を過ぎた紙書類を廃棄するのに併せて、過去のデータも廃棄する方向性があります。社会保険庁や建築偽装でもよく聞く規則です。

これまで永久保存されていたデータを廃棄した場合、法規制上の要件なり、一般的な考察では、支障があるものでしょうか？
納税していませんが、税務上の帳票も廃棄となります。

同様に、玄関などのカード式の電子ロックも、紛糾の後、残存価値を残して廃棄処分として、台帳に記名方法とした経過もあります。

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みんなの回答

lovelykuma2009/01/19 09:36:40
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http://www.kawahara-group.co.jp/zeimu/zeimu_word0210.htm

帳簿など書類の保管期間は7年です

ただし、

http://www.jusnet.co.jp/izumi/hozon/chouhyo.html

とあるように、ものによっては保管期間が10年だったり1年だったりします。

当然、マンションの口座開設など何かの申請書類は永久保存です。

スター
- komari-neko 2009/01/24 20:43:48
  
  検討、ありがとうございます。　
  
  保存期間がいろいろなのが、たいへんというのが、よくわかりました。

yazuya2009/01/19 15:35:19
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マンション標準管理規約７０条によれば、文書保存については細則で定めるとしています。

（もちろん、規約そのもので定めても構いません）

http://www.mlit.go.jp/kisha/kisha04/07/070123_3/03-1.pdf#page=39

そして、「マンションの管理組合会計処理細則」モデルでは以下のように保存期間を定めています。

１０年ないし永久保存であれば税務上の帳簿保存期間も超えていますので十分でしょう。

http://www.mankan.or.jp/data/Report/Official/06/zaimukaikei.pdf#...

これまで永久保存されていたデータを廃棄した場合、法規制上の要件なり、一般的な考察では、支障があるものでしょうか？

適正な手続きで適正な保存期間や廃棄を決定したのであれば、これまで永久保存していたいたものの保存期間を変更して廃棄しても大丈夫です。

電子化という点で保存期間についてルールがかわるということは一般的にはありませんので（規約・細則で別にすれば変わりますが）その点は紙の文書と同じ取扱で良いと思います。

http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H15/H15F12001000047.html

スター

komari-neko 2009/01/24 20:24:03

検討、ありがとうございます。

電子化された資料ですが、分類して削除するために、時間なり費用を費やすのは、支障ないでしょうか？　

そのまま保管してもいても、数GBなのか、10数GBなのか程度の違いなので、保管費用は同じです。　

役員さんの中に、どうしても部分削除、たとえば経費の明細だけは削除したいというご要望がある場合が気になります。分類して、部分削除するのは、たいへんな作業です。

wet09092009/01/19 19:25:22
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書類の種類によります。

帳簿等は税務調査上の関係で７年以上は保管しなければいけません。

他の書類については軽易な書類であれば２～３年の保管で十分ですし、登記や許可認可に関する書類なら永久保管するのが普通です。

とはいえ、その辺は規則で定めた年数で保管すればよいことになっています。

極端に保管期間が少ないことで、なんらかの損害が発生した場合に損害賠償など請求される可能性が無いとも言えませんので、やはり少し長めに保管しておくのが良いと思います。

http://www.jusnet.co.jp/izumi/hozon/chouhyo.html

スター

komari-neko 2009/01/24 20:42:48

検討、ありがとうございます。

以前の代の理事会が決めた細則に従い廃棄した後、実は保存期間が満たしていなかった場合には、廃棄した代の理事会や、発覚した代の理事会や役員が、法的な責任を問われる場合が想定されるでしょうか？

細則を審議するのも、実施するのも、保存期間には素人です。3年とか5年で全部廃棄をご希望の役員がおいでの場合が、気になります。

type92009/01/20 19:50:04
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帳簿のほうは答えられているので設計図書の方に触れて起きます。

設計図書はＡ２程度の分厚いサイズが数冊で保管には一番場所をとるのですが、

今後は建物の履歴情報が建物の付加価値となる時代です。

ＰＤＦやベクトルデータのデータで設計図書を保管するのは、もちろん重要です。

しかし、設計図書をデジタルデータだけで保管してしまうと、

他の資料の保管場所を増やすという意味では効率的ですが、

図面をみるためにパソコンを起動しプリントアウトする、

ないしは外部で再度出力しなくてはなりませんし、

電磁式ですから、あやまってデータを消失してしまう可能性もあります。

設計図書は、設計事務所では５年程度保管、

管理会社では管理を担当する物件では保管されていますが、

それをみるための手続きは、ある意味、時間的に手間がかかります。

建物や設備は規模などによっては、法律に基づく法定点検もあるでしょうし、

災害時や故障時など建物や設備を含めて、製本の図面が必要になる場合もあるので

設計図書は竣工時に受け渡されれた製本のままで管理事務室に保管するのがベターだと思われます。

（もちろん変更箇所などを書き加えてあるほうがベターです）

http://kanto.m-douyo.jp/question/s8193/

http://www.mankan.or.jp/

スター

komari-neko 2009/01/24 20:36:58

検討、ありがとうございます。

建築確認の当時の書類ですが、電子化されたファイルもあります。

DVDの場合、耐用年数が建物よりずっと短いので、時々複製しないと、経年変化で読めなくなります。

情報もれ対策の電子ファイル全廃の方針にしたがって、理事がファイルを廃棄するなり、バックアップなり、複製しないと決めた後、粉飾の疑いが発覚した場合には、後の理事会なり理事個人が、法的責任を問われる場合があるでしょうか？

役所関係でも、近年まで3年だったでしょうか、建築図書は完璧に廃棄していたそうです。粉飾の疑いがかかる前に証拠を廃棄していたと疑われても、しかたない側面もありました。

民間企業だと、昔からマイクロフィルム・マイクロフィッシュで、永久保存が普通でしたが、紙媒体が絶対とすると、場所をとりすぎて保存できないのも、現実です。

yazuya2009/01/25 01:51:00
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どうしても部分削除、たとえば経費の明細だけは削除したいというご要望

はっきりいって、不当な要望です。

本来、保存できるのであればあらゆる資料をできるだけ長く保存しておくほうが望ましいです。

それを、廃棄するほうが大変なのに、一部の資料を手間隙かけてまで廃棄するというのは隠蔽行為と疑われかねません。

スペースの問題があるから一定期間を定めて一律に廃棄するというのはかまいませんが、一部の役員が特定の書類だけを廃棄したいとこだわるのは不当な支出の記録を隠蔽したいからだと思われても仕方がありません。

敢えて部分削除する、というのはおかしな話です。理事会として住民に納得できるような基準で廃棄ルールを定めるべきです。

それが万一違法行為に関わるものであったら、責任を問われる可能性だってあります。

重要書類は定期的にバックアップを取りつつ永久保存、それ以外の書類でもスペースが許すのであればできる限り長く保存すべきです。

ＤＶＤか何かに焼けば１０年くらいは持つことでしょう。

また、議事録や設計図、契約書などはたとえ紙でもとにかく取っておくべきです。

スペースの問題で廃棄するのはいいですが、理事の中に特定の書類を早く廃棄したい人がいるからという理由で一部の書類だけ廃棄するのは仮に疚しいことがなかったとしても問題です。

また、情報漏れを懸念しての廃棄というのもありえなくはないですが、ネットワークにつながっていないハードディスクに保管したり、ＤＶＤ－Ｒ等で保管すれば紙で保存するのに比べて大きくセキュリティ面で劣る（コピーの容易さという面はありますが）とまではいえないので、そのような方法で保存すべきでしょう。

廃棄すること自体はかまいませんが、あまりにも短い廃棄期間の設定による廃棄や、一部書類の恣意的な廃棄、永久保存しておくべき書類の廃棄は、その結果マンションに損害を与えればそれを行った理事の責任を問われることはありえます。

http://kenplatz.nikkeibp.co.jp/article/mansion/column/20080710/5...

http://sumai.nikkei.co.jp/mansion/kanri/serial_20040621p4000p4.h...

スター

komari-neko 2009/01/25 20:41:24

検討、ありがとうございます。

DVD-Rの媒体の耐用年数ですが、10年は厳しいかもしれません。

色素を変色させて記録していますので、色素自体が経年変化してしまうようです。

参考データは：　http://www19.big.or.jp/~shine/dvd/media_test-01.htm

バックアップ不要、データが消えたら損害賠償で対応論の方々が、高齢の方々では大多数の様です。定期バックアップをとるのは難しいです。家族写真が全部消えてから、慌てるのは、よく見かける風景です。

建物の耐用年数が50年くらいでしょうが、売り出しの頃には、耐用100年と宣伝していたものです。

現代の紙も、30年くらいで、製造時の漂白剤と酸で、ボロボロになって行きます。

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