素人がちょっと調べた段階での疑問点は、
・外注(請負契約?)の契約書・請求書・領収書などの書類関係
・源泉徴収
相手の収入によるとか、デザイン料なので源泉徴収が必要とか、意見があり謎
単純にメールで依頼して振り込んでその明細があればいい、ってわけにはいかないんですよね。ただ、相手方は様々なので領収書などの発行や、それを郵送、みたいなことはさせたくなく、メールで完結できたらと思っています。
外注に描いてもらう「原稿料」ではなくて、待ち受けデータを販売してもらって「購入費」にするのでしたら、源泉の対象からは外れます。応募してもらい、その中から「買い取る」という場合もあります。アマチュアや未成年には、意図どおりに描いてもらうという事が期待できないため、自由に余分めに応募してもらって、そこから買い取る形式の方がよい場合もあります。振込料ととんとんぐらいの小さな額になりすぎる場合、商品券にする事も時にはあります。
契約書は覚え書きのような、粗末なレベルが一般的に多いです。PCや携帯のメール上に、この内容でと書いてあればそれでよいです。
公募の場合は、公募概要のような文章っぽい書き方でも有効です。
複雑な場合で厳重にするには、ファックスで送り、了解したむね、サインして送り返してもらい、言った言わないがないようにしている事業者もあります。特に後からどんどん内容が変化しやすい場合はそれにともなう料金の変更を送って返してもらいます。
契約書などは用意せず、発注書を使っている事業者もあります。これは一般の商習慣に習っていますので、複雑な契約書がいらなくて、わかりやすいです。発注書をファックスやメールで送る省略型でもよいです。
ようはこんなお約束をしたという事が共通認識として残っていればいいだけです。トラブルの際は両者口約束であっても有効になります。
イラストの契約書を作るのは大変に難しいし、四角四面になりすぎ、薄利とスリム納期のためその説明に時間をさけず、使っていない業者が多いです。
公募の場合、応募してきたすべての作品の著作権はすべて募集した側のものです、という表現はふさわしくありません。意図を変えずに加工する事も加えておく必要があります。
もし待ち受け1点5000円でしたら、今の時代では、ずいぶんとハイクラスのギャラですね。
まず契約書の件ですが、契約書の内容次第で印紙を購入しなければならないので、互いのメールor口頭で協議の上、了承されればわざわざ契約書をつくる必要はないと思います。
※ちなみに依頼案件ごと1万円未満の金額を記した契約書であれば印紙税は非課税です。
相手をなるべく迷惑かけないように取引すると言う件ですが、
請求書の件ですが異例かも知れませんが、お互いに了承されれば、請負人の依頼主側の方で請求書を作成してやって、それをPDFなどでデータ化してメールで請負人に確認してお互い納得がされればその請求書を証憑として保管しても良いと思います。
領収書は請負人の指定口座に振り込むのであれば、請負人からの領収書は必要なく、ATMなど銀行窓口等で振り込んだ際に、証憑をもらえるのでそれを保管しておけば十分な書類となります。
源泉徴収の件ですが、取引内容がデザインなのでい支払い金額が100万円未満の場合は支払い金額の10%は源泉徴収する義務があります。そして年末に源泉徴収票は請負人に郵送なりで送る必要があります。
特例で源泉徴収を要さない方法を調べてみたのですが、この取引(デザインの報酬・料金)についての特例はないようです。