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委託先の企業と差し戻し金額の交渉のため、対面で来週に会議を行います。準備と当日の進行について助言をお願いします。

　
・私は7月に異動で現部署に配属
・委託先との交渉事案（未整理事項）があることを知る
・委託先の要因で一部委託業務を7月より撤退済（業務は設備系保守）
・既に支払い済みの契約額の返金額を決める必要あり
・支払い済み額は今年4月から翌年3月分
・よって今年7月から翌年3月分を返金してもらう必要あり
・委託元の算出額は約7000万（算出根拠有）
・委託先の算出額は約3000万（算出根拠有）
・大きく金額に差があり交渉が難航しそうだが金額を確定したい

このような契約間の折衝や交渉は過去に全く経験が無く、生まれて始めてです。
来週末に直接交渉する場があり、自分が仕切らなければなりません。

事前に準備すべきこと、段取りや必要な根回し、法的、契約的なことなどいろいろあると思いますが、イメージが全く整理できません。また、当日もどのようなことに注力し、どう決着させるのか、どう進行させるべきなのかも同様です。議論が発散して何も決まらずということだけは避けたいです。宜しくお願い致します。

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じゅぴたー2011/08/11 14:02:45
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会議というのは、担当者が集まって差し戻し金額を交渉するような内容のものでしょうか。
でしたら、事前準備として下記のことを行っておくことをおすすめします。
1. 委託契約の原本（見積書などを含めた全部事項）をコピーする
2. 今回のように契約内容が変わった場合にどう対処するか記した条項がないかどうか確認する→もし条項があればそれに従う
3. 現部署のの上司を介して、本契約を締結した御社内責任者との事前打ち合わせ実施
  1. 現状を伝え、なぜこのような事態になったのか意見を聴取
  2. 交渉に当たって想定されたリスクを聴取
  3. 上記原本のうち既着手分と未着手分の切り分け（未着手分7000万円の根拠明確化）→交渉のために1枚のペーパーに整理する（根拠資料は何ページあってもいいが、まとめ部分は1枚にする）
  4. 委託先の契約キーマンが誰かを明らかにする
  5. その他、委託先に関する情報（御社との力関係、付き合いの長短、御社内における評判など）を聴取する
4. 委託先の契約キーマンの出席を依頼する
5. あなたの上司と相談し、差し戻し金の交渉範囲（目標金額と委託先が値切った場合の最低金額；もし7千万円が目標金額なら、当初設定金額は7千万円より高めに設定すべき）
老婆心ながら、担当者会議とはいえ、こうした交渉経験がない貴方が場を仕切るのは、会社としてもリスクが大きい問題です。貴方の上司を積極的に巻き込むべきです。
スター
- yoshifuku 2011/08/11 14:48:08
  
  ありがとうございます！
  貴重であり有益な情報に本当に感謝します。
  こちらの背景を申しますと、担当者レベルだけの会議ではなく、委託先のキーマン、委託元のキーマン（私の上長）も出席を依頼済です。ですが、上長から会議を仕切るのは私に任されており、上長は当日会議中の助言のみとも言われています。交渉に必要な準備はきちんと整えた上で会議を実施したいとは思いつつ、初会議、初交渉なので段取りがわかっていないということもあります。
  実は私が転勤してくる前からこの議論はあり、一発目は8000万円で提示したのにねぎられて7000万円といったところです。手持ちとしてこれ以上、下回っては困る（赤字に直結）という最低ラインはあるのですが結既に結構ギリギリのラインです。相手の提示額が3000万円ではこちら側としては論外な額なのです。向こうは向こうで言い分があるようなのですが。
  「1」や「2」などは目からうろこです。漏らしそうな点でした。
  「3」ですが、御社内責任者というと社長になるのですが、確かに事前打ち合わせを実施していません。スケジュール的に今からでは無理な可能性も高いため、「事前打ち合わせ」ができないケースをのリスクも想定したいです。←アドバイスありましたらお願いします！
  今までにも電話会議や電話、メールでのやり取りもあって、7000万や3000万という数字に至っており並行線状態です。それを打開すべく「対面会議」とするのですが、それでいて並行線で終わっては実施した意味がほぼ無いため、なんとかしたいというのが本音です。

じゅぴたー2011/08/11 20:18:39
0pt

上長から会議を仕切るのは私に任されており、
上長は当日会議中の助言のみとも言われています。

それは無茶苦茶ですね。

数千万円の金額の交渉を一担当者に任せるというのは

常識的には考えられません。

ちょっと厳しい物言いですが、本交渉は決裂する可能性が高く

社長も上長も、事情を知らないあなたに責任を負わせようと

しているのではないでしょうか？

この場合、相手（委託先）より先に、御社内部の根回しに走るのが

自衛のために必要かと存じます。

たとえば社則の営業交渉の中に、担当者が決済可能な上限金額が

明記されていると思います。7千万円クラスになると事業部長以上の

決済が必要ではないでしょうか。

もちろんその場で決済ということにはならないでしょうが、

その金額を決済できる人間が交渉の場にいないというのは

いくら何でも無責任すぎます。

法務と経理（または財務）の部長の所に出向いて、

「初めてなのでよくわからないのでルールを教えてください」

などと、しおらしい態度をして見せて、味方につけるという作戦も考えられます。

いずれにしても、事前に社内ルールを確認し、会議の場には、

その額の決済ができる人間を同席させるべきです。

「助言のみ」と言われても、あなたは毅然とした態度で突っぱねるべきです。

失礼ながら、転職したばかりの一担当者に交渉を任せるというのは、

会社として取るリスクが大きすぎます。

私だったら、社長秘書に頼んで予定を調整し、首に縄をつけてでも

社長を引きずり出します。会社のことを考えれば当然の行動だと思います。

スター

yoshifuku 2011/08/11 20:43:24

ありがとうございます！
　
確かに根回しはしていないのですが、責任を押し付けられているということは無いと思います。その1つに、最終決済者ではありませんが上長を同席させています。仮に3000万円で決着してしまったと致しましょう。だとしてまだ契約締結（正確には既存契約の変更）ではないのです。契約締結するためには事実上トップ（社長）決済が必要になると思いますが、3000万円で決済を持っていったところで「何だそりゃ？」と言われて、再交渉になることもあるでしょう。というかトップに持っていく前に部長レベルでつっぱねられるでしょう。
　
要は、「私の上長が同席＝交渉の場では責任は課長」と言えるのです。
　
今回の事例は本当に過去に似た事例がなく、参考にできるものがなくて苦慮するのですが、数千万円規模の案件は他に無いわけではありません。その都度社長をひっぱり出してきては運用がまわりません。
　
というか、本当は決着させていですが、交渉ですから上手く行かなければやり直すというのもあると思っています。私は交渉が生まれて初めてなので段取りなどわからないことが多くその点が不安ですが、数千万円という額が会社に与える影響が大きいからという点ではあまり不安を感じていないところです。ご心配は嬉しいですが、その点は大丈夫です。会社に私がハメられているということは全くありません。
私は交渉のイロハのイのレベルからわかっていません。最低限の常識的な交渉ができることが、いまいちばん求めていることです。回答は引き続きお待ちしています。どうぞよろしくお願い致します。

suppadv2011/08/11 21:11:31
0pt

次の会議だけでは終わらないと思われる状況ですね。

最後のまとめも想定しておいた方が良いでしょう。

会議の流れを、全くの物別れから、ある程度の歩み寄りが得られる場合まで、数通りを想定しておきます。

そして、それぞれの場合において、次回の会議までの課題も想定しておきます。

次の会議をいつごろにするのが良いかということも想定しておいた方が良いでしょう。

後は、会議の流れで、どの想定に近かったかと考えて、会議の締めをするということが良いと思います。

スター

yoshifuku 2011/08/11 21:19:34

ありがとうございます！
確かに決裂したケースも考える必要があるかもしれませんが、取り急ぎ自信を得たいのは「次」であり「次の次」はまた別なのです。ちゃんとした交渉をやって決裂するならよいです。ですが私の不備だらけで決裂するのは避けたいです。そんなところです。
　
差し支えなければ、「想定される数通り」に関してもう少し具体的に示してもらえたらありがたいです。どうぞよろしくお願い致します。

ニコ2011/08/16 08:00:30
0pt

お話を聞く限り、まるで問題点が整理されていないようです。

今回は交渉ではなく、お互いの食い違いがどこにあるのかをしっかりと整理というより、

ヒアリングしてまとめましょう。

なぜ、８千万円が３千万円になるのかを。

そのうえで今後の交渉に結び付けましょう。

現状では社長や役員に出てきてもらっても、相手方の言い分がまとまっていないので、

交渉にはならないでしょう。早すぎますね。

契約書や、委託を開始したときの見積書の積算根拠などはもちろん準備する必要がありますが、

細かいところで押し問答しても仕方がないでしょう。

契約時と委託先が今回積算した金額と違う点だけをしっかりとまとめれば。

今回の交渉の成果といえましょう。

とにかく、現状の委託業務の内容を再度見直し、

どのようなことを行っているかをあなたが理解することが一番です。

必要であれば、その委託業務を担当している人間に詳細を確認するとともに、

当初契約との違いをまとめてもらって、その比較表を会議に持参して話を進めるのが一番だと思います。

実際の金額の交渉は次の次ぐらいでしょうかね。

スター

yoshifuku 2011/08/16 08:16:12

ありがとうございます！
　
> ８千万円が３千万円
　
これはもう積算方法が両社で着眼点が違うというところから来ています。
８千万円は対象の保守設備量から算出、
３千万円は対象の人件費から算出
しています。
もともとの契約額の算出根拠が非常に難しく、これに準じた算出方法にしなければという思いがありますが、情報が少なく収集できてない状況にあります。会議は目前であり、準備できない可能性が高いです。

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この質問へのコメント

あるぴにっくす2011/08/11 13:28:12

>>
・委託元の算出額は約7000万（算出根拠有）
・委託先の算出額は約3000万（算出根拠有）
・大きく金額に差があり交渉が難航しそうだが金額を確定したい
<<
金額からしても内容からしても一回の面談で決着つきそうな内容じゃないですが、会社員的な考え方から助言すると、今週のうちにやっておくべきことは
　自社の法務部からの公式見解を確認しておくこと、
　貴方側が決済を仰ぐ部門（上長）と最終的な落とし所の合意をとっておくこと
の２点でしょうかね。（現部署≠法務部としてですが）
yoshifuku2011/08/11 13:48:13

ありがとうございます。もし差し支えなければお願いします！
法務部からの公式見解についてですが、「おっ！」とは思うものの具体的にどんな見解を示してもらうべきなのかイメージがつかない、ちょっと情けないレベルなのが正直なところです。補足いただければ幸いです。
決済を仰ぐ部門（上長）なんですが、最終的には社長決済になる事案ですが、まずは直近の決済者が知らぬ間に金額が決まってどうにもならなくなるということだけは避けたほうがよいということと受け止めました。ありがとうございます！

事案が大きいだけに当日の折衝議事録とかやるべきことがわかってなくて不安なダメ社員なので、引き続きアドバイスお待ち致します。できるだけ多くのご意見を頂きたいです。コメントも可能な限りするつもりです。どうぞよろしくお願い致します！！
あるぴにっくす2011/08/11 14:17:19

>>
法務部からの公式見解についてですが、「おっ！」とは思うものの具体的にどんな見解を示してもらうべきなのかイメージがつかない、ちょっと情けないレベルなのが正直なところです。補足いただければ幸いです。
<<
なんとなくQAサイトで解決するには私にも質問者さんにも重い事案だと思ったので、さらりとコメントにしておきます。（あんまりいい加減なことは書けないですし、細かい事情も追記しにくい内容でしょうし）
　
＞＞・委託先との交渉事案（未整理事項）があることを知る
委託業務に関して原契約はあるものの、その中に中途解約についての取り決めの項目が無いため、それをどうするのかの面談、と推測しました。
　
契約書に取り決めの無い事案を決めるには、過去の似た事例を根拠にするのが何かあったとき（この辺が会社員的だな）に保険がききます。またその辺りの公式見解を自社の法務部から引出しておけば相手先にも承認組織に対しても説得力が出ます。
（思いつくのは　過去に業務委託の中途解約があったときの委託費の算出根拠となった計算例/委託元・委託先の算出費用の各項目に対して法的に妥当性があるかどうか　なんかでしょうか）
　

＞最終的な落とし所の合意
金額もそうですが、納期もあると思います。少なくとも最初の交渉で結論出さなくていいですよね、くらいの念押しは欲しいところ。まんまQCDですね。
　　
当日は議事録など細かい仕込みは必要だと思いますが、もし自分なら「先方がどこを落とし所にしているのか」「誰がキーマンなのか」「こちらの言い分の通すのに障害があるのか、あるならそれは何か」くらいは一回目である程度押さえたいので、そのあたりを目標に議事を進行させたいでしょうか。　
　
　
　
一番欲しいのは、今後の交渉に好意的に動いてくれるパイプ（人）作りですけどね。
　
seble2011/08/11 14:26:47

拒否られてるし、アレなんだけど、
4千万円をどうするかという話でしょ？
普通、そんな事を異動間もない未経験社員に任せる？
ダシに使われてんじゃないの？
法務部があるような会社だから4千万なんてはした金？
yoshifuku2011/08/11 14:42:53

＞＞あるぴにっくす様

> 委託業務に関して原契約はあるものの、その中に中途解約についての取り決めの項目が無い

まさにそうと言えます。
過去に似たような事例がないかも探したのですが、全くないとのことで本当に初事例なのです。

「法務部からの公式見解」は目から鱗でした！
あと、「結論の納期」も重要ですね。私は直ぐにでもと思っていましたが、確認が必要と再認識しました。

コメでなくて正式な回答でよかったくらいです。ありがとうございます！

＞＞seble様

さすがに未経験といっても新入社員ではないので、任せられますね～。
会議は私1人ではありません。しかるべき意思決定者がいます。
ですが、そこまでの段取りや準備、根回しは私1人の役目なのです。
数千万円に及ぶ案件をどこに着地させるかも私の力量であり、
その決めた金額に責任をとるのは意思決定者（上司、社長等）です。
そもそもサインをもらえるくらい、妥当な理由の金額でなければならない
ことは言うまでもありません。
ありがとうございます。

まだまだ、ご意見募集致します。
まだ足りないものがたくさんありそうです。
seble2011/08/11 21:37:03

契約書を精査するのは当然ながら、社長も出るという事で代表権を持つ人間がいる以上、あなたがそれを越して決定権があるとも思えず、そういう大企業の政治はよく分かりませんね。

ただ、委託先の都合による契約不履行なのだから、不履行分を返してもらうだけでなく、本来なら不履行に対する損害賠償請求だって可能なハズ。
（そのために法務部があるのでは？）
また、撤退した時点か、決着が付いた時点か、何にしても支払いまでの利息だって請求可能なハズ。
さらに、相手先と今後も取引を続けるのか、その可能性があるのか、それとも金輪際一切手を切るのか、その辺りも大事な気がします。
そのように不明瞭な部分が多すぎるので、何をどうしたらなんて訊ねられても何ともコメントしづらい気がします。
普通だったら、即、弁護士へどうぞ、というような問題だと思いますけどね。
単純に額を上げるだけの交渉なら、自身の算出根拠を補強し、相手の根拠を崩壊させれば良いのでしょうけど、、
　
一番簡単なのは、足して2で割って5千万、これ以上ビタ1文まけられねぇ、と言って相手の社屋前に座り込むｗ
Baku77702011/08/12 10:26:45

　コメントを拝見していて、本当に１回目ですか？
>実は私が転勤してくる前からこの議論はあり、一発目は8000万円で提示したのにねぎられて7000万円といったところです。
　だったらある程度の根回しとか下交渉が既にあったということになりますが。

　多分、相手は単純に契約不履行の期間分については認めてということなんでしょうが。
　
　解からないのは、金を何で向こうが握っているのでしょう？何も書かれていませんが。
　業務委託、それも設備の保守を１年分も先払いした例がないわけじゃありませんが、せいぜい百万円未満の金額です。なんで、月払いにしなかったのでしょう？
　その辺りからおかしな話しです。
　
　別にmiku1973さんが嘘を言っているというのではありません。商慣習から外れたことが幾つか行われているということです。
yoshifuku2011/08/12 11:02:37

> 設備の保守を１年分も先払いした

申し訳ありません。これは完全な誤りでした。
1ヶ月おきに支払っております。ですが既に撤退した7月以降も撤退する前と同じ金額で払い続けています。精算額が決まっていないからです。出来高払いではなく定額払いです。額が確定次第、払い戻しの処理を実施するといったところです。

前述のとおり、やり取りは私が異動してくる前からありました。ですので完全に初回交渉というわけではありません。

私の伝え方がまずい点もあると思いますので、このようなご質問も大丈夫です。
Baku77702011/08/12 21:03:20

miku1973さん

>1ヶ月おきに支払っております。ですが既に撤退した7月以降も撤退する前と同じ金額で払い続けています。精算額が決まっていないからです。出来高払いではなく定額払いです。額が確定次第、払い戻しの処理を実施するといったところです。

　もっとおかしな話しです。１年分先払いする方が、まだ商慣習や経理の常識に適っています。経理はそのことについて何か言っていませんか？
　ということは、実際に撤退したとは言え解約が行われていないということでしょう。で、交渉が長引いて１０月になって経理を締める時になっても交渉が解決しなければどうなるんでしょうか？
　先方が現金を用意するのに時間がかかるのも当然でしょうし、先方も入金をどうしているのでしょう。さらに加えれば、先方は売上とされているのでしょうか、預かり金なのでしょうか？
　今の状態は委託先への虐めですよ。常識的な処理は、その時点で清算については後日打ち合わせの上決定するといった内容の覚書を交わした上で解約して、支払い停止です。
　サービスが実施されていないのを理解しながら、費用を支払っているんですから監査が入れば背任を疑われても文句は言えませんし、返金がされても税務調査が入れば脱税を疑われることになります。
　
yoshifuku2011/08/13 06:53:07

ありがとうございます。
撤退したのは該当分は数千万円程度とはいえ全体のほんの一部です。全体は億レベルです。ですので解約ではなく変更契約です。支払い停止はできないんです。契約は続いているし委託している業務も存在しているからです。一部撤退は急に決まったことだったので、額の精算の話が間に合わなかったのです。このような状況下で私が打ち合わせに向けてすべきことをアドバイス頂ければと思います。どうぞよろしくお願い致します。

委託先の企業と差し戻し金額の交渉のため、対面で来週に会議を行います。準備と当日の進行について助言をお願いします。

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