データは社内LANの入力担当者5名で共有できればOKです。
現在はWindows2000、XP混在の5台程度で共有フォルダ内のエクセルワークブックをやはり5人程度で使用しています。共有フォルダ内のブックは10個ほど。一つのブックに1000件~2000件ほどのレコードがあり、一日1000件ほどのデータを書き込みます。エクセルVBAでも一応目的は果たせていますが、いまいち安定しないのとVBAスクリプトの更新などがとても面倒です。ブックが分散しているのが面倒の素になっているのはわかっているのですがデータがまとめて飛ぶのが怖くて統合は考えていません。どうにか良い方法はないかと模索している最中です。いっそサーバ立ててデータ管理すればよいかと思い質問させていただきました。よろしくお願いします。
目的のための手段としては適した方法だと思いますが、問題はデータの入力や検索を行うインタフェースを誰が準備して保守(バックアップ等も含めて)するかだと思います。
DB だけ用意してもこれに対するインタフェースがなければ、運用することはできませんのでこれをどうするかですが、
・目的が汎用で、フリーのCRM などが使用できるケース
・社内で PHP を構築できる担当者がいるケース
・外注で システムを構築する予算があるケース
だと比較的運用を始めやすいと思いますが、
これから調べながら、自分で一から構築しようと思っているようであれば、先は長いかもしれません。
一から構築する場合で、もう少し手軽にやりたいのであれば、FileMaker や Cybose などDBの管理やデザイン機能が用意されている製品を使うのも手だと思います。