誰がいつ忙しかったりしてもいいように、3人くらいでパスワードを共有して誰もが管理できて、返答できるものがいいです。
但し、毎日三人が各自、そのアドレスに問い合わせが着信したかどうかを確認するためにアクセスするのは面倒なので、外部の誰かからその共同アドレスに対しての着信があるとすると、3人それぞれ日常メインで管理している個人アドレスに対しても転送して知らせてくれるようなファンクションのものを求めています。
今流行りのgmailでもできますでしょうか?それとも用に適した他にいい無料メールアカウントサービスはありますでしょうか?
もともと無料のWebメールは個人利用を想定していて、複数人での利用は想定していないため、無料のWebメールでは目的達成は難しそうです...。(そのため利用規約でアカウント共有を禁止しているWebメールもあるので注意)
ただ、数あるWebメールの中でも、Gmailでは「共有っぽい」機能であれば使用できるので、一応紹介しておきます。
※ただしGmailは一人での利用を想定しているため、このような機能で複数人が同時にアクセスなどが発生した場合、一時的にアカウントロックがかかってしまう場合があります。ご注意ください。また、10人までしか追加できません。
以下の方法は、共有したい相手もGmailを使用していることが条件です。
この手順によりアカウントの共有 (っぽい) ができます。
また、この方法によりメールが送信 (お問い合わせに返信など) された場合は、送信者名の欄は「 (共有メールアドレス) 送信元 (個人のメールアドレス) 」のように、共有メールアドレスのほかに個人のメールアドレスも表示されるようになります。(お問い合わせした人が使っているメールアプリにより表示方法は若干ことなります)
共有したい人がGmail以外であれば、この方法はできないのでメール転送やIMAPなどでなんとかするしかありません...。
スマホとメールについてのアレコレ - 残しておきたい雑談がある
くわしくはこちらに書きました(これは、パソコンとスマホとで同じメールを使おうとしている記事です)。
結論から言うとImapの使えるメールアドレスを契約して3人の端末から同時に見る形にするとよいかとおもいます。
Imapでない普通のPOP3メアド(サーバーに残すか、読んだら消すかは通常選択できますが)だと、どのような不便が起こるかについても一応詳しめに書いてあります。ただでつかわせてもらえるメアド(=ほぼすべてPOP3)はかなり融通の利かないやつなのです。「Aさんがメールを開封して目をとおしたらBさんから見て行方不明メール(二度と読めないメール)になる」という事件が起きたら致命傷ですよね。かといって、「Aさんが消したはずの迷惑メールも、BさんCさんからみれば消えていないのでいちいちダウンロードしたあと消しなおさないといけない、迷惑メール放置して容量いっぱいになったら勝手に古いのから消える」も面倒です。
メアドと他のサービスの併用でごまかす?手もあります、クラウド(たとえばドロップボックス)にPOP3メールのアーカイブを置いて同一のパスワードと同一のメールクライアントソフト(たとえばサンダーバード)を介してそれぞれ別の端末からアクセスするという形もあります。詳しい人が一人いないと困りますが。
gmailについては、無料メールに特殊なメールクライアントが勝手についてくるという意味では使い勝手が悪いです。使い勝手の悪さコミでGmailについて書いた記事はこちらですが
Gmailを調教する - 残しておきたい雑談がある
この「スマホ用にIMAP化」とそのずっと下の「注意事項」に書きましたとおり、GmailでもうかつにImapにできない・したくないような条件も存在しますので、ご自分の状況とよく照らし合わせて判断してください。
「とりあえず無料だからgmailでImapしよう」という判断が最後まで上手くゆく状況というのは個人的にはかなり少ないと思います。最初にgmailメールクライアントに3人が慣れるのが面倒だし、別のメールアドレスに転向するときも再度面倒です。
いずれにせよ「Aさんがメールを読んだらBさんから見て行方不明メール(二度と読めないメール)になる」という事件だけは起きないようにしましょう。
メールのふりわけ転送、Imapは、国内メアドだと結局は低額ですが有料サービス利用になるとおもいます。(Imapは、「スマホで専用アプリをつかう場合だけ」「遅延があってもいい」など条件付き無料が存在)(転送はヤフーだと広告受信とセット)
どれが使えるか、そしてつかえるもののなかでどれが比較的安いか、は3人でご判断ください。