【メールの工夫】ネット中心で仕事をしている方に質問です。（ネットショップ運営、独立ＳＯＨＯの方など）。

一般的な内容なのであまりご参考にならないかもしれませんが。

• 相手のメールソフトが対応しているかどうか不明なので HTML メールは使用しないようにしています。
• 気分を害する人もいらっしゃるかと思うので「開封通知の要求」機能は使用しないようにしています。
• 最新のウイルス対策ソフトウェアのウイルスチェックを通して送信しています。
• 最初の行に「～様」、一行空けて「お世話になっております」または「いつもお世話になっております」と書いています。
• 変換ミス、誤字脱字などのないように気をつけています。
• メッセージの最後に、住所、氏名、電話番号、ファックス番号の入った署名を入れています。

こんなところでしょうか。

基本的にメールオンリーですと、互いの感情が伝わりにくいので、少しでもネガティブなことを書くと、相手にはとても大きなネガティブ感に伝わるので、あまりネガティブには書かないほうがいいと考えています。

（最悪、メールでのケンカのようものが始まる…）

どうしても伝える必要がある場合にも、ポジティブ面も添えることが大事だと思います。

ポジティブ面が見つからないくらいのクリティカルな状況では、電話で誠実に対処することが信頼を築くコツかと思います。

私も仕事をする際に参考になった本をご紹介します。

そのまま使えるビジネス文書458文例

http://www.amazon.co.jp/05d06e07e07eO7f04808b0d30b80cd0b9e87ff8-...

　上記の本はCDもついていて、前半は文書、後半はメールということで少々メールの部分は少ないのですが、断り状や辞退例などはかなりメールでも引用できます。

例として

　なお、今回のことに懲りることなく今後とも変わらぬご愛顧をお願い申し上げます。またのご注文をお待ちしております。

　悪しからずご了承いただきたくお願い申し上げます。

　などこの本一冊でビジネス文書はかなりカバーできると思います。

　またもう一冊は

お役立ちeメール文例185―セールスメール・礼状・詫び状から知って便利なウラ技まで (文庫)

http://www.amazon.co.jp/gp/product/4569664563/ref=sr_11_1/503-79...

　こちらの本は一冊すべて、メールの文例で断り、お詫び編もあります。

定価もお安く大変便利な本です。

　ビジネスメールの参考に私は

　上記の本を購入いたしました。

特に「謝る」「断る」といったネガティブな内容をメールのみで伝えるときにしている工夫

1.絶対に失礼にならないように、突っ込まれないように言葉を選ぶ

2.丁寧過ぎるということはないと思うのが、正解

3.絶対に、これ1回で決着が付くように書く

4.とりあえず、相手の側が悪くても、こちらは誠意を見せておく

5.メアドや発信元に細工をしない

6.誰が見ても大丈夫な書き方をしておく

7.メルのタイトルで内容が分かるようにして、ショックを与えないように配慮する