PHPでのWEBプログラマーをやっているのですが、設計資料の作成について相談させてください。

お客様もしくはディレクターと、工数見積もりを出すために打ち合わせをします。とうぜん目的は工数見積もりをを出すためですので、詳細な内部までは設計しませんし、まだ未定の事項も多いと思います。また、小規模な案件では雑談程度で済ませてしまうケースもあります。
それでも決めたことは決めたことですので、お客様に決めたことを伝えなくてはいけませんし、実作業者に効率的に正確に伝達しなければいけないと思うのですが、そのやり方をどうするかを検討しています。

この工程が大事なことだとはわかっていますが、実際に案件になるかどうかわからない以上、必要以上に手間をかけるわけにもいきませんし、逆に案件がきまった後内容がぶれるわけにもいきません。

一般的にはどのような手法が取られているのでしょうか。参考になるサイトや資料、もしくは実例などをお教えいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。